Teamassistenz Personalmanagement (m/w/d) in Hamburg

Über uns Maritim, bunt, vielfältig und besonders – das ist Hamburg. Hier begrüßt man sich auch am Nachmittag mit „Moin“, geht nicht nur in, sondern auch auf den Dom, und wenn es woanders stürmt, dann ist das in Hamburg eine leichte Brise. Vom Hafen geht es hinaus in die weite Welt, aber jeder geht auch immer wieder gern an den Landungsbrücken vor Anker. Genau wie diese weltoffene Stadt sind auch wir – das Studierendenwerk Hamburg – bunt und besonders und lotsen mit vielfältigen Services ca. 70.000 deutsche und internationale Studierende bei Wind und Wellen durch Studium und Unialltag: Günstiges Essen, Wohnanlagen, finanzielle Unterstützung, Kinderbetreuung, Beratung – wir sorgen dafür, dass immer eine Handbreit Wasser unterm Kiel ist. Auch unseren Beschäftigten geben wir Rückenwind und unterstützen sie mit Volldampf auf ihrem ganz persönlichen Kurs bei ihrer sinnvollen und erfüllenden Arbeit. Arbeiten im Studierendenwerk Hamburg - Sinnhaft, sicher, sympathisch!

Organisationstalent gesucht! Sie lieben es, Dinge zu koordinieren, den Überblick zu behalten und dafür zu sorgen, dass im Hintergrund alles rundläuft? Sie arbeiten gerne mit Menschen zusammen, denken mit und bringen Struktur in komplexe Abläufe? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Das Personalmanagement des Studierendenwerks Hamburg steht vor einer spannenden Zukunftsaufgabe: Mit der Einführung eines neuen Entgeltabrechnungsprogramms und eines modernen HR-Systems treiben wir die Digitalisierung unserer Personalprozesse aktiv voran. Für die Dauer dieses Großprojekts benötigen wir zusätzliche Unterstützung im Tagesgeschäft, damit sich unsere Teams neben ihren operativen Aufgaben intensiv auf die Projektarbeit konzentrieren können. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir deshalb Verstärkung für unser Team.

Das erwartet Sie:

• Sie sind eine zentrale Anlaufstelle und organisatorische Unterstützung für das gesamte Team Personalmanagement und unterstützen unsere Kolleg:innen bei vielfältigen administrativen, koordinierenden und kommunikativen Aufgaben.
• Sie behalten Termine, Fristen und Aufgaben im Blick, koordinieren Besprechungen, Fortbildungen und Veranstaltungen und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Sie erstellen und gestalten Auswertungen, Übersichten, Präsentationen und Informationsunterlagen und bereiten Inhalte adressatengerecht auf.
• Als Ansprechperson unterstützen Sie Kolleg:innen aus unseren vielfältigen Bereichen, von der Hochschulgastronomie über Kitas und Beratungsangebote bis hin zur Verwaltung.
• Sie unterstützen die Personaladministration und Personalentwicklung bei unterschiedlichen Prozessen und bringen sich aktiv in das Bewerbungsmanagement und Onboarding neuer Kolleg:innen ein.
• Darüber hinaus wirken Sie an Projekten, Sonderaufgaben und der Weiterentwicklung interner Abläufe mit und bringen dabei Ihre Ideen und Ihr Organisationstalent ein.

Das macht Sie aus:

• Sie verfügen über mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich und waren innerhalb der letzten fünf Jahre in einem entsprechenden Tätigkeitsfeld beschäftigt.
• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Microsoft 365 ist für Sie ein selbstverständliches Arbeitswerkzeug. Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint nutzen Sie sicher und routiniert und bewegen sich souverän in digitalen Arbeitsumgebungen.
• Sie haben Freude an digitalen Arbeitsweisen und arbeiten sich schnell in neue Anwendungen und Prozesse ein.
• Die Erstellung und Aufbereitung von Übersichten, Auswertungen, Präsentationen und Informationsunterlagen macht Ihnen Spaß.
• Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und selbstständig und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Der Austausch mit Menschen unterschiedlichster Berufsgruppen und Hintergründe bereitet Ihnen Freude, und Sie treten stets serviceorientiert, wertschätzend und verbindlich auf.
• Erfahrungen im Personalwesen sind willkommen, aber keine Voraussetzung.
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Das bieten wir Ihnen:

• Eine abwechslungsreiche Aufgabe mit Sinn: Sie unterstützen unser Personalmanagement in einer spannenden Phase der Digitalisierung und gestalten die Weiterentwicklung unserer Personalarbeit aktiv mit.
• Einen auf zunächst zwei Jahre befristeten Arbeitsvertrag in Voll- oder Teilzeit.
• Die Position entsteht im Rahmen unserer Digitalisierungsprojekte im Personalmanagement.
• Sie tragen dazu bei, das Tagesgeschäft zuverlässig sicherzustellen, während wir die Einführung eines neuen Entgeltabrechnungsprogramms und eines modernen HR-Systems umsetzen.
• Vergütung nach unserem Tarifvertrag TV-AVH (EG 7) Jahresgehalt (Vollzeit) je nach Entwicklungsstufe zwischen 42.455,00 EUR bis 45.945,00 EUR brutto jährlich, zzgl. Jahressonderzahlung und weiterer tariflicher Leistungen.
• 31 Tage Jahresurlaub (ab 2027) sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester.
• Flexibles Arbeiten: Mobile Arbeit ist nach der Einarbeitung (frühestens ab dem 4. Beschäftigungsmonat) möglich und wird durch flexible Arbeitszeiten für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ergänzt.
• Einen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.
• Sozialleistungen: Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung, u.v.m.
• Attraktive Zusatzleistungen: wie Zuschuss zum Deutschlandticket/HVV Jobticket, Jobrad, Corporate Benefits und Sonderkonditionen beim Hamburger Hochschulsport.
• Gesund und gut versorgt: Betriebliches Gesundheitsmanagement, externe Mitarbeiterberatung (EAP) sowie günstiges Speise- und Getränkeangebot in unseren Mensen und Cafés, selbstverständlich auch vegetarisch und vegan.

Warum diese Stelle besonders spannend ist:

Sie erhalten Einblicke in die vielfältigen Aufgabenbereiche des Personalmanagements und begleiten die Digitalisierung unserer Abteilung aus nächster Nähe. Während neue digitale Lösungen eingeführt werden, leisten Sie einen wichtigen Beitrag dazu, dass unser Tagesgeschäft zuverlässig weiterläuft. Gleichzeitig lernen Sie moderne Personalprozesse, digitale Arbeitstools und die vielfältigen Aufgaben eines modernen Personalmanagements aus nächster Nähe kennen.

Gut zu wissen: Wir freuen uns über die Vielfalt in unserem Unternehmen und fördern diese als öffentlicher Arbeitgeber aktiv. Im Bereich der ausgeschriebenen Stelle ist aktuell das weibliche Geschlecht überrepräsentiert. Wir laden deshalb alle anderen Geschlechter ausdrücklich zu einer Bewerbung ein. Sie werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellten Personen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung werden sie bevorzugt berücksichtigt.

Hinweis zur Arbeitsplatzsituation: Die Büroräume des Personalmanagements befinden sich derzeit leider in einem nicht barrierefrei zugänglichen Gebäude.