Executive & Family Personal Assistant
La missione del ruolo
Sarai l'unico punto di contatto (SPOC) tra la vita professionale del dirigente e i bisogni della sua famiglia. Il tuo compito è restituire tempo, concentrazione e serenità, anticipando le esigenze prima che diventino problemi.
Responsabilità
1. Executive support
Agenda e tempo
- Gestisci un calendario unico lavoro/famiglia con regole chiare: blocchi inderogabili, tempo di concentrazione, margini tra i viaggi.
- Coordini i fusi orari Europa–California (8–9 ore di differenza a seconda del periodo dell'anno) e concentri le call USA nel tardo pomeriggio europeo.
- Fai la revisione settimanale dell'agenda: il venerdì per la settimana successiva, il lunedì per confermare.
Trasferte d'affari
- Organizzi itinerari completi in Italia, in Europa e in California: voli, hotel, transfer, visti ed ESTA.
- Pianifichi il recupero dal jet lag e prepari soluzioni alternative per ritardi e cancellazioni.
- Gestisci note spese e carte aziendali, nel rispetto delle policy e dei limiti di spesa aziendali.
Comunicazioni
- Fai una prima selezione di e-mail e telefonate: rispondi tu dove possibile e inoltri al CEO solo ciò che richiede una sua decisione.
- Scrivi corrispondenza in italiano e in inglese per conto del CEO.
- Gestisci i rapporti con partner, investitori, clienti e assistenti di altri dirigenti.
Riunioni
- Prepari briefing, documenti e profili degli interlocutori prima degli incontri.
- Dopo le riunioni scrivi il verbale, tieni traccia delle azioni concordate e solleciti le scadenze.
- Organizzi board, offsite ed eventi aziendali.
Riservatezza e sicurezza
- Gestisci informazioni sensibili: strategia, persone, operazioni straordinarie.
- Archivi i documenti riservati e gestisci gli accessi delegati tramite il password manager aziendale, senza conservare credenziali personali del CEO.
Raccordo con l'azienda
- Sei il primo contatto in caso di urgenze, secondo le regole di reperibilità concordate.
- Proteggi il tempo libero del CEO dalle richieste di lavoro non urgenti nei weekend e in ferie.
2. Logistica familiare
- Gestisci l'agenda dei figli: scuola, attività, appuntamenti e scadenze.
- Organizzi le vacanze e i viaggi di piacere della famiglia.
- Gestisci le pratiche amministrative private: documenti, permessi, assicurazioni e utenze.
3. Gestione della casa
- Coordini di eventuale personale domestico (colf, babysitter): turni, presenze e qualità del servizio. Supporti la famiglia nella selezione; il rapporto di lavoro resta in capo alla famiglia.
- Selezioni e coordini i fornitori per manutenzioni e lavori sugli immobili.
- Gestisci il budget domestico e i pagamenti con un rendiconto mensile, mantenendo sempre separati fondi personali e fondi aziendali.
4. Lifestyle ed eventi
- Organizzi cene private, ricevimenti e feste.
- Scegli e acquisti regali personali e di rappresentanza.
- Prenoti ristoranti, club, eventi culturali e sportivi.
5. Gestione delle emergenze
- Risolvi gli imprevisti in ufficio e a casa in tempo reale, con calma e senso del giudizio.
Cosa non rientra nel ruolo
- Decisioni di business e gestione delle persone dell'azienda (competenze del Chief of Staff).
- Decisioni sull'educazione e la cura dei figli, che restano della famiglia.
- Sostituzione stabile di babysitter, autista o personale domestico.
Chi cerchiamo
- Almeno 3 anni come Executive Assistant, Personal/Family Assistant, in family office o al servizio di persone di alto profilo.
- Italiano madrelingua e inglese fluente, scritto e parlato;
- Residenza in Ticino o permesso di lavoro svizzero valido.
- Patente B e auto propria.
- Ottima padronanza di strumenti tecnologici
- Riservatezza assoluta, referenze verificabili, disponibilità a firmare un NDA.
- Capacità di gestire priorità multiple con calma, tatto e autonomia.
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