Workplace Administrator

Über uns

Dow Jones ist ein globaler Anbieter von Nachrichten und Geschäftsinformationen, der Inhalte an Verbraucher und Organisationen auf der ganzen Welt in verschiedenen Formaten liefert, einschließlich Print, Digital, Mobil und Live-Events. Dow Jones hat über 130 Jahre lang unvergleichliche Qualitätsinhalte produziert und verfügt heute über eine der größten Nachrichtenbeschaffungsoperationen weltweit. Es ist die Heimat führender Publikationen und Produkte, darunter das Flaggschiff Wall Street Journal, die größte Zeitung Amerikas nach bezahlter Auflage; Barron’s, MarketWatch, Mansion Global, Financial News, Investor’s Business Daily, Factiva, Dow Jones Risk & Compliance, Dow Jones Newswires, OPIS und Chemical Market Analytics. Dow Jones ist eine Division von News Corp (Nasdaq: NWS, NWSA; ASX: NWS, NWSLV).

Über die Rolle

Wir suchen einen Büro-basierten Workplace Administrator / Empfangsmitarbeiter, um den reibungslosen Ablauf unseres Frankfurter Büros zu unterstützen und dem Global Real Estate & Workplace Evolution Team (GRE & WE) beizutreten. Diese Rolle kombiniert Empfangsverantwortlichkeiten, Büroverwaltung, SAP-Verarbeitungsunterstützung und Unterstützung des Bureau Chief. Sie helfen dabei, einen professionellen, einladenden und effizienten Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass das Büro jederzeit gut organisiert, vollständig ausgestattet und ordentlich bleibt. Die Rolle erfordert eine tägliche Präsenz vor Ort, um die Büroabläufe, Empfangsverantwortlichkeiten und das breitere Team effektiv zu unterstützen. Sie berichten an den Direktor, EMEA Real Estate & Global Lease Administration.

Sie werden:

• Als erster Ansprechpartner für Besucher, Auftragnehmer und Lieferungen fungieren
• Empfangsaufgaben verwalten und eine professionelle, einladende Empfangspräsenz präsentieren
• Anrufe, E-Mails und allgemeine Büroanfragen beantworten und weiterleiten
• Sicherstellen, dass Besprechungsräume, Gemeinschaftsbereiche und Empfangsräume präsentabel und bereit zur Nutzung sind
• Das Büro mit Vorräten versorgen, organisieren und ordentlich halten, einschließlich Küche, Schreibwaren, Druck- und allgemeinen Büromaterialien
• Büroreparaturen, Wartungsprobleme, Gebäudezugang und Anfragen des Vermieters/Gebäudeverwaltung koordinieren
• Die Anforderungen an Gesundheit, Sicherheit und allgemeine Arbeitsplatzkonformität unterstützen
• Tägliche administrative Unterstützung für den Bureau Chief und den Geschäftsführer leisten
• Kalender, Raumreservierungen, Schreibtischbuchungen in Kadence und Besucherarrangements nach Bedarf verwalten
• Bei Reisebuchungen, Reiserouten und verwandten Logistikfragen unterstützen
• Dokumente, Präsentationen, Korrespondenz und Besprechungsmaterialien vorbereiten
• Ablagesysteme, Kontaktlisten und administrative Aufzeichnungen pflegen
• Interne Veranstaltungen, Teambesprechungen und Büroaktivitäten unterstützen
• Rechnungen und Bestellungen in SAP genau und pünktlich verarbeiten
• Bestellungen, Rechnungsstatus, Codierung, Genehmigungen und Zahlungsnachverfolgung überwachen, eng mit den Finanzteams zusammenarbeiten
• Mit internen Finanz- und Beschaffungsteams kommunizieren, um Rechnungs- oder PO-Anfragen zu klären
• Bei Bedarf Unterstützung bei der Verwaltung von Anbietern und der Einrichtung von Lieferanten leisten
• Bei Bedarf Backup-Unterstützung für das GRE & WE Lease Admin-Team leisten, um Abwesenheiten/geschäftige Zeiten abzudecken

Sie haben:

• 3-5 Jahre Erfahrung in einer Rolle als Büroadministrator, Empfangsmitarbeiter, Teamassistent oder ähnlichem; Verarbeitung von Rechnungen und Bestellungen in SAP
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder leitenden Angestellten, idealerweise einschließlich Kalender- und Besprechungskoordination
• Erfahrung in einem geschäftigen Büro-Umfeld
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details
• Professionelles und zugängliches Auftreten mit hervorragenden zwischenmenschlichen Fähigkeiten
• Sichere Handhabung mehrerer Prioritäten und schnelle Reaktion auf die täglichen Bürobedürfnisse
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Komfortable Arbeit unabhängig und Übernahme der Verantwortung für Büroabläufe
• Versiert in Microsoft Office-Anwendungen und Google Suite-Produkten
• Zuverlässige, proaktive und serviceorientierte Herangehensweise
• Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Ausübung eines fundierten Urteils

Bevorzugte Qualifikationen

• Fließend in Deutsch und Englisch
• Erfahrung in einem internationalen Unternehmens- oder Nachrichtenumfeld wäre von Vorteil

Erfolg in der Rolle

Der erfolgreiche Kandidat wird ein gut geführtes, professionelles Büro schaffen, sicherstellen, dass die SAP-Rechnungs- und Bestellprozesse effizient abgewickelt werden, zuverlässige Unterstützung für den Bureau Chief bieten und das Frankfurter Büro organisiert, ausgestattet und reibungslos betreiben.

Unsere Vorteile

• Umfassende Gesundheitspläne
• Bezahlte Freizeit
• Rentenpläne
• Umfassende Versicherungspläne
• Lebensstilprogramme & Wellness-Ressourcen
• Bildungsvorteile
• Familienpflegeleistungen & Unterstützung bei der Pflege
• Öffentlicher Nahverkehrsprogramm
• Abonnementsrabatte
• Mitarbeiterempfehlungsprogramm