Backoffice, Administration & Digitalisierung (40-60%)

ppWir sind ein modernes, wachsendes Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich und einem Büro in Basel. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine bzuverlässige, selbständige, organisierte und digital-affine Persönlichkeit /b, die unser Backoffice und die Administration professionell betreut und gleichzeitig unsere Geschäftsprozesse in die digitale Zukunft führt. /p h3Aufgaben /h3 pFinanzen Buchhaltung /p ul liAbwicklung der bKreditoren- und Debitorenbuchhaltung /b (Rechnungen erfassen, prüfen, verbuchen) /li libFakturierung und Mahnwesen /b sowie Überwachung offener Posten /li liVorbereitung der Unterlagen für das Treuhandbüro (Quartals- und Jahresabschlüsse) /li libLohnbuchhaltung /b Abrechnungen von AHV/IV, BVG, UVG, KTG, FAK, etc. /li liPrüfung und Verbuchung von bSpesenabrechnungen /b sowie Unterstützung bei Budgetierung, Reporting und KPIs – mit dem Ziel, diese Prozesse schrittweise zu bautomatisieren /b und zu optimieren /li /ul pAdministration Office Management /p ul liAdministratives bOnboarding und Offboarding /b von Mitarbeitenden, Pflege der Personalstammdaten /li liSicherstellen der bmonatlichen Zeitrapportierung /b für Projekte und Unterstützung der Projektleiter bei administrativen Aufgaben /li liOrganisation und Verwaltung des Zürcher Basler Büros, bBüromaterial- und IT-Equipment-Bestellungen /b, Post- und Paketmanagement sowie allgemeine Büroinfrastruktur /li liGewährleistung eines breibungslosen Büroalltags /b und Unterstützung bei der Planung von Team-Events, Workshops und Meetings /li /ul pDigitalisierung Automatisierung /p ul liAnalyse der bestehenden bBackoffice-Prozesse /b (Finanzen, Administration, HR) auf bOptimierungs- und Automatisierungspotenzial /b /li liImplementierung und Betreuung neuer bdigitaler Tools /b und Technologien (z.B. Einführung von Workflow-Automatisierungen, digitaler Belegverarbeitung oder KI-gestützten Auswertungstools), um bRoutineaufgaben zu automatisieren /b und effizienter zu gestalten /li libWeiterentwicklung interner Prozesse /b: In enger Abstimmung mit dem Team Verbesserungen vorschlagen und umsetzen, z.B. Digitalisierung von Formularen, Optimierung von Genehmigungsabläufen und Integration von Systemen (Buchhaltung, CRM, Zeiterfassung) /li liVerwaltung und Pflege unserer bKollaborationsplattformen /b (z.B. Microsoft Teams, SharePoint) und Sicherstellung eines effektiven Informationsflusses im Unternehmen /li libSchulung der Mitarbeitenden /b im Umgang mit neuen Systemen und Prozessen; erster Ansprechpartner bei Fragen zur Nutzung von digitalen Tools im Backoffice /li /ul h3Qualifikation /h3 ul libKaufmännische Grundausbildung /b oder ähnlich gelagerte Berufserfahrung in Backoffice, Administration bund /b zusätzliche Affinität zu IT-Themen. Ein bStudium in Informatik oder Wirtschaftsinformatik /b (FH/Uni) oder eine vergleichbare Weiterbildung ist von Vorteil /li libMehrjährige Erfahrung /b in administrativen Bereichen (z.B. Buchhaltung, Administration, Büroorganisation) sowie Erfahrung in der bDigitalisierung von Prozessen /b oder Mitarbeit in Automatisierungsprojekten /li liSehr gute bIT-Anwenderkenntnisse /b: Versierter Umgang mit Microsoft 365 (Excel, Teams, SharePoint etc.), Praxis mit bBuchhaltungs- und Lohnabrechnungstools /b (z.B. Bexio) wird erwartet /li libTechnologie-affin /b und banalytisch /b: Du hast eine schnelle Auffassungsgabe für digitale Tools und Prozesse und bscheust dich nicht vor dem Einsatz von KI-basierten Anwendungen /b zur Effizienzsteigerung /li libStrukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise /b, gepaart mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein /li libKommunikationsstärke /b und Teamgeist: Du kannst dich klar ausdrücken, arbeitest gerne im Team und bist offen für Veränderungen. Eine bHands-on-Mentalität /b zeichnet dich aus, und du gehst proaktiv Herausforderungen an /li libSprachen /b: Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift ist ein Muss. Gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt; bFranzösischkenntnisse /b sind von Vorteil /li /ul h3Benefits /h3 pWir bieten dir: /p ul liEine bSchlüsselrolle /b bei der digitalen Weiterentwicklung unseres Backoffice-Bereichs, in der du eigene bIdeen einbringen und umsetzen /b /li liEin modernes Büro im Herzen von Zürich mit zeitgemäßer Infrastruktur sowie der Möglichkeit, teilweise bremote zu arbeiten /b (Home-Office nach Absprache) /li libFlexible Arbeitszeitgestaltung /b in einem 40–60% Pensum /li liViel bGestaltungsspielraum /b und abwechslungsreiche Aufgaben an der Schnittstelle von Administration und IT /li liEin bunterstützendes, wertschätzendes Team /b und eine offene Unternehmenskultur, die von Innovation und Zusammenarbeit geprägt ist /li liIndividuelle bWeiterbildungsmöglichkeiten /b im Bereich Digitalisierung, Automatisierung und berufliche Entwicklung, um gemeinsam mit uns zu wachsen /li /ul pDiese Rolle ist ideal für Kandidatinnen und Kandidaten, die administrative Exzellenz mit IT-Know-how verbinden möchten und Freude daran haben, btraditionelle Backoffice-Aufgaben mittels moderner Technologien effizienter zu gestalten /b. /p /p #J-18808-Ljbffr