Office Coordinator (m/w/d)

Wir sind 50 Mitarbeiter mit Stammsitz in Zuffenhausen sowie Vertrieb in Boston und Shanghai. Wir entwickeln und produzieren unsere Produkte “Made in Germany” und vertreiben weltweit. Unsere Geräte kombinieren leistungsfähige Hardware mit intuitiv zu benutzender Software. Einsatz finden unsere Geräte unter anderem in Quantentechnologien, Timing/Synchronisation und Life Sciences.

Unser Office ist der Ort, an dem wir arbeiten, uns begegnen, neue Kolleg*innen begrüßen und Kultur im Alltag spürbar wird. Du sorgst dafür, dass dieser Ort durch die Zusammenarbeit aller verlässlich funktioniert, einlädt und mit uns wächst. Kreative Ideen und Kulturformate lässt du gemeinsam mit People & Culture entstehen. Deine Stärke liegt vor allem in der Umsetzung: Du übersetzt Ideen in klare Abläufe, Standards und Routinen, setzt sie gewissenhaft um und kommunizierst freundlich, aber verbindlich – auch dann, wenn es mal unbequem ist. Du verstehst dich nicht als klassische*r Feel-Good-Manager*in, sondern als pragmatische Person mit Herz und mit einem guten Gespür für Menschen. Dein Impact ist direkt: Dank dir läuft es für ca. 50 Mitarbeitende einfach rund – jeden Tag.

Deine Aufgaben:

• Du bist die zentrale Anlaufstelle fürs Team und externe Partner (Dienstleister, Vermieter, Handwerker) und sorgst für klare Kommunikation, gutes Erwartungsmanagement und saubere Follow-ups.
• Du repräsentierst unser Office nach außen: Du empfängst Besucher*innen, betreust die zentrale Telefonleitung und stellst einen professionellen, herzlichen „ersten Eindruck“ sicher.
• Du hältst den Büroalltag stabil und vorausschauend am Laufen: Post, Bestellungen (z. B. Obst, Kaffee, Materialien), Inventar/Lager sowie die Basics rund um Küche, Meetingräume und Ordnung.
• Du schaffst Struktur statt alles selbst zu machen: Du etablierst alltagstaugliche Standards und Routinen, kommunizierst sie freundlich, aber verbindlich, und stärkst Mitverantwortung im Team in den Büroräumen, Lager und gemeinsamen Bereichen.
• Du steuerst Facility- und Infrastrukturthemen eigenständig: Wartungen/Instandhaltung erkennen, priorisieren, koordinieren und zuverlässig abschließen.
• Du organisierst und setzt Office-Projekte pragmatisch um (z. B. Möbel, Ausstattung, Optimierungen, Umstellungen/Umzug) und machst Verbesserungen sichtbar.
• Du machst Kultur-Basics verlässlich: von Welcome Lunch über Schlüssel/Zugänge bis zu internen Formaten (z. B. Swabian Meet) und Team-Events gemeinsam mit People & Culture.
• Du fungierst als Sicherheitsbeauftragte*r und koordinierst Arbeitssicherheits-Basics gemeinsam mit der externen Fachkraft und der Geschäftsführung (Termine, Dokumentation, Fristen, Maßnahmen-Nachverfolgung).

Profil:

• Du bist zuverlässig: Du übernimmst Aufgaben und bringst sie zu Ende.
• Du arbeitest strukturiert: Du planst, priorisierst und behältst den Überblick.
• Du bist proaktiv: Du siehst, was fehlt, und gehst Themen von selbst an – bevor sie zum Problem werden.
• Du bist durchsetzungsstark: Du setzt Standards durch und sprichst Dinge an, wenn sie nicht passen.
• Du bist serviceorientiert: Du hilfst schnell, freundlich und lösungsorientiert.
• Du bist teamfähig: Du arbeitest gern mit anderen zusammen und kommunizierst auf Augenhöhe.
• Du bist sprachsicher: Deutsch und Englisch sprichst du fließend.
• Du bist tool-affin: Google Workspace und Trello sind keine Herausforderung (Personio ist ein Plus).

Wir bieten:

Bei uns arbeitest du in einem wertschätzenden Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Wegen. Du gestaltest deine Arbeitszeit flexibel im Rahmen der Aufgaben, damit dein Alltag gut planbar bleibt und das Office gleichzeitig zuverlässig läuft. Wichtig für die Rolle: Wir brauchen dich überwiegend vor Ort in Stuttgart, weil du als zentrale Ansprechperson im Office wirklich Wirkung entfaltest. In der Regel ist ein Tag Homeoffice pro Woche möglich. Du erhältst ein faires, wettbewerbsfähiges Gehalt, das sich am regionalen Markt und an etablierten Standards vergleichbarer Industrieunternehmen orientiert. Dazu kommen 30 Urlaubstage, betriebliche Altersvorsorge, Bike-Leasing und eigene Parkplätze – plus Kaffee und Obst für den Alltag. Uns ist ein gutes Miteinander wichtig: Wir treffen uns monatlich als Team, organisieren gemeinsame Events und arbeiten in einem modernen Office mit guter Ausstattung und einem großen Pausenbereich zum Durchatmen. Wenn du dich weiterentwickeln möchtest, unterstützen wir dich mit internen Trainings sowie Sprach- und passenden Fachkursen, die dich in deiner Rolle wirklich voranbringen.