Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Plan and coordinate appointments, organize meetings, and manage administrative tasks.
- Arbeitgeber: Join the Institute for Museum Research, a key player in cultural research and development.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, mobile work options, and a job ticket with employer contribution.
- Warum dieser Job: Be part of Germany's largest cultural institution and contribute to impactful museum research.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed vocational training in administration or equivalent experience; good German and English skills required.
- Andere Informationen: We value diversity and encourage applications from all backgrounds.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Unsere Erkenntnisse
bereichern die Wissenschaft
Bewerbungsfrist
23.03.2025
Vertragsbeginn
Nächstmöglicher Zeitpunkt
Befristung
unbefristet
Wochenstunden
29,25 h
Vergütung
Arbeitsort
Am Institut für Museumsforschung der Staatlichen Museen zu Berlin ist eine Stelle als
Sekretär:in (m/w/d)
zu besetzen. Das Institut für Museumsforschung (IfM) der Staatlichen Museen zu Berlin fördert als Kompetenzzentrum die nationale und internationale Vernetzung von Museums- und Forschungscommunities. Es verbindet anwendungsorientierte Forschung und Praxiswissen innovativ und ist Teil der Stiftung Preußischer Kulturbesitz. Schwerpunkte sind historische Museumsforschung, Besucherforschung, Audience Development, digitale Sammlungen und die seit über 40 Jahren durchgeführte Museumsstatistik. Das Institut berät bundesweit und international zu strategischer Museumsentwicklung und bietet mit seiner umfangreichen Forschungsbibliothek eine zentrale Ressource für Fachkreise. Es veröffentlicht mehrere Publikationsreihen und unterstützt Museen, Politik und Träger:innen durch fundierte Analysen und Kooperationsprojekte.
Ihre Aufgaben
- Planen und Koordinieren von Terminen für die Direktion, inklusive internationaler Gesprächstermine
- Vorbereiten und Organisieren von Besprechungen, Dienstreisen, Tagungen, Vorträgen und Workshops
- Erstellen von Telefonnotizen sowie Besprechungs- und Sitzungsprotokollen
- Verwalten und Erstellen vertraulicher Unterlagen sowie allgemeiner Verwaltungsaufgaben (z. B. Post, Telefonate, Urlaubslisten)
- Beschaffen und Verwalten von Büromaterial sowie Aktenablage und Aktualisieren einrichtungsspezifischer Dokumente und Listen
Ihr Profil
- abgeschlossene Berufsausbildung im administrativ-kaufmännischen Bereich oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Berufserfahrung in organisatorischen oder verwaltenden Tätigkeiten
- gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Vertrauenswürdigkeit, Diskretion sowie eine sorgfältige, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
Erwünscht
- ausgeprägtes Interesse an der Museumsarbeit
- Serviceorientierung und Organisationsgeschick
- verbindliche Umgangsformen und Kommunikationsfähigkeit
Wir bieten Ihnen
- Mitarbeit in der größten Kultureinrichtung Deutschlands und einer der bedeutendsten weltweit
- einen sicheren Arbeitsplatz bei einer Bundesbehörde im öffentlichen Dienst
- vielseitige Aufgaben
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten, attraktive Teilzeitmodelle und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
- Jobticket mit Arbeitgeberbeteiligung
- Zuschuss von jährlich 100€ zu Angeboten der Gesundheitsförderung
- vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Wir fördern und begrüßen
- aktiv eine Kultur der Wertschätzung
- Chancengerechtigkeit und Vielfalt
- Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, sexueller Identität
- Bewerbungen von Black, Indigenous and People of Color sowie Menschen mit Migrations- und Fluchtgeschichte
- Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte, die bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt werden
Fragen zum Aufgabengebiet
Prof. Dr. Patricia Rahemipour
+49 30 266 426 900
Fragen zum Bewerbungsverfahren
Maria Ratschew
+49 30 266 41 0051
Ihre Bewerbung enthält
- Angabe der Kennziffer: SMB-IfM-3-2025
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Prüfungszeugnisse bzw. Urkunden
- Arbeitszeugnisse
Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert und verarbeitet. Weitere Informationen:
#J-18808-Ljbffr
Sekretär:in (m/w/d) Arbeitgeber: Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Kontaktperson:
Stiftung Preußischer Kulturbesitz HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Sekretär:in (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im Museumsbereich oder in ähnlichen administrativen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Trends und Entwicklungen in der Museumsforschung. Zeige in Gesprächen, dass du ein echtes Interesse an der Museumsarbeit hast und bereit bist, dich in diesem Bereich weiterzubilden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Organisationsfähigkeit vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Terminplanung und Koordination unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! Übe, wie du dich klar und präzise ausdrücken kannst, sowohl mündlich als auch schriftlich. Dies ist besonders wichtig für die Erstellung von Protokollen und die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Sekretär:in (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über das Institut: Bevor du deine Bewerbung schreibst, solltest du dich über das Institut für Museumsforschung und dessen Aufgaben informieren. Verstehe die Schwerpunkte der Arbeit und wie du dazu beitragen kannst.
Anschreiben gestalten: Dein Anschreiben sollte klar und präzise sein. Betone deine relevanten Erfahrungen im administrativ-kaufmännischen Bereich und hebe hervor, warum du an der Museumsarbeit interessiert bist. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf alle relevanten Erfahrungen und Qualifikationen enthält. Achte darauf, dass du deine Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch deutlich angibst und deine organisatorischen Fähigkeiten hervorhebst.
Vollständige Unterlagen einreichen: Achte darauf, dass du alle geforderten Dokumente einreichst: Anschreiben, Lebenslauf, Prüfungszeugnisse und Arbeitszeugnisse. Überprüfe, ob alles vollständig und korrekt ist, bevor du deine Bewerbung abschickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung Preußischer Kulturbesitz vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du als Sekretär:in übernehmen wirst. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du Termine planst, Besprechungen organisierst und vertrauliche Unterlagen verwaltest.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle gute Kommunikationsfähigkeiten erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, wie du deine Gedanken strukturiert und verständlich ausdrücken kannst, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.
✨Betone deine Vertrauenswürdigkeit
Vertrauenswürdigkeit und Diskretion sind in dieser Position entscheidend. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zeigen, mit sensiblen Informationen umzugehen und das Vertrauen deiner Vorgesetzten zu gewinnen.
✨Interesse an Museumsarbeit zeigen
Das Institut für Museumsforschung legt Wert auf ein ausgeprägtes Interesse an der Museumsarbeit. Informiere dich über aktuelle Trends und Herausforderungen im Museumsbereich und bringe deine eigenen Ideen und Perspektiven in das Gespräch ein.
