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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Berate Bewerbende zu Vergabeverfahren und bearbeite Service-Anfragen.
- Arbeitgeber: Die Stiftung für Hochschulzulassung fördert Bildungsgerechtigkeit in Deutschland.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, Homeoffice, Gleitzeit und Fortbildungsangebote.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mit und bringe deine Ideen ein.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung und Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen erforderlich.
- Andere Informationen: Befristeter Vertrag bis 31.03.2027 mit attraktiver Bezahlung.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Sie möchten die digitale Transformation im Bildungsbereich aktiv mitgestalten? Sie freuen sich, Ihre eigenen Ideen einzubringen und mit Ihrer Arbeit gesellschaftlich etwas zu bewegen? Sie wünschen sich ein flexibles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien? Dann werden Sie Teil unseres Teams: Die Stiftung für Hochschulzulassung sucht für den Hauptsitz in Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d). Sie arbeiten in einem neuen Team, welches aufgebaut wird, um den Bewerbenden einen bestmöglichen Service zu ihren Anfragen zu bieten. Sie haben die Möglichkeit zur Mitgestaltung des Teams. Ihre Hauptaufgabe liegt in der Beratung der Bewerbenden zu unseren Vergabeverfahren. Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform bewerben sich bereits jetzt jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in ganz Deutschland. Gemeinsam mit unseren über 150 Beschäftigten bauen wir unser Serviceportfolio immer weiter aus. Aktuell entwickeln wir ein modernes, zukunftsorientiertes und noch leistungsfähigeres Online-Zulassungsverfahren für Studienplätze. So tragen wir zu mehr Bildungsgerechtigkeit in Deutschland bei.
Ihre Aufgaben:
- Abarbeitung von telefonischen und schriftlichen Service-Anfragen zu den Vergabeverfahren
- Gezielte Weiterleitung von 2nd-Level Serviceanfragen in die Fachbereiche
- Rückmeldungen aus den Fachbereichen zielgruppenspezifisch aufbereiten und an die Bewerbenden melden
- Zuarbeit zum Informations-Management durch Input aus dem Verfahrensservice durch anfordern von benötigten Informationen zu Fragen bzgl. spezieller Themen wie u.a. Beruflich Qualifizierte
- Zuarbeit zum Informations-Management bzgl. der Verbesserung des Beschwerde-Managements (Input, was von Bewerbern kritisiert wird und Vorschläge, wie dem begegnet werden kann)
- Test der Informationsbereitstellung bei Erweiterungen / Änderungen (Struktur, Verständlichkeit, Handhabbarkeit)
- Unterstützung bei der Aufbereitung und Ergänzung der FAQs
- Erstellen von Einarbeitungsunterlagen für und Schulungen von Aushilfen
- Unterstützung bei Verfahrenssimulationen
- Teilnahme an Messen, Informationsveranstaltungen für Bewerbende, etc.
Ihr Profil:
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung.
- Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit Serviceanfragen.
- Sie haben ein souveränes Auftreten und bleiben auch in schwierigen Gesprächssituationen ruhig.
- Sie haben Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
- Sie bringen Kenntnisse im Verfahren zur Studienplatzvergabe (zentrales Vergabeverfahren und örtliches Vergabeverfahren) mit.
Wir bieten Ihnen:
- eine Bezahlung nach Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L);
- einen bis zum 31.03.2027 befristeten Arbeitsvertrag;
- ein zielgerichtetes Onboarding, bei dem Sie umfassend unterstützt und begleitet werden;
- Möglichkeiten zur flexiblen, selbstbestimmten Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit, Home-Office, Teilzeit) sowie vielfältige Fortbildungsangebote;
- eine zusätzliche Altersversorgung.
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von beispielsweise Religion, geschlechtlicher Identität oder ethnischer Herkunft. Die Stiftung für Hochschulzulassung verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich willkommen geheißen. Auswahlentscheidungen erfolgen unter Berücksichtigung des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen.
Für weitere Auskünfte zum Beschäftigungsverhältnis steht Ihnen die Leiterin des Teams Personal und Recht Frau Anja John (0231/1081-2160) zur Verfügung; für fachliche Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Claudia Kruck (0231/1081-3210). Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, senden Sie bitte als PDF (eine Datei, max. 5 MB) bis zum 19.06.2025 an:
Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d) - [\'Teilzeit\', \'Homeoffice\'] Arbeitgeber: Stiftung für Hochschulzulassung
Kontaktperson:
Stiftung für Hochschulzulassung HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d) - [\'Teilzeit\', \'Homeoffice\']
✨Tip Nummer 1
Informiere dich gründlich über die Stiftung für Hochschulzulassung und ihre Rolle im Bildungsbereich. Verstehe die aktuellen Herausforderungen und Trends in der Studienplatzvergabe, um in Gesprächen kompetent und engagiert auftreten zu können.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking-Möglichkeiten, um Kontakte zu Personen in ähnlichen Positionen oder in der Bildungsbranche zu knüpfen. Dies kann dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen für deine Bewerbung einbringen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Umgang mit Serviceanfragen und deine Teamarbeit unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die digitale Transformation im Bildungsbereich. Überlege dir, wie du aktiv zur Verbesserung des Verfahrensservices beitragen kannst und bringe diese Ideen in das Gespräch ein, um dein Engagement zu demonstrieren.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in im Bereich Verfahrensservice als Serviceagent*in (m/w/d) - [\'Teilzeit\', \'Homeoffice\']
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Stellenbeschreibung: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den genannten Punkten passen.
Individualisiere dein Anschreiben: Gestalte dein Anschreiben so, dass es auf die Stiftung für Hochschulzulassung und die ausgeschriebene Position zugeschnitten ist. Hebe hervor, warum du dich für die digitale Transformation im Bildungsbereich interessierst und welche Ideen du einbringen möchtest.
Betone relevante Erfahrungen: Füge in deinem Lebenslauf relevante Erfahrungen hinzu, die deine Fähigkeiten im Umgang mit Serviceanfragen und deine Kommunikationsstärke unter Beweis stellen. Zeige, dass du auch in schwierigen Situationen ruhig und souverän bleibst.
Prüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung abschickst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Fehler. Achte darauf, dass alles gut strukturiert und klar formuliert ist, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung für Hochschulzulassung vorbereitest
✨Informiere dich über die Stiftung für Hochschulzulassung
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über die Stiftung und ihre Aufgaben informieren. Verstehe die Rolle, die sie im Bildungsbereich spielt, und wie dein Beitrag zur digitalen Transformation aussehen könnte.
✨Bereite Beispiele für deine Serviceerfahrung vor
Da die Position viel mit Serviceanfragen zu tun hat, ist es wichtig, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat zu haben. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit schwierigen Situationen umgegangen bist und welche Lösungen du gefunden hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Rolle ist eine klare und empathische Kommunikation entscheidend. Übe, wie du komplexe Informationen einfach und verständlich erklären kannst. Dies wird dir helfen, während des Interviews souverän aufzutreten.
✨Frage nach den Teamdynamiken
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Teamstruktur und den Arbeitsabläufen zu stellen. Das zeigt dein Interesse an der Mitgestaltung des neuen Teams und gibt dir einen Einblick, wie du dich am besten einbringen kannst.
