Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte unser Backoffice und führe Geschäftsprozesse in die digitale Zukunft.
- Unternehmen: Modernes, wachsendes Unternehmen mit Büros in Zürich und Basel.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Möglichkeiten und individuelle Weiterbildung.
- Weitere Informationen: Wertschätzendes Team und offene Unternehmenskultur.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Transformation und bringe deine Ideen ein.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Affinität zu IT-Themen erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, selbständige, organisierte und digital-affine Persönlichkeit, die unser Backoffice und die Administration professionell betreut und gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse in die digitale Zukunft führt.
Aufgaben
- Finanzen & Buchhaltung
- Abwicklung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (Rechnungen erfassen, prüfen, verbuchen)
- Fakturierung und Mahnwesen sowie Überwachung offener Posten
- Vorbereitung der Unterlagen für das Treuhandbüro (Quartals- und Jahresabschlüsse)
- Lohnbuchhaltung: Abrechnungen von AHV/IV, BVG, UVG, KTG, FAK, etc.
- Prüfung und Verbuchung von Spesenabrechnungen sowie Unterstützung bei Budgetierung, Reporting und KPIs – mit dem Ziel, diese Prozesse schrittweise zu automatisieren und zu optimieren
- Administration & Office Management
- Administratives Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, Pflege der Personalstammdaten
- Sicherstellen der monatlichen Zeitrapportierung für Projekte und Unterstützung der Projektleiter bei administrativen Aufgaben
- Organisation und Verwaltung des Zürcher & Basler Büros, Büromaterial- und IT-Equipment-Bestellungen, Post- und Paketmanagement sowie allgemeine Büroinfrastruktur
- Gewährleistung eines reibungslosen Büroalltags und Unterstützung bei der Planung von Team-Events, Workshops und Meetings
- Digitalisierung & Automatisierung
- Analyse der bestehenden Backoffice-Prozesse (Finanzen, Administration, HR) auf Optimierungs- und Automatisierungspotenzial
- Implementierung und Betreuung neuer digitaler Tools und Technologien (z.B. Einführung von Workflow-Automatisierungen, digitaler Belegverarbeitung oder KI-gestützten Auswertungstools), um Routineaufgaben zu automatisieren und effizienter zu gestalten
- Weiterentwicklung interner Prozesse: In enger Abstimmung mit dem Team Verbesserungen vorschlagen und umsetzen, z.B. Digitalisierung von Formularen, Optimierung von Genehmigungsabläufen und Integration von Systemen (Buchhaltung, CRM, Zeiterfassung)
- Verwaltung und Pflege unserer Kollaborationsplattformen (z.B. Microsoft Teams, SharePoint) und Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses im Unternehmen
- Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen; erster Ansprechpartner bei Fragen zur Nutzung von digitalen Tools im Backoffice
Qualifikation
- Kaufmännische Grundausbildung oder ähnlich gelagerte Berufserfahrung in Backoffice, Administration und zusätzliche Affinität zu IT-Themen. Ein Studium in Informatik oder Wirtschaftsinformatik ("FH/Uni") oder eine vergleichbare Weiterbildung ist von Vorteil
- Mehrjährige Erfahrung in administrativen Bereichen (z.B. Buchhaltung, Administration, Büroorganisation) sowie Erfahrung in der Digitalisierung von Prozessen oder Mitarbeit in Automatisierungsprojekten
- Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse: Versierter Umgang mit Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint etc.), Praxis mit Buchhaltungs- und Lohnabrechnungstools (z.B. Bexio) wird erwartet
- Technologie-affin und analytisch: Du hast eine schnelle Auffassungsgabe für digitale Tools und Prozesse und scheust dich nicht vor dem Einsatz von KI-basierten Anwendungen zur Effizienzsteigerung
- Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise, gepaart mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Kommunikationsstärke und Teamgeist: Du kannst dich klar ausdrücken, arbeitest gerne im Team und bist offen für Veränderungen. Eine Hands-on-Mentalität zeichnet dich aus, und du gehst proaktiv Herausforderungen an
- Sprachen: Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift ist ein Muss. Gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt; Französischkenntnisse sind von Vorteil
Benefits
- Eine Schlüsselrolle bei der digitalen Weiterentwicklung unseres Backoffice-Bereichs, in der du eigene Ideen einbringen und umsetzen kannst
- Ein modernes Büro im Herzen von Zürich mit zeitgemäßer Infrastruktur sowie der Möglichkeit, teilweise remote zu arbeiten (Home-Office nach Absprache)
