Fachreferent / Fachreferentin Prozess- und Qualitätsmanagement (m/w/d)

Haben Sie den Blick für das große Ganze, während andere sich im Klein-Klein verlieren? Können Sie die Fachteams und Product Owner mit Übersicht und Moderationskompetenz bei der Erarbeitung von Prozessen unterstützen? Sind Ihnen gute Prozesse und nutzerzentrierte Abläufe wichtig? Dann werden Sie bei uns zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Projekt hochschulstart

Warten Sie nicht mit Ihrer Bewerbung, nachdem Sie diese Beschreibung gelesen haben, denn es wird ein hohes Bewerbungsaufkommen für diese Stelle erwartet.

Fachreferent / Fachreferentin Prozess- und Qualitätsmanagement (m/w/d)

Wir suchen eine analytisch und strukturiert arbeitende Persönlichkeit zur Übernahme des Prozessmanagements im Projekt hochschulstart, in welchem wir die fachliche und technische Neugestaltung des Studienplatzvergabeverfahrens in Deutschland vorantreiben. In dieser Rolle übernehmen Sie die Leitung des Teilprojekts „Prozesse“ und koordinieren Prozessaufnahme, Dokumentation und Review der Prozesse rund um unsere neue Software „hochschulstart“. Im Rahmen des Qualitätsmanagements schauen Sie mit einem kritischen Blick auf die geplanten Abläufe und stoßen ggf. Verbesserungsmaßnahmen an.

Ihre Aufgaben bei uns:

• In enger Abstimmung mit der Projektleitung übernehmen Sie die fachliche Leitung des Prozess- und Qualitätsmanagements. Sie koordinieren die Tätigkeiten einer weiteren Mitarbeiterin im Prozessmanagement und die Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen in den Fachteams.
• Sie stellen die einheitliche Einhaltung der BPMN-Standards bei der Modellierung der Prozesse sicher.
• Sie organisieren hausinterne Prozess-Werkstätten zur Identifikation aufzunehmender Prozesse und der jeweiligen Rollen im Prozess.
• Sie modellieren Prozesse gemeinsam mit den Beschäftigten und stimmen die Ergebnisse hausintern ab.
• Als Teilprojektleitung innerhalb des Projekts hochschulstart achten Sie auf eine vollständige und rechtzeitige Modellierung aller wichtigen Soll-Prozesse für hochschulstart entlang der Projekt-Roadmap.
• Sie unterstützen die Product Owner und Fachbereiche beim Review der Soll-Prozesse mit Hinblick auf eine entstehende Dokumentation für hochschulstart.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Hochschulbildung (FH- oder Bachelorstudium), bevorzugt in wirtschafts-, sozial- oder verwaltungswissenschaftlicher Fachrichtung, oder vergleichbare gleichwertige Qualifikation.
• selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
• Praktische Erfahrungen und/oder Fort- und Weiterbildungen im Prozessmanagement
• Kenntnisse in BPNM
• Von Vorteil sind Kenntnisse mit dem Prozessmanagement-Tool BIC oder einer anderen vergleichbaren Software
• Von Vorteil sind Kenntnisse bei der Organisation und Moderation von Veranstaltungen und Abstimmungsprozessen, z. B. von Prozess-Werkstätten
• Hilfreich ist Erfahrung bei der Durchführung von Projekten und/oder bei der Prozessarbeit in Projekten
• Ebenfalls hilfreich sind Kenntnisse in JIRA und/oder Confluence als Werkzeuge im Aufgaben- und Projektmanagement

Wir bieten Ihnen:

• Eine auf zwei Jahre befristete Beschäftigung.
• Eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 11 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
• Die Möglichkeiten zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung (bis zu 60% mobile Arbeit, in den ersten 8 Wochen 20% mobile Arbeit).
• Eine zusätzliche Altersversorgung (VBL), ergonomische Büroausstattung sowie betriebsärztliche Versorgung.
• Den Bezug eines rabattierten Deutschland-Tickets als Job-Ticket.
• Ein strukturiertes Onboarding in das Team und das Projekt inklusive Mentor*in.
• Der Zugriff auf ein umfangreiches Weiterbildungsangebot.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von beispielsweise Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich willkommen geheißen. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.

Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin des Teams Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung.

Sollten Sie Fragen zum Inhalt der Tätigkeit haben, können Sie sich gerne an den Leiter des Teams Organisationsentwicklung, Prozess- und Projektmanagement Herr Fabio Schiebel (0231/1081-2182) wenden.

Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 19.09.2025 an: stellenausschreibung@hochschulstart.de

Es ist geplant, die Vorstellungsgespräche in KW 40 (29.09.-02.10.) durchzuführen.

Unsere Datenschutzinformationen finden Sie unter folgendem Link: https://www.hochschulstart.de/fileadmin/media/stellenausschreibung/DS-Informationen_f%C3%BCr_Stellenbewerbungen.pdf