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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Support the management in various administrative tasks and keep track of important appointments.
- Arbeitgeber: Join a dedicated team supporting 57,000 students in Stuttgart for over 100 years!
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, remote work options, and great training opportunities.
- Warum dieser Job: Be part of a meaningful mission with diverse challenges and a supportive work environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Completed vocational training in office management or similar, with strong organizational skills.
- Andere Informationen: Positions can also be filled part-time; we value diversity and inclusion.
Wir unterstützen die gut 57.000 Studierenden der Hochschulregion Stuttgart rund um ihren Studienalltag mit Leistungen wie Essen, Wohnen, Kinderbetreuung, BAföG und Beratungen. Und das seit mehr als 100 Jahren! Werden Sie Teil unseres engagierten Teams von 400 Beschäftigten!
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
In Vollzeit
In enger Zusammenarbeit mit Ihrer Kolleg in übernehmen Sie eine verantwortungsvolle Rolle bei der Unterstützung des Geschäftsführers in allen Angelegenheiten. Sie behalten wichtige Termine im Blick, prüfen Zuarbeiten, beschaffen Informationen und unterstützen damit wesentlich die weitere Entwicklung des Studierendenwerks. Sie kommunizieren souverän und auf Augenhöhe mit allen Ansprechpersonen und halten mit Ihrer wichtigen Arbeit dem Geschäftsführer den Rücken frei. Es erwartet Sie ein vielfältiger Aufgabenbereich mit einer Vielzahl an spannenden Themen und Herausforderungen sowie nette Kolleg innen.
Ihre Aufgaben
- Umfassende Betreuung der Aufsichts- und Beteiligungsgremien (u.a. Vorbereitung von Sitzungen, Beschlüssen, Präsentationen und Protokollführung)
- Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen / Sitzungen, inkl. Terminkoordination
- Bearbeitung der gesamten Geschäftsführungskorrespondenz
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Erfahrungen in der Hochschulwelt
- Strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent und schnelles Auffassungsvermögen
- Hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und sicheres Auftreten
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS-Office-Programme sowie Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen und digitalen Tools
Unser Angebot
- Eine vielfältige Aufgabe mit Gestaltungsspielraum bei einem Arbeitgeber mit hoher sozialer Verantwortung
- Vergütung mit Entgeltgruppe 9a TV-L (Gehaltsspanne von 3.520,10€ bis 4.366,72€ je nach Erfahrungsstand inkl. Tariferhöhung im Februar 2025) zzgl. Jahressonderzahlung
- Intensive und umfangreiche Einarbeitung on-the-job‘ sowie die Möglichkeit zur raschen Übernahme eigener Aufgabenbereiche
- Arbeitgeberanteil in Höhe von 2.319,04€ bis 2.876,80€ p.a. zur betrieblichen Altersvorsorge bei der VBL (je nach Spanne des Gehalts)
- Sehr gute Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote – wir unterstützen Ihre persönliche und fachliche Entwicklung
- Familienfreundliche, flexible Arbeitszeiten, ein wertschätzendes Arbeitsklima und mobiles Arbeiten von zu Hause
- Zentrale Lage in Stuttgart und sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
- Supergünstiges Deutschland-JobTicket – 25€ im Monatsabo als Zuschuss über die Entgeltabrechnung
- Weitere attraktive Angebote finden Sie auf unserer Karrierewebseite unter
Bewerben Sie sich jetzt
Für fachliche Rückfragen steht Ihnen Marco Abe, Geschäftsführer, gerne unter der Telefonnummer -1001 zur Verfügung. Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Ihnen Isabel Grün, Personalreferentin, unter -1020.
Alle Stellen können bei uns grundsätzlich auch in Teilzeit besetzt werden. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Personen oder schwerbehinderten Menschen gleichgestellte Personen bevorzugt eingestellt.
Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung, online über unser Karriereportal.
Studierendenwerk Stuttgart • Personalabteilung • Rosenbergstraße 18 • 70174 Stuttgart
Datenschutzhinweis: Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Arbeitgeber: Studierendenwerk Stuttgart
Kontaktperson:
Studierendenwerk Stuttgart HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die aktuellen Themen und Herausforderungen im Hochschulbereich, insbesondere in der Region Stuttgart. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Bedürfnisse der Studierenden verstehst und wie du zur Lösung beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich Termine koordiniert oder Besprechungen organisiert hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsstärke, indem du während des Gesprächs aktiv zuhörst und gezielte Fragen stellst. Dies wird dir helfen, eine Verbindung zu den Interviewern aufzubauen und dein Interesse an der Position zu unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren. Stelle Fragen zu den Werten des Studierendenwerks und wie du dich in das bestehende Team einbringen kannst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über das Studierendenwerk Stuttgart. Besuche die offizielle Webseite, um mehr über die Organisation, ihre Werte und die spezifischen Anforderungen der Stelle zu erfahren.
Dokumente vorbereiten: Stelle sicher, dass du alle relevanten Dokumente bereit hast, einschließlich eines aktuellen Lebenslaufs, eines Anschreibens, deiner Ausbildungsnachweise und gegebenenfalls Empfehlungsschreiben. Achte darauf, dass dein Lebenslauf strukturiert und übersichtlich ist.
Anschreiben verfassen: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du deine Motivation für die Stelle und deine relevanten Erfahrungen darlegst. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Diskretion, da diese für die Assistenz der Geschäftsführung besonders wichtig sind.
Bewerbung einreichen: Reiche deine Bewerbung über das Karriereportal des Studierendenwerks Stuttgart ein. Achte darauf, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind, bevor du auf 'Absenden' klickst.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Studierendenwerk Stuttgart vorbereitest
✨Bereite dich gut vor
Informiere dich über das Studierendenwerk Stuttgart und seine Aufgaben. Verstehe die Rolle der Assistenz der Geschäftsführung und überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Bereite Beispiele vor, die deine strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise demonstrieren. Sei bereit, über Situationen zu sprechen, in denen du erfolgreich Termine koordiniert oder Besprechungen organisiert hast.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Betone deine Fähigkeit, souverän und auf Augenhöhe zu kommunizieren. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit verschiedenen Ansprechpersonen interagiert hast und welche Kommunikationsstrategien du verwendet hast.
✨Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Sei bereit, über Situationen zu sprechen, in denen du mit sensiblen Informationen umgegangen bist. Zeige, dass du ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein besitzt, was in dieser Position besonders wichtig ist.
