Kaufmännische/r Mitarbeiter/in Geschäftsstellenmanagement & Finanzen (m/w/d) in Regensburg

Möchten Sie Ihre kaufmännische Erfahrung und Ihr Talent für Organisation dort einsetzen, wo Sie wirklich etwas bewegen können?

Die KUNO-Stiftung fördert die universitäre Kinder- und Jugendmedizin in Regensburg und Ostbayern.

Damit diese Arbeit verlässlich, transparent und professionell gelingt, suchen wir Sie für unser Geschäftsstellenmanagement und die Finanzadministration.

Bei KUNO erwartet Sie eine vielseitige Aufgabe mit direkter

Wirkung: Sie halten im Hintergrund viele wichtige Dinge zusammen, sorgen für verlässliche Abläufe und helfen dabei, unsere Strukturen weiterzuentwickeln.

Sie arbeiten direkt mit dem geschäftsführenden Vorstand zusammen, übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben und deren Weiterentwicklung und bringen sich dort ein, wo Sie Prozesse und Abläufe verbessern können.

Im Rahmen der Weiterentwicklung der Geschäftsstelle übernehmen Sie darüber hinaus abgestimmte Aufgaben in den Bereichen Dokumentenmanagement, Dienstleisterkoordination, IT-Betriebsorganisation und Fördermittelverwaltung.

• Ihre Aufgaben
• Sie unterstützen den laufenden Geschäftsstellenbetrieb und koordinieren organisatorische Abläufe, Termine und den Office-Service.
• Sie bearbeiten eingehende Anfragen und sorgen dafür, dass Informationen, Unterlagen und Fristen strukturiert und nachvollziehbar bearbeitet werden.
• Sie bearbeiten Rechnungen, Spenden und Zahlungsvorgänge, prüfen Belege und unterstützen die Kontenabstimmung.
• Sie unterstützen den laufenden Zahlungsverkehr, koordinieren die Zusammenarbeit mit dem externen Steuerbüro und bereiten die erforderlichen Unterlagen vor.
• Sie erstellen Finanzübersichten, Soll-Ist-Vergleiche und Budgetinformationen und unterstützen die nachvollziehbare Dokumentation der Mittelverwendung.
• Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Abwicklung von Förderanträgen und Förderprojekten.
• Sie behalten Bewilligungsbedingungen, Fristen, Budgets und Nachweispflichten im Blick und bereiten Unterlagen für Berichte vor.
• Sie erkennen Verbesserungspotenziale und entwickeln gemeinsam mit dem geschäftsführenden Vorstand praktikable Lösungen und Strukturen weiter.
• Das bringen Sie mit

Für die Aufgabe wichtig sind

• Eine kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung als Steuerfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation.

Auch einschlägige Berufserfahrung in Administration, Buchhaltung oder Geschäftsstellenorganisation kann eine gute Grundlage sein.

• Praktische Erfahrungen im Umgang mit Rechnungen, Belegen, Zahlungsvorgängen, Buchhaltung oder vergleichbaren administrativen Finanzaufgaben.
• Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Unterlagen.
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und Tabellenkalkulation.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Von Vorteil sind

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, insbesondere einem Steuerbüro.
• Erfahrung mit Förderanträgen, Förderprojekten oder im Stiftungs- beziehungsweise Non-Profit-Umfeld.
• Interesse daran, Abläufe, Vorlagen und Strukturen gemeinsam weiterzuentwickeln.

Sie müssen nicht alle genannten Punkte vollständig erfüllen.

Entscheidend sind für uns eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein sowie die Bereitschaft, sich in einzelne Themen einzuarbeiten.

• Das bieten wir Ihnen
• Eine sinnstiftende Tätigkeit im Umfeld der Kinder- und Jugendmedizin in einer Stiftung mit hoher gesellschaftlicher Relevanz.
• Eine direkte Zusammenarbeit mit dem geschäftsführenden Vorstand und kurze Entscheidungswege.
• Gestaltungsspielraum beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung professioneller Strukturen und Prozesse.
• Ein kleines, persönliches Team mit hoher Eigenverantwortung.
• 20–30 Wochenstunden, idealerweise verteilt auf vier oder fünf Arbeitstage, mit der Perspektive einer späteren Aufstockung bis zur Vollzeit nach Aufgabenentwicklung und gemeinsamer Vereinbarung.
• Sie arbeiten in der Geschäftsstelle der KUNO-Stiftung in Regensburg. Mobiles Arbeiten ist abhängig von Aufgabe und Abstimmung möglich.
• 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche.
• Eine unbefristete Anstellung zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
• Die Vergütung liegt bei 43.000–49.000 € brutto jährlich auf Vollzeitbasis bei 40 Wochenstunden.

Bei Teilzeit wird sie entsprechend dem Beschäftigungsumfang anteilig berechnet; die Einordnung innerhalb der Bandbreite richtet sich nach Qualifikation und Berufserfahrung.

Die Bewerbungen werden laufend geprüft. Die Ausschreibung bleibt geöffnet, bis die Stelle besetzt ist.

Datenschutzhinweis für Bewerbungen

Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber zur Kenntnis genommen haben.

Dort finden Sie Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

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