Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team in der Finanzverwaltung und HR-Administration mit praktischen Aufgaben.
- Unternehmen: Innovativer Think Tank, der digitale Technologien und Gesellschaft verbindet.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und 30 Tage Urlaub plus Care Days.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und Raum für kreative Ideen in einem vielfältigen Team.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: Erste Erfahrungen im Finanzwesen und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 48000 - 52000 € pro Jahr.
Finance & HR Assistant (m/w/d) ab Oktober 2026 in Berlin interface ist ein europäischer Think Tank an der Schnittstelle von digitalen Technologien, Politik und Gesellschaft.
Wir unterstützen politische Entscheidungsträger: innen mit unabhängiger Expertise, praxisnahen Ideen und einem klaren Blick auf gesellschaftliche Entwicklungen – frei von kommerziellen Interessen und Parteipolitik.
Als internationale NGO mit rund 40 Mitarbeitenden in Europa arbeiten wir länderübergreifend, auf Englisch und in einem vielfältigen Team.
Damit diese Zusammenarbeit gut funktioniert, braucht es verlässliche administrative Strukturen in mehreren zentralen Bereichen der
Organisation: sorgfältig, pragmatisch, gut organisiert und nah an den operativen Abläufen.
Für unsere Bereiche Finance und HR suchen wir eine Finance & HR Assistant mit Schwerpunkt im Finanzbereich.
Die Rolle passt zu dir, wenn du gerne praktisch arbeitest, mitdenken und Lust hast, dich fachlich weiterzuentwickeln.
Das ist uns wichtiger, als dass du jedes Thema schon kennst.
Du arbeitest eng mit unserer Lead Grants & Finance zusammen und unterstützt daneben unsere Lead HR bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Dabei bist du Teil eines kleinen Teams, in dem persönliche Zusammenarbeit, kurze Wege und ein hands‑on Arbeitsstil wichtig sind.
Die Position ist in Teilzeit vorgesehen (28–32 Stunden/Woche) und zunächst auf zwei Jahre befristet.
Für die Bearbeitung von Finanz- und Personalunterlagen arbeitest du regelmäßig in unserem Berliner Büro – daher solltest du in der Lage sein, verlässlich vor Ort zu sein.
Dein Profil
- Du hast erste Erfahrung im Finanzwesen, Rechnungswesen, Zahlungsverkehr oder vergleichbaren administrativen Finanzprozessen.
- Idealerweise bringst du zusätzlich Erfahrung in administrativer Personalarbeit, Office Administration oder der Koordination interner Prozesse mit.
- Du arbeitest gerne mit Zahlen, Dokumenten und wiederkehrenden Abläufen und hast ein gutes Auge für Details.
- Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und selbstständig, behältst Fristen im Blick und setzt Prioritäten pragmatisch.
- Du denkst aktiv mit, arbeitest vorausschauend und suchst bei Problemen nach praktikablen Lösungen.
Dabei arbeitest du nicht nur sorgfältig, sondern sorgst auch dafür, dass Aufgaben nicht liegen bleiben und zuverlässig erledigt werden.
- Auch bei höherem Arbeitsaufkommen bewahrst du einen kühlen Kopf und kommunizierst verbindlich.
- Du gehst diskret und verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um.
- Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Du fühlst dich im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, sicher und hast Lust, mit digitalen Tools wie DATEV, HRworks oder dem SV‑Meldeportal zu arbeiten.
Offenheit für KI-gestützte Arbeitsweisen ist ein Plus.
- Erfahrung in einer NGO, im gemeinnützigen Bereich oder mit Zuwendungen und Fördermitteln ist ein Plus.
Deine Aufgaben
- Finanzverwaltung & Controlling
- Du übernimmst die laufenden Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung, insbesondere das Eingangsrechnungsmanagement und die strukturierte Ablage.
- Du unterstützt das Zahlungsmanagement und verfolgst offene Vorgänge.
- Du bereitest Unterlagen für den Monatsabschluss in der Buchhaltung auf und arbeitest dabei mit externen Dienstleistern zusammen.
- Du prüfst Reisekostenabrechnungen und stimmst Rückfragen mit Mitarbeitenden ab.
- Du erstellst die monatliche Personalkostenumlage für unsere deutschen, belgischen und französischen Gehälter.
- Du erstellst Ausgangsrechnungen.
