Executive Assistant (w/m/d)

Deine Aufgaben:

Wachse mit uns. Und wachse über dich hinaus.

2020 in Berlin-Mitte gegründet, begleitet unsere Agentur StoryMachine nationale und internationale Unternehmen, Verbände, Startups, Family Offices und öffentliche Stellen bei ihrer Kommunikation. Wir erzählen die Geschichte unserer Kunden auf besondere Weise, schützen ihren guten Ruf – oder bauen ihn wieder auf. Wir sind nicht noch eine PR-Agentur. Wir sind Deutschlands Public Emotions Agentur.

Unser wachsendes Unternehmen sucht stets außergewöhnliche Talente, die unser Team bereichern und sich mit uns weiterentwickeln wollen. Exzellenz, außergewöhnliches Engagement, Resilienz, Kreativität und Präzision prägen unseren Anspruch an uns selbst – ideal für Menschen, die über das Übliche hinaus denken und handeln.

In dieser zentralen Rolle als Executive Assistant bist du der Dreh- und Angelpunkt für die Geschäftsführung und übernimmst vielseitige und anspruchsvolle Aufgaben.

Dazu gehören:

1. Büroorganisation: Koordination und Optimierung des Arbeitsalltags sowie eigenständige Verwaltung administrativer Abläufe
2. Projektbegleitung: Unterstützung der Geschäftsführung bei der Planung und Durchführung von Projekten, inklusive aktiver Mitarbeit und Umsetzung
3. Finanzvorbereitung: Eigenverantwortliche vorbereitende Buchhaltung, inklusive Rechnungsstellung und Angebotserstellung
4. Termin- und Reisemanagement: Effiziente Planung und Organisation von Terminen sowie Reisevorbereitung
5. Kommunikation nach innen und außen: Ansprechperson für interne und externe Kontakte; verantwortungsvolle Pflege wichtiger Geschäftskontakte

Du bringst mit

Wir erzählen die Geschichten unserer Kunden – Was ist deine Geschichte?

Unsere Kunden und ihre Themen sind alles außer 0815. Entsprechend suchen wir eine besondere Persönlichkeit, die unser großartiges, junges Team bereichert.

Grundsätzlich ist Charakter wichtiger als Abschlüsse. Auf ein paar Punkte legen wir Wert:

• Erfahrung: Erste/mehrjährige Praxiserfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise in einem dynamischen und internationalen Umfeld
• Sprachkenntnisse: Deutsch als Muttersprache, fließend in Englisch (C2); Kenntnisse einer zusätzlichen Weltsprache sind ein Plus
• Flexibilität: Bereitschaft zur Arbeit außerhalb gängiger Arbeitszeiten, wenn es die Projekte erfordern
• Struktur und Präzision: Organisiertes, selbstständiges Arbeiten und hohe Zuverlässigkeit
• Diskretion: Diskretes und professionelles Handling vertraulicher Informationen
• Kommunikationsstärke: Klarheit und Gewandtheit in der Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Einzigartige Stärken: Wir sind gespannt auf deine „Superpower“ – das besondere Talent, das dich auszeichnet und unser Team bereichert

Unser Versprechen

Ein überdurchschnittliches Gehalt, ein Deutschlandticket und ein Arbeitsumfeld, das deine persönliche und berufliche Entwicklung fördert. Unser Team schätzt Eigenverantwortung und erwartet Impulse, die unser gemeinsames Ziel unterstützen. Wenn du das Besondere suchst und bereit bist, Verantwortung zu übernehmen, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Bei StoryMachine erwartet dich ein dynamisches Umfeld, in dem deine Ideen und dein Verantwortungsbewusstsein gefragt sind.

Persönliche Entwicklung:

Du wirst von Anfang an herausfordernde und vielfältige Aufgaben erhalten, die dein Potenzial entfalten und deine persönliche Weiterentwicklung fördern. Zudem hast du die Möglichkeit, in deiner neuen Rolle eigenverantwortlich zu arbeiten und dich weiterzuentwickeln.

Flexible Arbeitszeiten und ausreichend Spielraum für individuelle Balance und der Option auf Homeoffice.

Wir legen Wert auf regelmäßige Feedback-Gespräche, bei denen wir nicht nur dir Feedback geben, sondern auch dein Feedback einfordern. Bei uns findest du ein herzliches, diverses und ambitioniertes Team, das gemeinsam Großes erreichen möchte. Ebenso organisieren wir regelmäßige Team-Events wie wöchentliche Teamlunches und verschiedene gemeinsame Aktivitäten.

Wir setzen uns für eine gesunde Work-Life-Balance ein und unterstützen dich dabei, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen. Zur Unterstützung in jeder Lebensphase bieten wir den vollen Service von nilo.health, der ganzheitlichen Plattform für mentale Gesundheit, an.

Bist du bereit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, in dem deine Ideen zählen und du einen echten Unterschied machen kannst? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

StoryMachine ist eine 2017 gegründete Agentur mit dem Schwerpunkt auf strategischem Storytelling für Brands, Persönlichkeiten und politische Institutionen. Die Basis unseres integrativen Storytellings ist journalistisch und komplett datengetrieben. Wir betrachten Social Channels nicht isoliert, sondern heben ihre Stärken und Besonderheiten hervor und bringen sie zum Vorteil unserer Kund*innen ein.

Unser Büro befindet sich in einem alten Varieté-Theater mitten im Herzen von Berlin. Dort triffst du auf einzigartige Charakterköpfe als Kolleg*innen und in regelmäßigen Networking-Events auf bekannte Personen aus der Politik-, Wirtschaft- und Medienwelt.

Klingt nice? Geht noch besser!
Bei StoryMachine schreibst du Geschichte(n) – und bekommst dafür den Freiraum, um dich kreativ zu entfalten und Verantwortung zu übernehmen. Du bist als Mitarbeiter*in von StoryMachine von spannenden Kund*innen aus verschiedensten Branchen, vom Hidden Champion über DAX-Konzerne bis hin zu internationalen Top-Brands involviert.

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