Office & Administration Manager (M/W/D) in Wien

Wer wir sind Studio Salvi Weber Architekten ist ein international tätiges Architekturbüro mit Standorten in Wien und Berlin. Anspruchsvolle Architektur, offene Zusammenarbeit und ein wertschätzendes Miteinander prägen unsere Arbeit. Zur Verstärkung unseres Teams in Wien suchen wir eine erfahrene, organisationsstarke Persönlichkeit, die unser Office Management eigenständig verantwortet und aktiv weiterentwickelt. Office & Administration Manager (m/w/d) Deine Aufgaben * Eigenverantwortliche Organisation und Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs * Koordination der Büroinfrastruktur, Ausstattung und standortübergreifenden Office-Anliegen (DACH-Raum) * Selbstständige Abwicklung von Beschaffungen, Bestellungen und Reklamationen * Koordination und Betreuung externer Dienstleister * Organisation und Verwaltung administrativer Abläufe, Dokumenten sowie Vertrags- und Fristenadministration * Planung und Koordination von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und organisatorischen Services * Enge Zusammenarbeit mit Finance & Accounting sowie Übernahme definierter Vertretungsaufgaben nach entsprechender Einarbeitung * Möglichkeit administrative Prozess aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln Das bringst du mit * Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren administrativen Funktion * Fundierte kaufmännische Kenntnisse, wirtschaftliches Verständnis und ein gutes Gespür für organisatorische Zusammenhänge * Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, sowie sicherer Umgang mit digitalen Ablagesystemen * Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Organisationstalent, Genauigkeit und der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen * Kommunikationsstärke, Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Freude an der serviceorientierten Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartner Wir bieten * Eine vielseitige, eigenverantwortliche Position mit Gestaltungsspielraum * 30 Wochenstunden, Montag bis Freitag von 09:00 bis 15:00 Uhr, ausschließlich vor Ort * Ein modernes, lichtdurchflutetes Büro im 7. Wiener Gemeindebezirk mit guter öffentlicher Anbindung * Ein kollegiales, wertschätzendes Team mit kurzen Kommunikationswegen * Regelmäßige Büro Events und gemeinsame Aktivitäten Gehalt Die Entlohnung erfolgt gemäß Kollektivvertrag für Angestellte bei Ziviltechniker, Beschäftigungsgruppe 3, und beträgt ab EUR 2.700 brutto monatlich auf Vollzeitbasis (40 Wochenstunden), entsprechend EUR 2.025 brutto bei 30 Wochenstunden. Es gilt jedenfalls das höhere kollektivvertragliche Mindestgehalt entsprechend der Einstufung und den anrechenbaren Gruppenjahren. Je nach Qualifikation und Berufserfahrung besteht Bereitschaft zur Überzahlung. Überstunden Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten. Wir schätzen Vielfalt und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Perspektiven. Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Über den Job Anstellungsart: Teilzeit (Festanstellung) Gehalt: ab 2.025 EUR monatlich Positionsebene: Berufserfahrung Arbeitsmodell: On-site Dienstort: Wien Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position Über das Unternehmen Arbeitgeber: Studio Salvi Weber ZT GmbH Mitarbeiter*innenanzahl: 31 - 50 Mitarbeiter*innen Standorte: Wien Detaillierte Angaben zur Stelle Teilzeit (Festanstellung) * Montag bis Freitag * 30 Stunden Dienstort * Wien Erforderliche Kenntnisse * Büroorganisation * Buchhaltung * MS-Office * Excel * digitale Ablagesysteme Erforderliche Sprachen * Deutsch C1 * Englisch B1 Benefits * Hunde geduldet * Team-Events Alle Infos zur Bewerbung Bewerbungszeitraum: Bis 30.11.2026 Gewünschte Bewerbungsunterlagen: * Lebenslauf Ansprechperson Verena Henhammer People and Culture Management