- Du erstellst monatliche Übersichten und einfache Auswertungen, z. B. für das Projektcontrolling und interne Berichte.
- Du stellst Unterlagen für Jahresabschluss, Wirtschaftsprüfung und steuerliche Prozesse zusammen.
- Fördermitteladministration
- Du erstellst Mittelabrufe nach vorgegebenem Prozess.
- Du stellst Unterlagen für Zwischen- und Abschlussverwendungsnachweise zusammen.
- Du erstellst Zuwendungsbestätigungen.
- Du sorgst für eine strukturierte Ablage und Nachvollziehbarkeit fördermittelrelevanter Unterlagen.
- HR-Administration & Organisation
- Du übernimmst administrative Aufgaben im HR-Bereich, insbesondere die Pflege von Dokumenten, Vorlagen und Personaldaten.
- Du unterstützt organisatorisch im Employee Lifecycle Management, insbesondere beim Onboarding und Offboarding.
- Du koordinierst Termine und bereitest Personalgespräche organisatorisch in HRworks vor.
- Du prüfst, ob abrechnungsrelevante HR-Daten vollständig vorliegen, und legst finale Lohndokumente ordnungsgemäß ab.
- Du bearbeitest einzelne HR-Administrationsprozesse nach klarer Vorgabe, z. B. A1‑Bescheinigungen.
- Du pflegst bestehende Funktionen und Workflows in HRworks.
- Du unterstützt bei organisatorischen Aufgaben im Bereich Arbeitsschutz.
Was wir bieten
- Sehr flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten.
- Hybrides Arbeiten mit Flexibilität für remote work und 1–2 Präsenztagen pro Woche in unseren zentral gelegenen Büroflächen in Berlin Neukölln (Publix).
- Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen (+ einen zusätzlichen freien Tag am 31. Dezember), basierend auf einer 5‑Tage‑Woche.
- 5 optionale Care Days pro Jahr zur Unterstützung von Familie, Freunden und Haustieren.
- Ein Vollzeitgehalt von 48.000 EUR – 52.000 EUR pro Jahr, je nach relevanter Berufserfahrung.
- Jährliches Entwicklungsgespräch.
- Zugang zu einem jährlichen Weiterbildungsbudget für die berufliche und persönliche Weiterentwicklung.
- Bis zu 3 professionelle Coaching‑Sitzungen mit unseren Arbeitspsycholog: innen pro Jahr zur Unterstützung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz.
- Ein Arbeitsumfeld, in dem persönliche Verantwortung, Vielfalt und kreative Freiheit geschätzt werden sowie flache Hierarchien und offene Ohren für innovative Ideen.
- Unterstützung durch unsere Diversity‑Beauftragte für Fragen rund um Gender, Vielfalt und Gleichstellung.
Wir begrüßen Bewerbungen von Personen unabhängig von Alter, ethnischer Herkunft und Nationalität, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und sozialer Herkunft.
Wir ermutigen
Kandidat: innen aus ethnischen Minderheiten und anderen in zivilgesellschaftlichen Organisationen unterrepräsentierten Gruppen, sich zu bewerben und ihre einzigartigen Perspektiven in unser Team einzubringen.
#J-18808-Ljbffr
Finance & HR Assistant (m/w/d) ab Oktober 2026 in Berlin Arbeitgeber: Stiftung Nv
Als europäischer Think Tank bietet interface eine inspirierende Arbeitsumgebung in Berlin, die von Vielfalt und Teamarbeit geprägt ist. Wir fördern die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeitenden durch flexible Arbeitszeiten, ein jährliches Weiterbildungsbudget und Coaching-Sitzungen, um das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu unterstützen. Bei uns erwartet dich ein kreatives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, in dem deine Ideen geschätzt werden und du aktiv zur Gestaltung gesellschaftlicher Entwicklungen beitragen kannst.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Finance & HR Assistant (m/w/d) ab Oktober 2026 in Berlin erhalten könntest
✨Tip Number 1: Verknüpfungen nutzen
Nutze gezielt Netzwerke wie XING oder LinkedIn, um Kontakte in der Unternehmensberatung zu knüpfen. Oft gibt es spezielle Gruppen und Foren, wo du mit Beratern in Kontakt treten kannst und Insider-Tipps für Teilzeitstellen erhalten kannst.
