Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d)

Sie möchten die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mitgestalten? Sie freuen sich, Ihre eigenen Ideen einzubringen und mit Ihrer Arbeit gesellschaftlich etwas zu bewegen? Sie wünschen sich ein flexibles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien? Dann werden Sie Teil unseres Teams: Die Stiftung für Hochschulzulassung sucht für den Hauptsitz in Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d).

Sie arbeiten in einem neuen Team, welches aufgebaut wird, um den Bewerbenden einen bestmöglichen Service zu ihren Anfragen zu bieten. Sie haben die Möglichkeit zur Mitgestaltung des Teams. Ihre Hauptaufgabe liegt in der Beratung der Bewerbenden zu unseren Vergabeverfahren. Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform unter www.hochschulstart.de bewerben sich bereits jetzt jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in ganz Deutschland. Gemeinsam mit unseren über 150 Beschäftigten bauen wir unser Serviceportfolio immer weiter aus. Aktuell entwickeln wir ein modernes, zukunftsorientiertes und noch leistungsfähigeres Online-Zulassungsverfahren für Studienplätze. So tragen wir zu mehr Bildungsgerechtigkeit in Deutschland bei.

Ihre Aufgaben:

• Abarbeitung von telefonischen und schriftlichen Service-Anfragen zu den Vergabeverfahren
• Gezielte Weiterleitung von 2nd-Level Serviceanfragen in die Fachbereiche
• Rückmeldungen aus den Fachbereichen zielgruppenspezifisch aufbereiten und an die Bewerbenden melden
• Zuarbeit zum Informations-Management durch Input aus dem Verfahrensservice durch anfordern von benötigten Informationen zu Fragen bzgl. spezieller Themen wie u.a. Beruflich Qualifizierte
• Zuarbeit zum Informations-Management bzgl. der Verbesserung des Beschwerde-Managements (Input, was von Bewerbern kritisiert wird und Vorschläge, wie dem begegnet werden kann)
• Test der Informationsbereitstellung bei Erweiterungen / Änderungen (Struktur, Verständlichkeit, Handhabbarkeit)
• Unterstützung bei der Aufbereitung und Ergänzung der FAQs
• Erstellen von Einarbeitungsunterlagen für und Schulungen von Aushilfen
• Unterstützung bei Verfahrenssimulationen
• Teilnahme an Messen, Informationsveranstaltungen für Bewerbende, etc.

Ihr Profil:

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung.
• Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen.
• Sie haben ein souveränes Auftreten und bleiben auch in schwierigen Gesprächssituationen ruhig.
• Sie haben Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
• Sie bringen Kenntnisse im Verfahren zur Studienplatzvergabe (zentrales Vergabeverfahren und örtliches Vergabeverfahren) mit.

Wir bieten Ihnen:

• eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L);
• einen bis zum 31.03.2027 befristeten Arbeitsvertrag;
• ein zielgerichtetes Onboarding, bei dem Sie umfassend unterstützt und begleitet werden;
• Möglichkeiten zur flexiblen, selbstbestimmten Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit, Home-Office, Teilzeit) sowie vielfältige Fortbildungsangebote;
• eine zusätzliche Altersversorgung.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von beispielsweise Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich willkommen geheißen. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.

Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin des Teams Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung; für fachliche Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Claudia Kruck (0231/1081-3210). Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 19.06.2025 an: stellenausschreibung@hochschulstart.de.