Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CHRO mit administrativen Aufgaben und koordiniere wichtige Projekte.
- Unternehmen: Eine innovative Universität, die Vielfalt und Inklusion fördert.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, umfassende Gesundheitsleistungen und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit hervorragenden Karrierechancen.
- Warum dieser Job: Gestalte eine positive Arbeitsumgebung und trage zur akademischen Mission bei.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss oder 3-5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Über das Unternehmen
Die Universitäts-Humanressourcen (UHR) sind eine wichtige Abteilung, die sich der Schaffung einer unterstützenden und effizienten Umgebung für Fakultät, Mitarbeiter und Studierende widmet. Die Universität setzt sich für Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion ein und strebt danach, außergewöhnliche HR-Dienstleistungen, strategische Initiativen und umfassende Unterstützung zu bieten, um ihre akademischen und administrativen Missionen voranzutreiben.
Über die Rolle
Der Executive Assistant der Universitäts-Humanressourcen ist eine Vollzeitstelle, die darauf ausgelegt ist, den Vice Provost und Chief Human Resources Officer (CHRO) zu unterstützen. Diese Position bietet die Möglichkeit, in einer hochgradig vertraulichen und komplexen Umgebung zu arbeiten und kritische administrative Funktionen zu verwalten, damit sich der CHRO auf strategische Prioritäten konzentrieren kann. Der Executive Assistant wird als wichtige Schnittstelle fungieren, Zeitpläne verwalten, Projekte koordinieren und die Kommunikation zwischen verschiedenen Universitätsgruppen erleichtern.
Qualifikationen
- Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Personalmanagement, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich, ODER 3–5 Jahre progressive Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften in einer ähnlichen Rolle.
- Kenntnisse in MS Office Suite und Adobe-Programmen.
- Nachgewiesene Fähigkeit, hochsensible und vertrauliche Informationen mit Diskretion zu behandeln.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten zur professionellen Interaktion mit allen Ebenen des Universitätspersonals und externen Partnern.
- Fähigkeit, mehrere Projekte mit strengen Fristen zu planen, zu priorisieren und zu verwalten.
- Flexibilität, um auf dringende Anfragen zu reagieren und sich an sich ändernde Prioritäten anzupassen.
Verantwortlichkeiten
- Vertrauliche administrative Unterstützung für den CHRO bereitstellen, einschließlich der Verwaltung von Kalendern, der Planung von Meetings und der Koordination von Logistik für interne und externe Engagements.
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Agenden, Meetingmaterialien und Nachverfolgungsdokumentationen zur Gewährleistung einer effektiven Durchführung von Meetings.
- Als Verbindung zwischen dem CHRO und den Universitätsinteressengruppen fungieren, Anfragen filtern und den Informationsfluss verwalten.
- Unterstützung der Einarbeitungsprozesse neuer Mitarbeiter, einschließlich der Koordination von Systemzugängen und Beschaffungsbedarfen.
- Reisevorbereitungen, Spesenabrechnungen und Rechnungsbearbeitung verwalten, um reibungslose Betriebsabläufe sicherzustellen.
- Bürokosten verfolgen und überwachen, um Möglichkeiten zur Kostensenkung und Effizienzverbesserungen zu identifizieren.
- Unterstützung bei der Entwicklung und Pflege von Büro-Richtlinien, Verfahren und Dokumentationen zur Förderung der organisatorischen Konsistenz.
- KI-Tools und Technologien nutzen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
- Projekte und ständige Ausschüsse, die vom CHRO geleitet werden, koordinieren und verwalten, einschließlich Zeitplänen, Agenden und Ergebnissen.
- Dashboards, Berichte und andere Werkzeuge erstellen und pflegen, um die Entscheidungsfindung und die Verantwortlichkeit der Abteilung zu unterstützen.
- Korrespondenz bearbeiten und die Kommunikation zwischen Abteilungen und externen Partnern im Namen des CHRO erleichtern.
- Interne und externe Kommunikationen entwerfen, überprüfen und bearbeiten, um Klarheit und Professionalität sicherzustellen.
Vorteile
- Wettbewerbsfähiges Gehalt entsprechend Erfahrung und Qualifikationen.
- Flexible Arbeitsarrangements, einschließlich Remote- oder Hybridoptionen.
- Umfassende Krankenversicherungspläne.
- Altersvorsorgeoptionen.
- Bezahlte Freizeit und Feiertage.
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung und Studienhilfe.
Gleichstellung
OSU ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, einschließlich Behinderung, geschützten Veteranen und anderen geschützten Status. Wir setzen uns dafür ein, einen vielfältigen und integrativen Arbeitsplatz zu schaffen und ermutigen Bewerbungen von Personen aller Hintergründe.
Executive Assistant, HR Arbeitgeber: Sundayy
Die University Human Resources (UHR) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine unterstützende und effiziente Arbeitsumgebung für seine Mitarbeiter schafft. Mit einem starken Fokus auf Vielfalt, Gleichheit und Inklusion bietet die UHR flexible Arbeitsmodelle, umfassende Gesundheitsleistungen und zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Hier haben Sie die Chance, in einem dynamischen Team zu arbeiten, das Innovation und Zusammenarbeit schätzt und Ihnen ermöglicht, bedeutende Beiträge zur akademischen Mission der Universität zu leisten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Executive Assistant, HR erhalten könnten
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Sundayy aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Sundayy, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Executive Assistant, HR mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Sundayy klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Sundayy vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Sundayy die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
