Auf einen Blick
- Aufgaben: Selbstständige Organisation und Unterstützung in der Abteilung Europa.
- Unternehmen: Dynamisches Team im Herzen der Europapolitik.
- Vorteile: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und Unterstützung für Gesundheit am Arbeitsplatz.
- Weitere Informationen: Freue dich auf ein vielfältiges und unterstützendes Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Schweiz und bringe deine Perspektiven ein.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in Assistenz, idealerweise international.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 1000 - 2000 € pro Monat.
Bern, Schweiz | 70-70%
Verantwortlichkeiten
- Selbständiges Führen des Sekretariats des Chefs EU-Koordination, inkl. Terminkoordination und Besucherbetreuung;
- Zusammenstellung von relevanten Unterlagen für Treffen und Sitzungen auf Stufe Bundespräsidium, Vorsteher EDA, Staatssekretär und für die Abteilung;
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Anlässen und Treffen;
- Kreditorenworkflow im SAP und Mitbetreuung des Abteilungsbudgets;
- Eigenständiges Durchführen der Geschäftsverwaltungsprozesse (Acta Nova) der Abteilung inkl. Ämterkonsultationen;
- Stellvertretung der Assistenz des stv. Staatsekretärs und Chef der Abteilung Europa;
- Mitarbeit im Assistenzpool der Abteilung;
- Redigieren von Korrespondenz;
- Abteilungsinterne Betreuung der Bundesratsgeschäfte.
Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung;
- Mehrere Jahre Berufserfahrung in höherer und/oder persönlicher Assistenz, idealerweise im internationalen Umfeld und/oder in der Bundesverwaltung;
- Sehr gute Kenntnisse zweier Amtssprachen und gute Englischkenntnisse, Grundkenntnisse der dritten Amtssprache von Vorteil;
- Sorgfältige, präzise Arbeitsweise;
- Gute Umgangsformen, Freude am Kontakt und ausgewiesene Teamfähigkeit;
- Flexibel und belastbar mit hoher Dienstleistungsorientierung;
- Integre, vertrauenswürdige und loyale Persönlichkeit.
Werden Sie Teil eines dynamischen Teams im Herzen der Europapolitik.
Benefits
- Arbeiten für die Schweiz – Wir setzen uns für das Erfolgsmodell Schweiz ein und arbeiten zum Wohl der Bevölkerung.
- Gelebte Vielfalt – Dank Chancengleichheit entfalten wir unsere Kompetenzen und bringen unterschiedliche Perspektiven ein.
- Gesund am Arbeitsplatz – Wir unterstützen und beraten unsere Mitarbeitenden im Bereich der physischen und psychischen Gesundheit.
Assistent/in Abteilung Europa, Bern Arbeitgeber: Swiss Federal Administration
Als Arbeitgeber im Herzen der Europapolitik in Bern bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Teil eines dynamischen Teams zu werden, das sich für das Wohl der Bevölkerung einsetzt. Unsere gelebte Vielfalt und Chancengleichheit fördern eine inklusive Arbeitskultur, während wir gleichzeitig die physische und psychische Gesundheit unserer Mitarbeitenden unterstützen. Zudem profitieren Sie von umfangreichen Entwicklungsmöglichkeiten und einem stabilen Arbeitsumfeld, das auf Integrität und Teamarbeit basiert.
Kontaktdaten:
Swiss Federal Administration Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent/in Abteilung Europa, Bern erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor. Informiere dich über die Abteilung Europa und deren aktuelle Themen. Zeige, dass du wirklich interessiert bist!
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Soft Skills! In der Assistenz sind Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke entscheidend. Bring Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung mit, die das unterstreichen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent/in Abteilung Europa, Bern mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!:Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau für diese Position brennst. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Sei präzise und strukturiert:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und übersichtlich ist. Gliedere deine Unterlagen gut und achte auf eine fehlerfreie Sprache. Wir lieben sorgfältige und präzise Arbeitsweisen!
Hebe deine Erfahrungen hervor:Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen in der Assistenz und wie sie dich auf diese Rolle vorbereitet haben. Zeige uns, dass du die nötigen Skills mitbringst, um im internationalen Umfeld erfolgreich zu sein.
Bewirb dich über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles schnell und unkompliziert erhalten und du keine wichtigen Schritte verpasst.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Swiss Federal Administration vorbereitet
✨Informiere dich über die Organisation
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Organisation und ihre Ziele verschaffen. Informiere dich über aktuelle Projekte und Herausforderungen im Bereich der Europapolitik, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Assistenz und im Umgang mit internationalen Partnern zeigen. Bereite Beispiele vor, die deine Teamfähigkeit, Flexibilität und Dienstleistungsorientierung unter Beweis stellen.
✨Präsentiere deine Sprachkenntnisse
Da gute Kenntnisse in mehreren Amtssprachen gefordert sind, sei bereit, deine Sprachkenntnisse im Interview zu demonstrieren. Du könntest beispielsweise kurze Antworten oder Erklärungen in den geforderten Sprachen geben, um deine Fähigkeiten zu zeigen.
✨Zeige deine organisatorischen Fähigkeiten
Da die Rolle viel Organisationstalent erfordert, bereite dich darauf vor, Fragen zu deiner Arbeitsweise und deinen Methoden zur Terminkoordination und Reiseorganisation zu beantworten. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