✨Tip Number 2: Praktika und Junior-Programme
Schau nach Praktika oder Junior-Programmen, die speziell für Studierende oder Teilzeitkräfte angeboten werden. Viele Unternehmen in der Unternehmensberatung bieten solche Gelegenheiten an, um talentierte Nachwuchskräfte zu fördern. Das ist eine super Möglichkeit, um Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Number 3: Event-Teilnahmen
Besuche Hochschulmessen oder Karrieretage, die auf Unternehmensberatung spezialisiert sind. Dort kannst du direkt mit Ansprechpartnern von Firmen wie Stiftung Nv sprechen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Oft gibt's auch Workshops, die dir helfen, deine Skills zu verbessern.
✨Tip Number 4: Initiativbewerbungen nicht vergessen
Zögere nicht, bei Unternehmen wie Stiftung Nv direkt eine Initiativbewerbung für eine Teilzeitstelle zu schicken. Zeig, dass du proaktiv bist und Interesse an aktuellen Projekten hast. Das kann dich von anderen Bewerbern abheben!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Finance & HR Assistant (m/w/d) ab Oktober 2026 in Berlin mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige deine analytischen Fähigkeiten:In der Unternehmensberatung dreht sich alles um Problemlösung und analytisches Denken. Stelle sicher, dass du in deinem Lebenslauf und Anschreiben konkrete Beispiele für Projekte oder Erfahrungen einfügst, wo du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Das könnte ein Hochschulprojekt oder eine Fallstudie sein, die deinen analytischen Ansatz und deine Lösungsfindung demonstriert.
Hebe deine soziale Kompetenz hervor:Da du in der Unternehmensberatung oft in Teams arbeitest und mit Klienten kommunizierst, ist es wichtig, deine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu betonen. Erwähne Erfahrungen aus Gruppenprojekten oder Engagements, wo du deine Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit unter Beweis stellen konntest. Lass die Personaler spüren, dass du ein Teamplayer bist!
Motivation für Teilzeitarbeit:In deinem Anschreiben solltest du auch klar machen, warum die Teilzeitstelle für dich interessant ist. Welche Flexibilität suchst du und wie passt dieses Modell in deine aktuelle Situation? Hebe hervor, dass du die zusätzliche Zeit effektiv nutzen möchtest, um dein Wissen zu vertiefen und gleichzeitig praktische Erfahrungen in der Beratung zu sammeln.
Beziehe dich auf unsere Dienstleistungen:Mach dir die Mühe, dich ein bisschen über Stiftung Nv zu informieren und den Bezug zu unseren Dienstleistungen oder Projekten in deinem Anschreiben herzustellen. Wenn du zeigen kannst, dass du ein gutes Verständnis für unsere Werte und Methoden hast, stichst du auf jeden Fall aus der Menge heraus. Also, nutz dazu unsere Webseite, um dich vorzubereiten und punkte mit deinem Wissen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung Nv vorbereitet
✨Verstehe die Beratungswelt
In der Unternehmensberatung ist es wichtig, die aktuellen Trends und Herausforderungen der Branche zu kennen. Setz dich mit typischen Projekten und Fallstudien auseinander, die dein Verständnis für betriebliche Abläufe zeigen – das hilft uns, in der Diskussion mit den Interviewern glänzen zu können.
✨Bereite deine Fallstudie vor
Fallstudien sind ein großer Teil von Interviews in der Unternehmensberatung. Übe, Probleme zu analysieren und Lösungen zu entwickeln. Du wirst vielleicht nach deiner Vorgehensweise gefragt oder musst eine Lösung präsentieren – sei also bereit, eure Denkweise klar und strukturiert darzulegen.
✨Zeige deine Lernbereitschaft
Als Teilzeitkraft wird von dir erwartet, dass du schnell lernst und dich an neue Situationen anpasst. Zeige deine Motivation, in einem dynamischen Umfeld zu wachsen. Bereite ein paar Beispiele vor, die verdeutlichen, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast – das hilft uns zu zeigen, dass du ein wertvoller Teil des Teams werden kannst.
✨Netzwerken ist dein Freund
In Teilzeitpositionen ist oft das Networking entscheidend. Bereite dich darauf vor, Anknüpfungspunkte zu finden und zeige echtes Interesse an dem Team und der Unternehmenskultur bei Stiftung Nv. Stell Fragen, die nicht nur deine Neugier zeigen, sondern auch dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit unterstreichen.
