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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Berate Bewerbende zu Vergabeverfahren und bearbeite Service-Anfragen.
- Arbeitgeber: Die Stiftung für Hochschulzulassung fördert Bildungsgerechtigkeit in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, unbefristeter Vertrag und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mit und bringe deine Ideen ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen erforderlich.
- Andere Informationen: Vielfalt wird geschätzt; Bewerbungen von Frauen und Menschen mit Behinderungen sind willkommen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie möchten die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mitgestalten? Sie freuen sich, Ihre eigenen Ideen einzubringen und mit Ihrer Arbeit gesellschaftlich etwas zu bewegen? Sie wünschen sich ein flexibles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien? Dann werden Sie Teil unseres Teams: Die Stiftung für Hochschulzulassung sucht für den Hauptsitz in Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt drei Mitarbeiter im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent/innen (m/w/d).
Sie arbeiten in einem neuen Team, welches aufgebaut wird, um den Bewerbenden einen bestmöglichen Service zu ihren Anfragen zu bieten. Sie haben die Möglichkeit zur Mitgestaltung des Teams. Ihre Hauptaufgabe liegt in der Beratung der Bewerbenden zu unseren Vergabeverfahren. Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform bewerben sich bereits jetzt jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in ganz Deutschland. Gemeinsam mit unseren über 150 Beschäftigten bauen wir unser Serviceportfolio immer weiter aus. Aktuell entwickeln wir ein modernes, zukunftsorientiertes und noch leistungsfähigeres Online-Zulassungsverfahren für Studienplätze. So tragen wir zu mehr Bildungsgerechtigkeit in Deutschland bei.
Ihre Aufgaben:
- Abarbeitung von telefonischen und schriftlichen Service-Anfragen zu den Vergabeverfahren
- Gezielte Weiterleitung von 2nd-Level Serviceanfragen in die Fachbereiche
- Rückmeldungen aus den Fachbereichen zielgruppenspezifisch aufbereiten und an die Bewerbenden melden
- Zuarbeit zum Informations-Management durch Input aus dem Verfahrensservice durch anfordern von benötigten Informationen zu Fragen bzgl. spezieller Themen wie u.a. Beruflich Qualifizierte
- Zuarbeit zum Informations-Management bzgl. der Verbesserung des Beschwerde-Managements (Input, was von Bewerbern kritisiert wird und Vorschläge, wie dem begegnet werden kann)
- Test der Informationsbereitstellung bei Erweiterungen / Änderungen (Struktur, Verständlichkeit, Handhabbarkeit)
- Unterstützung bei der Aufbereitung und Ergänzung der FAQs
- Erstellen von Einarbeitungsunterlagen für und Schulungen von Aushilfen
- Unterstützung bei Verfahrenssimulationen
- Teilnahme an Messen, Informationsveranstaltungen für Bewerbende, etc.
Ihr Profil:
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung.
- Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen.
- Sie haben ein souveränes Auftreten und bleiben auch in schwierigen Gesprächssituationen ruhig.
- Sie haben Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
- Sie bringen Kenntnisse im Verfahren zur Studienplatzvergabe (zentrales Vergabeverfahren und örtliches Vergabeverfahren) mit.
Wir bieten Ihnen:
- eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L);
- einen unbefristeten Arbeitsvertrag;
- ein zielgerichtetes Onboarding, bei dem Sie umfassend unterstützt und begleitet werden;
- Möglichkeiten zur flexiblen, selbstbestimmten Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit, Home-Office, Teilzeit) sowie vielfältige Fortbildungsangebote;
- eine zusätzliche Altersversorgung.
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von beispielsweise Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich willkommen geheißen. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.
Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin des Teams Personal und Recht Frau Anja John zur Verfügung; für fachliche Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Claudia Kruck. Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 08.04.2025 an: stellenausschreibung AT hochschulstart.de.
Mitarbeiter in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent/in (m/w/d) Arbeitgeber: Stiftung für Hochschulzulassung
Kontaktperson:
Stiftung für Hochschulzulassung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent/in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die digitale Transformation im Bildungsbereich. Zeige in deinem Gespräch, dass du die aktuellen Trends und Herausforderungen kennst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu meistern.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen im Umgang mit Serviceanfragen zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit schwierige Situationen gemeistert hast und welche Techniken dir dabei geholfen haben.
✨Tip Nummer 3
Nutze Networking-Möglichkeiten, um mehr über die Stiftung für Hochschulzulassung und deren Arbeitsweise zu erfahren. Besuche Messen oder Informationsveranstaltungen, um Kontakte zu knüpfen und einen persönlichen Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Ideen zur Verbesserung des Beschwerdemanagements zu teilen. Überlege dir, wie du Feedback von Bewerbenden nutzen würdest, um den Service zu optimieren und präsentiere diese Vorschläge im Gespräch.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent/in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Stellenbeschreibung: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen.
Individualisiere dein Anschreiben: Gestalte dein Anschreiben so, dass es auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingeht. Hebe hervor, wie du zur digitalen Transformation im Bildungsbereich beitragen kannst und welche Ideen du einbringen möchtest.
Betone relevante Erfahrungen: Füge in deinem Lebenslauf relevante Erfahrungen hinzu, die deine Fähigkeiten im Umgang mit Serviceanfragen und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen. Zeige, dass du auch in schwierigen Situationen ruhig und souverän bleibst.
Achte auf die Formatierung: Stelle sicher, dass deine Bewerbungsunterlagen gut strukturiert und übersichtlich sind. Verwende eine klare Schriftart und halte die Dokumente in einem einheitlichen Format. Achte darauf, dass die gesamte Bewerbung als eine PDF-Datei (max. 5 MB) eingereicht wird.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung für Hochschulzulassung vorbereitest
✨Verstehe die digitale Transformation
Informiere dich über die digitale Transformation im Bildungsbereich und wie die Stiftung für Hochschulzulassung dazu beiträgt. Zeige in deinem Interview, dass du die Bedeutung dieser Veränderungen verstehst und bereit bist, aktiv daran mitzuwirken.
✨Bereite dich auf Serviceanfragen vor
Da der Job stark auf den Umgang mit Serviceanfragen fokussiert ist, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat haben. Überlege dir, wie du in schwierigen Gesprächssituationen ruhig geblieben bist und welche Lösungen du angeboten hast.
✨Zeige Teamgeist und Mitgestaltung
Das Team wird neu aufgebaut, also sei bereit, deine Ideen einzubringen. Betone im Interview, wie wichtig dir die Zusammenarbeit im Team ist und wie du zur Verbesserung des Serviceangebots beitragen kannst.
✨Kenntnisse über Vergabeverfahren
Stelle sicher, dass du ein gutes Verständnis der Verfahren zur Studienplatzvergabe hast. Bereite dich darauf vor, Fragen zu diesen Verfahren zu beantworten und zeige, dass du dich mit den spezifischen Themen, die Bewerbende betreffen, auseinandergesetzt hast.
