Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere die Abteilung, unterstütze bei Verwaltungs- und Projektmanagementaufgaben.
- Unternehmen: Staatsbibliothek zu Berlin, eine der größten Bibliotheken Europas.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, betriebliche Altersvorsorge und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Aktive Förderung von Vielfalt und Chancengerechtigkeit.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams in einer bedeutenden Kultureinrichtung.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich und Erfahrung im Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 57500 € pro Jahr.
Bewerbungsfrist: bis
Vertragsbeginn: nächstmöglicher Zeitpunkt
Befristung: unbefristet
Wochenstunden: 39 h / Teilzeit möglich
Vergütung: EG 8 TVöD Bund
Arbeitsort: Potsdamer Str. 33, 10785 Berlin
Abteilung: Bestandsentwicklung und Metadaten, Staatsbibliothek zu Berlin
Die Staatsbibliothek zu Berlin ist eine der größten und leistungsfähigsten Bibliotheken Europas. Wir sprechen über 80 Sprachen, entwickeln Wissensressourcen von Weltrang und wollen mit modernsten Technologien internationalen Austausch und freien Informationszugang fördern. 1661 gegründet, setzen wir konsequent auf digitale Souveränität und die aktive Mitwirkung unserer Nutzenden. In der Abteilung Bestandsentwicklung und Metadaten erwerben und erschließen etwa 130 Kolleg:innen gedruckte und digitale Medien in westeuropäischen Sprachen. Verantwortet werden Erwerbungshaushalt, -richtlinien und -profil sowie die Grundsätze für Metadaten, Formal- und Inhaltserschließung.
Der Arbeitsplatz in der Geschäftsstelle der Abteilung umfasst vielfältige Organisations-, Koordinierungs- und Verwaltungsaufgaben und unterstützt die Leitung der Abteilung.
Ihre Aufgaben
- Organisation und Koordination der Geschäftsstelle der Abteilungsleitung einschließlich Terminmanagement, Sitzungs- und Veranstaltungsorganisation sowie Koordination von Dienstreisen und administrativen Abläufen
- Aktive Unterstützung der Abteilungsleitung in Verwaltungs-, Personal- und Organisationsangelegenheiten sowie im Dokumentenmanagement und operativen Projektmanagement
- Bearbeitung bibliothekarischer und administrativer Fachthemen sowie Durchführung von Recherchen
- Betreuung und Weiterentwicklung des Webauftritts der Abteilung
- Wahrnehmung von Koordinierungs- und Beauftragtenaufgaben, insbesondere in den Bereichen Fortbildung, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie IT
Ihr Profil
- Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder eine vergleichbare Berufsausbildung oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder im administrativen Bereich, z. B. Sekretariat
- Sehr gute Anwendungskenntnisse der gängigen MS Office-Programme, insbesondere MS Excel und MS Outlook
- Erfahrung im Umgang mit Bürokommunikationstools sowie mit Dokumentenmanagementsystemen, vorzugsweise der E-Akte des Bundes
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Hohe Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Daten
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
Erwünscht
- Kenntnisse im Bibliothekswesen, im internationalen Buchhandel sowie der entsprechenden Fachterminologie
- Grundkenntnisse im öffentlichen Vergaberecht sowie in den internen Regelungen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz
- Grundkenntnisse in Projektmanagement und von Steuerungsinstrumenten
- Kenntnisse im Arbeits-, Gesundheits- und Sicherheitsschutz
- Erfahrung in der Pflege von Web-Inhalten, idealerweise mit Payload
- Sprachkenntnisse in weiteren Fremdsprachen
Wir bieten Ihnen
- Mitarbeit in der größten Kultureinrichtung Deutschlands und einer der bedeutendsten weltweit
- Eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem kooperativen und aufgeschlossenen Team
- Betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- Jobticket (Deutschland-Ticket) mit monatlicher Arbeitgeberbeteiligung
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und attraktive Teilzeitmodelle
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Möglichkeit zur Mitgliedschaft im Sozialwerk.Bund mit Zugang zu Gesundheits- und Fitnessangeboten über Wellhub sowie vielfältigen Erholungs- und Freizeitaktivitäten
Wir fördern und begrüßen
- Aktiv eine Kultur der Wertschätzung, Chancengerechtigkeit und Vielfalt
- Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, sexueller Identität sowie von Menschen mit Migrations- und Fluchtgeschichte
- Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte, die bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt werden
Fragen zum Aufgabengebiet
Andreas Richter
Fragen zum Bewerbungsverfahren
Gabor Szito
Ihre Bewerbung enthält
- Angabe der Kennziffer: SBB-IIA-5-2026
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Prüfungszeugnisse bzw. Urkunden
- Arbeitszeugnisse und/oder Referenzen
Bewerben Sie sich jetzt! Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert und verarbeitet.
Office Manager:in (w/d/m) Arbeitgeber: Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Die Staatlichen Museen zu Berlin bieten Ihnen die Möglichkeit, in einer der größten und bedeutendsten Kultureinrichtungen Deutschlands zu arbeiten. Hier erwarten Sie abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben in einem kollegialen Umfeld, das Wert auf Chancengerechtigkeit und Vielfalt legt. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einem attraktiven Jobticket und betrieblicher Altersvorsorge.
Kontaktdaten:
Stiftung Preußischer Kulturbesitz Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager:in (w/d/m) erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Stiftung Preußischer Kulturbesitz.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager:in (w/d/m) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Stiftung Preußischer Kulturbesitz teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Office Manager:in (w/d/m) bei Stiftung Preußischer Kulturbesitz besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Office Manager:in (w/d/m) bei Stiftung Preußischer Kulturbesitz nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung Preußischer Kulturbesitz vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Stiftung Preußischer Kulturbesitz. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Stiftung Preußischer Kulturbesitz?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