- Flexible Arbeitszeitgestaltung in einem 40–60% Pensum
- Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration und IT
- Ein unterstützendes, wertschätzendes Team und eine offene Unternehmenskultur, die von Innovation und Zusammenarbeit geprägt ist
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Digitalisierung, Automatisierung und berufliche Entwicklung, um gemeinsam mit uns zu wachsen
Diese Rolle ist ideal für Kandidatinnen und Kandidaten, die administrative Exzellenz mit IT-Know-how verbinden möchten und Freude daran haben, traditionelle Backoffice-Aufgaben mittels moderner Technologien effizienter zu gestalten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Backoffice, Administration & Digitalisierung (40-60%) Arbeitgeber: Swiss Digital Network
Unser Unternehmen bietet eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung im Herzen von Zürich, wo du die Möglichkeit hast, aktiv an der digitalen Transformation unseres Backoffice mitzuwirken. Wir fördern eine offene Unternehmenskultur, die Teamarbeit und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten schätzt, und bieten dir flexible Arbeitszeiten sowie die Option auf Home-Office. Bei uns kannst du deine Ideen einbringen und in einem unterstützenden Team wachsen, während du abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration und IT übernimmst.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Backoffice, Administration & Digitalisierung (40-60%) erhalten könntest
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Backoffice oder in der Administration anstrebst, schau dir die Unternehmenswebsite genau an und finde heraus, wer die Entscheidungsträger sind. Kontaktiere sie direkt über LinkedIn oder per E-Mail, um dein Interesse zu zeigen und dich vorzustellen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking-Events! Besuche Veranstaltungen oder Webinare, die sich auf Digitalisierung und Administration konzentrieren. So kannst du nicht nur dein Wissen erweitern, sondern auch wertvolle Kontakte knüpfen, die dir bei deiner Jobsuche helfen können.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die neuesten Trends in der Digitalisierung und Automatisierung. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du aktiv zur digitalen Transformation des Unternehmens beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt dein echtes Interesse an der Position und gibt uns die Möglichkeit, dich besser kennenzulernen. Vergiss nicht, deine digitalen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Vordergrund zu stellen – das ist genau das, was wir suchen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Backoffice, Administration & Digitalisierung (40-60%) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine lockere Sprache und bringe deine Leidenschaft für die Digitalisierung und Administration zum Ausdruck.
Betone deine Erfahrungen:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen in der Buchhaltung und Administration. Zeige auf, wie du Prozesse optimiert oder digitalisiert hast – das ist genau das, was wir suchen!
Mach es übersichtlich:Halte deine Bewerbung klar und strukturiert. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So können wir schnell erkennen, dass du organisiert bist!
Bewirb dich über unsere Website:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir dich schneller kennenlernen und deine Unterlagen besser verwalten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Swiss Digital Network vorbereitet
✨Verstehe die Unternehmensvision
Informiere dich über die Ziele und Werte des Unternehmens. Zeige im Interview, dass du die Vision verstehst und wie deine Fähigkeiten zur digitalen Transformation und Optimierung der Geschäftsprozesse beitragen können.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du administrative Aufgaben erfolgreich gemeistert oder Prozesse digitalisiert hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Kompetenzen greifbar zu machen.
✨Zeige deine IT-Affinität
Sei bereit, über deine Erfahrungen mit digitalen Tools und Technologien zu sprechen. Erkläre, wie du diese in der Vergangenheit eingesetzt hast, um Effizienz zu steigern und Routineaufgaben zu automatisieren.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Bereite einige Fragen vor, die sich auf die Teamdynamik und die Unternehmenskultur beziehen. Das zeigt dein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit und hilft dir, herauszufinden, ob das Unternehmen zu dir passt.
