Mitarbeiter*in (m/w/d) Allgemeine Verwaltung

In Hamburg leben rund 1,9 Millionen Menschen unterschiedlichster kultureller Herkunft. Die Bücherhallen Hamburg bieten ihnen eines der größten und leistungsstärksten Bibliothekssysteme Deutschlands mit einem aktuellen Medienangebot, attraktiver Ausstattung und einem vielfältigen Veranstaltungsprogramm. 35 Standorte verteilen sich über das Stadtgebiet und sind wichtige Bausteine in der Kulturlandschaft der Hansestadt. Als größte öffentliche Kultureinrichtung der Stadt Hamburg heißen die Bücherhallen alle Menschen willkommen. Gäste nutzen die Räume zum Lernen und Arbeiten sowie zum aktiven Austausch über Medien und aktuelle Themen – engagierte Mitarbeitende stehen ihnen dabei mit freundlichem Service zur Seite und bieten darüber hinaus Veranstaltungen und Workshops für alle Altersgruppen an.

Zur Verstärkung unserer Verwaltung suchen wir zum 01.01.2027 eine*n engagierte*n Mitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (20 Wochenstunden) vorerst befristet auf 12 Monate (mit der Möglichkeit der Entfristung nach 12 Monaten).

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für die Optimierung interner Verwaltungsabläufe, u. a.
• Entwicklung und Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen im Verwaltungsbereich, mit dem Ziel, Prozesse stärker zu automatisieren
• Aufbau und Pflege relevanter Datenbanken
• Kontinuierliche Weiterentwicklung und Implementierung von Verwaltungsinstrumenten
• Übernahme von Aufgaben im Bereich Mietmanagement, u. a.
• Prüfung von Betriebskostenabrechnungen auf sachliche, rechnerische und vertragliche Richtigkeit
• Analyse und Bewertung umlagefähiger Betriebskosten nach den geltenden gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen
• Bearbeitung von Rückfragen sowie Korrespondenz mit Vermietern, Hausverwaltungen und weiteren Vertragspartnern
• Übernahme von Aufgaben im Bereich Zuwendungen, u. a.
• Prüfung und Begleitung von Zuwendungen und Drittmitteln bis 5 TEUR
• Verantwortliche Bearbeitung von Zuwendungsangelegenheiten bei Sonderprojekten und größeren Zuwendungen (z. B. Bundesmittel)
• Stellvertretung der Kolleg*innen für Mietmanagement und Zuwendungen
• Mitarbeit bei weiteren Aufgaben der Allgemeinen Verwaltung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder Studium im kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Bereich, z. B. als Immobilienkaufmann/-frau, Betriebswirt*in, Verwaltungsfachangestellte*r, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung in der Prüfung von Betriebskostenabrechnungen, Zuwendungsangelegenheiten oder im Immobilien- bzw. allgemeinen Verwaltungsbereich
• Gute Kenntnisse der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und des Zuwendungsrechts sind wünschenswert
• Sicherer Umgang mit Zahlen und den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Analytisches Denkvermögen sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung

Wir bieten

• ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Raum für Verantwortung, Ideen und Kreativität in einem modernen Bibliothekssystem in der lebenswerten Großstadt Hamburg
• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Anspruch auf Bildungsurlaub
• eine tarifliche Jahressonderzahlung und leistungsorientierte Zulagen nach TV-AVH
• 30 Tage Urlaubsanspruch gemäß TV-AVH (bei Vollzeit-Tätigkeit) zuzüglicher arbeitsfreier Tage an Heiligabend und Silvester
• eine Betriebsrente nach dem Hamburgischen Zusatzversorgungsgesetz (HmbZVG)
• Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen
• Angebot zur Gesundheitsförderung, Zugang zu einem deutschlandweiten Fitness- und Wellnessnetzwerk zu einem stark vergünstigten Preis
• stabile Arbeitsbedingungen dank Tarifbindung (TV-AVH) in der meistbesuchten Kultureinrichtung Hamburgs
• einen abwechslungsreichen und sinnstiftenden Arbeitsplatz mit sehr guter ÖPNV-Anbindung im Stadtzentrum

Willkommen sind bei uns alle Menschen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Religion sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Bücherhallen Hamburg verfolgen ein umfassendes Kinderschutzkonzept und setzen sich nachhaltig für das Wohl von Kindern ein.

Für Fragen und weitere Informationen steht Ihnen Bianca Lohse unter der Telefonnummer (+49 40 42606-4111;Bianca.Lohse@buecherhallen.de) gern zur Verfügung. Fragen zum Bewerbungsverfahren richten Sie bitte an personalabteilung@buecherhallen.de.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 20.09.2026.