Auf einen Blick
- Aufgaben: Berate Bewerbende zu Vergabeverfahren und bearbeite Service-Anfragen.
- Unternehmen: Die Stiftung für Hochschulzulassung fördert Bildungsgerechtigkeit in Deutschland.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office, Fortbildungsmöglichkeiten und eine zusätzliche Altersversorgung.
- Weitere Informationen: Befristeter Vertrag bis 31.03.2027, Vielfalt wird geschätzt.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Transformation im Bildungsbereich und bringe deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Sie möchten die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mitgestalten? Sie freuen sich, Ihre eigenen Ideen einzubringen und mit Ihrer Arbeit gesellschaftlich etwas zu bewegen? Sie wünschen sich ein flexibles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien? Dann werden Sie Teil unseres Teams: Die Stiftung für Hochschulzulassung sucht für den Hauptsitz in Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d).
Sie arbeiten in einem neuen Team, welches aufgebaut wird, um den Bewerbenden einen bestmöglichen Service zu ihren Anfragen zu bieten. Sie haben die Möglichkeit zur Mitgestaltung des Teams. Ihre Hauptaufgabe liegt in der Beratung der Bewerbenden zu unseren Vergabeverfahren. Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform unter www.hochschulstart.de bewerben sich bereits jetzt jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in ganz Deutschland. Gemeinsam mit unseren über 150 Beschäftigten bauen wir unser Serviceportfolio immer weiter aus. Aktuell entwickeln wir ein modernes, zukunftsorientiertes und noch leistungsfähigeres Online-Zulassungsverfahren für Studienplätze. So tragen wir zu mehr Bildungsgerechtigkeit in Deutschland bei.
Ihre Aufgaben:
- Abarbeitung von telefonischen und schriftlichen Service-Anfragen zu den Vergabeverfahren
- Gezielte Weiterleitung von 2nd-Level Serviceanfragen in die Fachbereiche
- Rückmeldungen aus den Fachbereichen zielgruppenspezifisch aufbereiten und an die Bewerbenden melden
- Zuarbeit zum Informations-Management durch Input aus dem Verfahrensservice durch anfordern von benötigten Informationen zu Fragen bzgl. spezieller Themen wie u.a. Beruflich Qualifizierte
- Zuarbeit zum Informations-Management bzgl. der Verbesserung des Beschwerde-Managements (Input, was von Bewerbern kritisiert wird und Vorschläge, wie dem begegnet werden kann)
- Test der Informationsbereitstellung bei Erweiterungen / Änderungen (Struktur, Verständlichkeit, Handhabbarkeit)
- Unterstützung bei der Aufbereitung und Ergänzung der FAQs
- Erstellen von Einarbeitungsunterlagen für und Schulungen von Aushilfen
- Unterstützung bei Verfahrenssimulationen
- Teilnahme an Messen, Informationsveranstaltungen für Bewerbende, etc.
Ihr Profil:
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung.
- Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen.
- Sie haben ein souveränes Auftreten und bleiben auch in schwierigen Gesprächssituationen ruhig.
- Sie haben Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
- Sie bringen Kenntnisse im Verfahren zur Studienplatzvergabe (zentrales Vergabeverfahren und örtliches Vergabeverfahren) mit.
Wir bieten Ihnen:
- eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L);
- einen bis zum 31.03.2027 befristeten Arbeitsvertrag;
- ein zielgerichtetes Onboarding, bei dem Sie umfassend unterstützt und begleitet werden;
- Möglichkeiten zur flexiblen, selbstbestimmten Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit, Home-Office, Teilzeit) sowie vielfältige Fortbildungsangebote;
- eine zusätzliche Altersversorgung.
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von beispielsweise Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich willkommen geheißen. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.
Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin des Teams Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung; für fachliche Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Claudia Kruck (0231/1081-3210). Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 19.06.2025 an: stellenausschreibung@hochschulstart.de.
Unsere Datenschutzinformationen finden Sie unter folgendem Website.
Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d) in Vollzeit / Teilzeit Arbeitgeber: Stiftung für Hochschulzulassung
Die Stiftung für Hochschulzulassung ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, aktiv an der digitalen Transformation im Bildungsbereich mitzuwirken. Mit einem flexiblen Arbeitsumfeld, flachen Hierarchien und vielfältigen Fortbildungsangeboten fördern wir Ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Zudem legen wir großen Wert auf Vielfalt und Gleichstellung, was unsere Unternehmenskultur besonders macht.
Kontaktdaten:
Stiftung für Hochschulzulassung Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d) in Vollzeit / Teilzeit erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Stiftung für Hochschulzulassung und ihre aktuellen Projekte. Zeige in Gesprächen, dass du ein echtes Interesse an der digitalen Transformation im Bildungsbereich hast und wie deine Ideen dazu beitragen können.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf typische Serviceanfragen vor, die in dieser Position auftreten könnten. Überlege dir, wie du Bewerbenden bei ihren Fragen zu den Vergabeverfahren helfen kannst und bringe konkrete Beispiele mit, um deine Problemlösungsfähigkeiten zu demonstrieren.
✨Tip Nummer 3
Nutze Networking-Möglichkeiten, um Kontakte zu Personen in der Bildungsbranche zu knüpfen. Besuche Messen oder Informationsveranstaltungen, um mehr über die Bedürfnisse der Studieninteressierten zu erfahren und dein Wissen zu erweitern.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit und Flexibilität während des Vorstellungsgesprächs. Betone, wie wichtig dir die Zusammenarbeit im neuen Team ist und wie du aktiv zur Verbesserung des Serviceangebots beitragen möchtest.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d) in Vollzeit / Teilzeit mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Stellenbeschreibung:Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Anforderungen passen.
Individualisiere dein Anschreiben:Gestalte dein Anschreiben so, dass es auf die spezifischen Anforderungen der Stelle eingeht. Hebe hervor, wie du zur digitalen Transformation im Bildungsbereich beitragen kannst und welche Ideen du einbringen möchtest.
Betone deine Soft Skills:Da die Position viel Kundenkontakt erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten und dein souveränes Auftreten zu betonen. Gib Beispiele, wie du in der Vergangenheit mit schwierigen Situationen umgegangen bist.
Prüfe deine Unterlagen:Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass dein Lebenslauf aktuell ist und alle relevanten Informationen enthält.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung für Hochschulzulassung vorbereitet
✨Informiere dich über die Stiftung für Hochschulzulassung
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die Stiftung und ihre Aufgaben informieren. Verstehe die Rolle, die sie im Bildungsbereich spielt, und wie sie zur digitalen Transformation beiträgt. Dies zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite Beispiele für deine Serviceerfahrung vor
Da die Position viel mit Serviceanfragen zu tun hat, ist es wichtig, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung parat zu haben. Überlege dir Situationen, in denen du erfolgreich mit Kunden oder Bewerbenden kommuniziert hast und wie du Probleme gelöst hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
In der Stellenbeschreibung wird betont, dass du Teil eines neuen Teams wirst. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Teamarbeit und Zusammenarbeit mit anderen betreffen. Teile Erfahrungen, in denen du aktiv zur Teamentwicklung beigetragen hast.
✨Stelle eigene Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und dem Unternehmen. Du könntest beispielsweise nach den Herausforderungen fragen, die das Team aktuell bewältigen muss, oder nach den Möglichkeiten zur Mitgestaltung des Teams.
