Mitarbeiter/in Geschäftsstellenmanagement & Finanzen (m/w/d)

Möchten Sie Ihre kaufmännische Erfahrung und Ihr Talent für Organisation dort einsetzen, wo Sie wirklich etwas bewegen können?

Die KUNO-Stiftung fördert die universitätsbasierte Kinder- und Jugendmedizin in Regensburg und Ostbayern.

Damit diese Arbeit verlässlich, transparent und professionell gelingt, suchen wir Sie für unser Geschäftsstellenmanagement und die Finanzadministration.

Bei KUNO erwartet Sie eine vielseitige Aufgabe mit direkter

Wirkung: Sie halten im Hintergrund viele wichtige Dinge zusammen, sorgen für verlässliche Abläufe und helfen dabei, unsere Strukturen weiterzuentwickeln.

Sie arbeiten direkt mit dem geschäftsführenden Vorstand zusammen, übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben und deren Weiterentwicklung und bringen sich dort ein, wo Sie Prozesse und Abläufe verbessern können.

• AUFGABEN
• Geschäftsstellenmanagement und Organisation
• Sie unterstützen den laufenden Geschäftsstellenbetrieb und bearbeiten eingehende Anfragen oder leiten sie an die zuständigen Stellen weiter.
• Sie koordinieren Termine und organisieren Post, Büromaterial sowie weitere Aufgaben des Office-Services.
• Sie unterstützen die Termin- und Büroorganisation sowie die Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern.
• Sie koordinieren wiederkehrende organisatorische Abläufe und sorgen dafür, dass Unterlagen, Fristen und Informationen strukturiert, nachvollziehbar und geschützt bearbeitet werden.
• Finanzen und laufende Administration
• Sie erfassen und bearbeiten eingehende Spenden, Zahlungsvorgänge und Rechnungen.
• Sie prüfen Belege auf Vollständigkeit, erfassen und archivieren sie und klären Unstimmigkeiten.
• Sie unterstützen den laufenden Zahlungsverkehr, stimmen Konten ab und pflegen erforderliche Übersichten.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit dem externen Steuerbüro, bereiten Unterlagen vor, klären Rückfragen und behalten wichtige Fristen im Blick.
• Sie bereiten Finanzübersichten, Soll-Ist-Vergleiche und Budgetinformationen vor und unterstützen bei der nachvollziehbaren Dokumentation der Mittelverwendung.
• Förderprojekte
• Sie unterstützen bei der organisatorischen Vorbereitung und Abwicklung von Förderanträgen und Förderprojekten.
• Sie führen Übersichten zu Förderanträgen und Förderprojekten und behalten Bewilligungsbedingungen, Fristen, Budgets und Nachweispflichten im Blick.
• Sie bereiten Unterlagen für Zwischen- und Abschlussberichte vor.
• Sie erkennen Verbesserungspotenziale und entwickeln gemeinsam mit dem geschäftsführenden Vorstand praktikable Lösungen, Vorlagen und Strukturen weiter.
• QUALIFIKATION
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung als Steuerfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der Administration, Finanzsachbearbeitung, Buchhaltung, Geschäftsstellenorganisation oder einer vergleichbaren koordinierenden Funktion.
• Praktische Erfahrung in der laufenden Buchhaltung, im Zahlungsverkehr, bei der Belegprüfung und in der Kontenabstimmung.
• Erfahrung in der Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Partnern, insbesondere Dienstleistern oder einem Steuerbüro.
• Einen sicheren Umgang mit digitalen Tools, Tabellenkalkulation und strukturierten Aufgaben- und Fristensystemen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Eine strukturierte, sorgfältige und fristbewusste Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Eigeninitiative, analytisches Denken und die Fähigkeit, Unstimmigkeiten oder Handlungsbedarf frühzeitig zu erkennen, sauber abzustimmen und an die zuständige Stelle weiterzugeben.
• Interesse daran, Abläufe nicht nur zuverlässig umzusetzen, sondern auch sinnvoll weiterzuentwickeln.

BENEFITS

• Eine sinnstiftende Tätigkeit im Umfeld der Kinder- und Jugendmedizin.
• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Schlüsselfunktion in einer Stiftung mit hoher gesellschaftlicher Relevanz.
• Eine direkte Zusammenarbeit mit dem geschäftsführenden Vorstand und kurze Entscheidungswege.
• Gestaltungsspielraum beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung professioneller Strukturen und Prozesse.
• Ein kleines, persönliches Team mit hoher Eigenverantwortung.
• 20–30 Wochenstunden, idealerweise verteilt auf vier oder fünf Arbeitstage, mit der Perspektive einer Aufstockung bis zur Vollzeit nach Aufgabenentwicklung und gemeinsamer Vereinbarung.
• Sie arbeiten in der Geschäftsstelle der KUNO-Stiftung in Regensburg. Mobiles Arbeiten ist abhängig von Aufgabe und Abstimmung möglich.
• 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche.
• Eine unbefristete Anstellung zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Klingt das nach einer Aufgabe für Sie?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit

• kurzem Anschreiben oder Motivationsschreiben,
• Lebenslauf,
• relevanten Zeugnissen oder Nachweisen,
• Ihrer Gehaltsvorstellung und
• Ihrem frühestmöglichen Eintrittstermin.

Christoph Aschenbrenner, geschäftsführender Vorstand der KUNO-Stiftung, beantwortet Ihre Fragen gerne.

Sprechen Sie ihn gerne über unter c. aschenbrenner@kuno-stiftung oder unter der Telefonnummer 0941 569 52 990 an.

Die Bewerbungen werden laufend geprüft. Die Ausschreibung bleibt geöffnet, bis die Stelle besetzt ist.