Gremienassistenz

Die Stelle wird befristet in Teilzeit bis 25 Stunden/Woche besetzt.

Das ist uns wichtig: Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung des Vorstands und des Büroleiters bei der Vor- und Nachbereitung der Gremienarbeit (Stiftungsrat, Fachausschüsse, Wissenschaftlicher Beirat).
• Organisation und Koordination von Gremiensitzungen, inkl. Terminabstimmung, Raumbuchung und technischer Vorbereitung.
• Unterstützung und Vertretung der Vorstandsassistenz im operativen Tagesgeschäft.
• Erstellung und Weiterentwicklung von Checklisten zur Sitzungsplanung sowie eigenständige Abarbeitung organisatorischer Aufgaben.
• Zusammenstellung und Versand von Sitzungsunterlagen sowie Strukturierung von Beschlussunterlagen und Protokollen.
• Kommunikation mit Gremienmitgliedern – z. B. bei Einladungen, Rückfragen oder Reiseinformationen.
• Unterstützung bei der An- und Abreise der Gremienmitglieder und Betreuung bei Sitzungen vor Ort.
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen der Gremienmitglieder.
• Unterstützende Aufgaben im Bereich externe Kommunikation, u.a. Einholung von Angeboten.
• Kleinere Bestellungen und organisatorische Aufgaben rund um Materialien und Veranstaltungslogistik.

Ihr Profil:

• Qualifikation: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Erfahrung in der Organisation von Gremiensitzungen, Veranstaltungen oder vergleichbaren administrativen Prozessen.
• Organisationsgeschick und selbstständige Arbeitsweise: Strukturiert und vorausschauend, auch bei parallelen Aufgaben und Terminen den Überblick behalten.
• Kommunikationsfähigkeit: Klare und respektvolle Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Softwarekenntnisse: Umgang mit gängigen MS-Office-Programmen (MS3665, Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Flexibilität und Engagement: Freude an der Zusammenarbeit in einem modernen Umfeld.

Was Sie bei uns erwartet:

• Vielseitige und herausfordernde Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation.
• Ein motivierendes und engagiertes Team in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld.
• Moderne, digitale Arbeitsumgebung.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.
• Vergütung in Anlehnung an den TVöD, inklusive regelmäßiger Gehaltserhöhungen und Sonderleistungen.
• Fundierte Einarbeitung mit einem Onboardingkonzept und einem Patenschaftsmodell.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein zusätzliches Fortbildungsbudget.
• Barrierefreie Arbeitsplatzgestaltung.

Über uns: Die Stiftung Unabhängige Patientenberatung Deutschland (Stiftung UPD) ist eine gemeinnützige Institution, die Ratsuchenden kostenfrei umfassende Informationen und individuelle Beratung in gesundheitlichen und gesundheitsrechtlichen Fragen bietet. Unser Ziel ist es, allen Menschen in Deutschland Orientierung im Gesundheitssystem zu ermöglichen und sie zu informierten, selbstbestimmten Entscheidungen zu befähigen. Aktuell befinden wir uns in einer spannenden Aufbauphase, in der wir nicht nur unser Beratungsangebot erweitern, sondern auch innovative Beratungsmethoden integrieren.