Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte die Administration und unterstütze das Team bei verschiedenen Aufgaben im Hochschulsport.
- Unternehmen: Universitätssport Basel mit einem vielfältigen Sportangebot für Studierende.
- Vorteile: Teilzeitstelle (40%) mit unbefristetem Vertrag und tollen Sozialleistungen.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, in einem sportlichen Umfeld zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und bringe deine Organisationstalente ein.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Der Universitätssport Basel bietet ein vielfältiges und freiwilliges Sport- und Bewegungsangebot in über 120 Disziplinen und einem eigenen Fitnesscenter. Jährlich nutzen über 8.000 Studierende, Mitarbeitende und weitere Teilnahmeberechtigte unsere Angebote.
Zur Verstärkung unseres Teams der Zentralen Dienste suchen wir per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung eine*n engagierte*n Sachbearbeiter*in Administration (40%). Das Pensum von 40% ist idealerweise auf 3-4 Tage/Woche aufgeteilt, Dienstagvormittag ist die Präsenz für Abstimmungen/Sitzungen zwingend.
Sie sind der Leitung Zentrale Dienste unterstellt und arbeiten eng mit einer parallel ausgeschriebenen 40%-Stelle «Sachbearbeiter*in Administration & Support Marketing/Events (40%)» zusammen. Gemeinsam mit dieser Person decken Sie das administrative Tagesgeschäft ab und übernehmen wiederkehrende Administrations- und Supportaufgaben. Zudem arbeiten Sie bei den Supportaufgaben eng mit zwei der vier Bereichsleitenden zusammen.
Ihre Aufgaben
- Allgemeine Administration: Betreuung des Haupt-E-Mail-Accounts, Bearbeitung von Nutzer*innenanfragen (E‑Mail/Telefon/Schalter), Kursadministration Front‑Office (Abmeldungen, Wartelisten), Verwaltung einer persönlichen Bargeldkasse, Postbearbeitung sowie Büromaterialverwaltung.
- Support Sportbereiche 1 & 2: Kontrolle der Kursausschreibungen, Mail-Versand von Informationsschreiben an Teilnehmende sowie Teilnehmenden‑Listen an Kursleitende, Kursabsagen.
- Support Querschnittsbereiche in definierten administrativen Aufgaben: Verantwortung für Datenerfassung z.H. Teilnahmestatistik, Verwaltung von Hallenschlüsseln und Notfallapotheken der Kursleitenden.
- Zulassung & Sportausweise: Auskunft und Abklärung zur Teilnahmeberechtigungen, Ausstellung von Sportausweisen, Aktualisierung des Zulassungsreglements.
- Administration des Seminar- und Freizeithauses «Zschokke‑Haus»: Entgegennahme von Belegungsanfragen, Verwaltung der Reservationen, Belegungspläne und Abrechnungen.
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder vergleichbare Qualifikation mit Berufserfahrung in der Administration.
- Hohe Selbstorganisation, eine strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit.
- Teamfähigkeit, insbesondere bei teilweise hierarchieübergreifender Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachzuständigen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprache) und sichere Englischkenntnisse (mind. B2‑Niveau).
- Fundierte Kenntnisse in MS‑Office (Word, Excel) und allenfalls MS‑Teams.
- Affinität zum Sport und Interesse an einem hochschulischen Umfeld.
Wir bieten Ihnen
Eine unbefristete, serviceorientierte Teilzeitstelle (40%) mit definierten Abläufen und Schnittstellen, geprägt durch tägliche Routine- und Supportaufgaben, in Zusammenarbeit mit einem eingespielten, kollegialen Team. Unsere Anstellungsbedingungen und Sozialleistungen richten sich nach den Vorgaben der Universität.
Sachbearbeiter*in Administration (40%) Arbeitgeber: Stiftung Weizenkorn
Die Universitätssport Basel ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine unbefristete Teilzeitstelle in einem dynamischen und sportbegeisterten Umfeld bietet. Mit einem engagierten Team und klaren Abläufen fördert die Universität nicht nur die persönliche und berufliche Weiterentwicklung ihrer Mitarbeitenden, sondern bietet auch attraktive Sozialleistungen und ein kollegiales Arbeitsklima, das den Austausch und die Zusammenarbeit über verschiedene Fachbereiche hinweg unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter*in Administration (40%) erhalten könnten
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Stiftung Weizenkorn.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter*in Administration (40%) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Stiftung Weizenkorn teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Sachbearbeiter*in Administration (40%) bei Stiftung Weizenkorn besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Sachbearbeiter*in Administration (40%) bei Stiftung Weizenkorn nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Stiftung Weizenkorn vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Stiftung Weizenkorn. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Stiftung Weizenkorn?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
