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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Sitzungen und Dokumentenmanagement für die Geschäftsleitung.
- Arbeitgeber: SVA BL bietet eine moderne Arbeitsumgebung mit Fokus auf Work-Life-Balance.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und Weiterbildung werden angeboten.
- Warum dieser Job: Gestalte Prozesse mit und arbeite in einem wertschätzenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Protokollführung sind erforderlich.
- Andere Informationen: Wir suchen kommunikative Talente mit einem Flair für Organisation.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Was Sie bewegen
- Organisation und Koordination der Sitzungen der Geschäftsleitung, der Aufsichtskommission sowie der internen SVA-Sitzungen
- Professionalisierung bzw. Digitalisierung der Abläufe inkl. Einsatz von Tools
- Traktandenmanagement, Einladungen, Dokumentenaufbereitung und -ablage
- Erstellung, Abstimmung und Archivierung von Sitzungsprotokollen
- Terminmanagement in Microsoft Outlook
- Organisation von internen und externen Anlässen
- Unterstützung im Reporting und in der Erstellung von Vorlagen
- Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, Kontaktpflege
Was Sie mitbringen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; idealerweise betriebswirtschaftlicher Hintergrund
- Mehrjährige Erfahrung in der Protokollführung und Assistenz von Geschäftsleitung oder Gremien, vorzugsweise in einem verwaltungsnahen Umfeld
- Flair für Zahlen sowie strukturierte Denk- bzw. Arbeitsweise und Organisationsgeschick
- Hohes Dienstleistungsverständnis für die Bedürfnisse der Anspruchsgruppen
- Diskretion und professionelles Auftreten
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Deutsch
- Sehr gute Anwendung von Microsoft Office und Affinität für digitale Tools
- Flexibilität insbesondere bei erhöhtem Arbeitsvolumen rund um Sitzungen
Ihre Vorteile bei der SVA BL
- Eine gute Work-Life-Balance ist uns wichtig. Darum unterstützen wir Lösungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
- Wir bieten flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit für Homeoffice, eine moderne Infrastruktur, gute Erreichbarkeit des Arbeitsorts, eine offene und wertschätzende Du-Kultur, Weiterbildungsmöglichkeiten und vieles mehr.
Interessiert? Machen Sie den ersten Schritt und bewerben Sie sich online unter sva-bl.ch/stellen. Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung.
Kontaktperson:
SVA Basel-Landschaft HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Koordinator/in Geschäftsleitung und Gremien (20 bis 30%)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die bereits in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Koordination unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die neuesten digitalen Tools, die in der Sitzungsorganisation verwendet werden. Zeige im Gespräch, dass du bereit bist, dich weiterzubilden und neue Technologien zu nutzen, um die Abläufe zu optimieren.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und zeige dein Interesse an der Position, indem du Fragen zur Unternehmenskultur und den Erwartungen an die Rolle stellst. Dies zeigt, dass du dich mit der Organisation auseinandergesetzt hast und wirklich an der Stelle interessiert bist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Koordinator/in Geschäftsleitung und Gremien (20 bis 30%)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Koordinator/in Geschäftsleitung und Gremien wichtig sind.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die in der Stellenanzeige gefordert werden, wie z.B. Protokollführung, Organisationstalent und Erfahrung mit Microsoft Office.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Betone deine Kommunikationsfähigkeiten und dein Dienstleistungsverständnis.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben gut formatiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei SVA Basel-Landschaft vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Aufgaben vor
Informiere dich über die Organisation und die spezifischen Aufgaben, die du als Koordinator/in übernehmen würdest. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen in der Protokollführung und Organisation von Sitzungen einbringen kannst.
✨Zeige deine digitale Affinität
Da die Professionalisierung und Digitalisierung der Abläufe wichtig ist, solltest du Beispiele für Tools oder Software nennen, die du bereits verwendet hast. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du diese in deiner bisherigen Arbeit eingesetzt hast.
✨Kommunikationsfähigkeit demonstrieren
Da die Rolle viel Kontakt mit internen und externen Stakeholdern erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Übe, klar und präzise zu sprechen und deine Gedanken strukturiert zu präsentieren.
✨Flexibilität betonen
Die Stelle erfordert Flexibilität, insbesondere bei erhöhtem Arbeitsvolumen. Bereite Beispiele vor, in denen du erfolgreich mit Stress umgegangen bist oder deine Arbeitsweise anpassen konntest, um den Anforderungen gerecht zu werden.
