Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Departementsleiterin Research in einem internationalen Forschungsumfeld.
- Unternehmen: Renommiertes Institut für globale Gesundheit mit multikulturellem Team.
- Vorteile: Attraktive Arbeitsbedingungen, flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Weitere Informationen: Inklusives Arbeitsumfeld, das Vielfalt schätzt und respektiert.
- Warum dieser Job: Trage zu sinnstiftenden globalen Gesundheitsprojekten bei und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent:in und gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 5000 - 7000 € pro Monat.
Das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut (Swiss TPH) ist ein weltweit renommiertes Institut auf dem Gebiet der globalen Gesundheit mit besonderem Fokus auf Länder mit niedrigen und mittleren Einkommen. Assoziiert mit der Universität Basel, verbindet das Swiss TPH Forschung, Lehre und Dienstleistungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Rund 1'000 Personen aus 96 Ländern arbeiten am Swiss TPH in Bereichen wie Infektionskrankheiten und nicht-übertragbare Krankheiten, Umwelt, Gesellschaft und Gesundheit sowie Gesundheitssysteme und -programme.
Zur Unterstützung unserer neuen Departementsleiterin Research suchen wir per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung eine:n Assistent:in. Bei uns können Sie Ihre Organisationsstärke in ein internationales Forschungsumfeld mit viel Wirkung einbringen. Neben administrativer und organisatorischer Entlastung der Departementsleiterin Research (400 Staff) koordinieren Sie zentrale Prozesse und tragen dazu bei, dass globale Gesundheitsprojekte effizient vorangetrieben werden. Die personelle Führung der 7 Assistent:innen des Research Admin Teams ergänzt diese spannende Rolle in unserem Institut.
Ihre verschiedenen Aufgaben beinhalten:
- Terminkoordination mit internen und externen Partnern, Agendaführung der Departementsleiterin sowie Organisation von Meetings, Anlässen, Workshops und kleineren Events
- Verantwortung für die Erledigung von allgemeinen administrativen Arbeiten: Protokollführung, Korrespondenz, Spesenmanagement, Rechnungen, Pflege von Adressendatenbanken
- Erstellen und Einholen von Entscheidungsgrundlagen für Briefings, Reports, strukturierte Übersichten, Budgets sowie Monitoring
- Koordination der Betreuung von 35 Forschungsgruppenleitenden
- Organisation, Vor- und Nachbereitung der Forschungskonferenzen (Research Council und Senior Research Council) sowie des wöchentlichen Research Plenary
- Koordination der Zusammenarbeit mit den weiteren Departementen des Swiss TPH
Diese Erfahrungen und Fähigkeiten bringen Sie mit:
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistent:in, von Vorteil auf Direktionsebene
- 3-5 Jahre Führungserfahrung und gute Delegationsfähigkeiten
- Ausgezeichnete mündliche wie schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse, gute Französischkenntnisse sind von Vorteil, zudem starke transkulturelle Kompetenz
- Ausgeprägte selbständige Arbeitstätigkeit, grosses Verantwortungsbewusstsein, Stärke im Priorisieren und hohe Flexibilität bei kurzfristigen Anfragen, ohne den Qualitätsanspruch aus den Augen zu verlieren
- Dienstleistungsorientierte, kritische, innovative und vorausschauende Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen (höchste Verlässlichkeit und Diskretion), hoher Belastbarkeit sowie teamorientierter Wesensart
- Hervorragende Kenntnisse von MS Office sowie schnelle Auffassungsgabe für neue IT-Tools
Wir bieten Ihnen:
- Die Möglichkeit, an der sinnstiftenden Mission eines international renommierten Instituts für globale Gesundheit mitzuwirken
- Ein unterstützendes, kollegiales und multikulturelles Arbeitsumfeld
- Einen modernen Arbeitsplatz in unserem Hauptsitz in Allschwil, im Zentrum eines führenden Life-Sciences- und Biotech-Clusters
- Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Fachpersonen aus verschiedenen Disziplinen und Karrierestufen
- Vielfältige Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Attraktive Arbeitsbedingungen, die je nach Funktion auch Remote Work und flexible Arbeitszeitgestaltung umfassen
Rahmenbedingungen:
- Startdatum: per 1. August 2026 oder nach Vereinbarung
- Vertragsdauer: unbefristet
- Arbeitspensum: 80-100%
- Arbeitsort: Allschwil, Schweiz
- Reisetätigkeit: keine
- Interne Stellenbezeichnung: Administrative Officer
Am Swiss TPH pflegen wir ein inklusives und vielfältiges Arbeitsumfeld, das Unterschiede in Bezug auf Geschlecht, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Beeinträchtigung, sexuelle Orientierung und sozioökonomischen Hintergrund wertschätzt und respektiert. Wir sind überzeugt, dass Vielfalt unsere Arbeit bereichert, und engagieren uns für Chancengleichheit für alle.
Assistent:in der Head of Research (80 – 100%) Arbeitgeber: Swiss Tropical and Public Health Institute
Das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut (Swiss TPH) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, in einem internationalen und multikulturellen Umfeld zu arbeiten, das sich für globale Gesundheit einsetzt. Mit einem starken Fokus auf persönliche und fachliche Weiterentwicklung sowie flexiblen Arbeitsbedingungen, einschließlich Remote Work, fördert das Swiss TPH eine unterstützende und kollegiale Arbeitsatmosphäre. Hier können Sie Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einer sinnstiftenden Mission einbringen und Teil eines dynamischen Teams werden, das an der Spitze der Forschung steht.
Kontaktdaten:
Swiss Tropical and Public Health Institute Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistent:in der Head of Research (80 – 100%) erhalten könnten
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Konferenzen, Workshops oder einfach beim Kaffee – persönliche Kontakte können dir Türen öffnen, die du sonst vielleicht nicht gefunden hättest.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Recherchiere gezielt nach Unternehmen, die dich interessieren, und kontaktiere sie direkt. Zeig dein Interesse und frage nach möglichen Möglichkeiten – manchmal gibt es Positionen, die noch nicht ausgeschrieben sind!
✨Bereite dich auf Gespräche vor!
Informiere dich über das Swiss TPH und seine Projekte. Wenn du im Vorstellungsgespräch zeigst, dass du die Mission und Werte des Instituts verstehst, hinterlässt du einen bleibenden Eindruck. Bereite auch Fragen vor, die du stellen möchtest – das zeigt dein Engagement!
✨Bewirb dich über unsere Website!
Wenn du eine Stelle gefunden hast, die dich anspricht, bewirb dich direkt über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für globale Gesundheit zu zeigen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistent:in der Head of Research (80 – 100%) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Begeisterung für die Position durchscheinen.
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Gliedere deinen Lebenslauf und dein Anschreiben klar, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können.
Pass auf die Details auf!:Korrekturlesen ist ein Muss! Achte darauf, dass keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler in deiner Bewerbung sind. Das zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere offizielle Website. So können wir deine Unterlagen schnellstmöglich bearbeiten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Swiss Tropical and Public Health Institute vorbereitet
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv mit dem Schweizerischen Tropen- und Public Health-Institut auseinandersetzen. Verstehe ihre Mission, die aktuellen Forschungsprojekte und die Herausforderungen im Bereich der globalen Gesundheit. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Organisationsfähigkeiten und Führungskompetenzen unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu zeigen, wie du in der Vergangenheit erfolgreich gearbeitet hast.
✨Stelle Fragen
Bereite einige durchdachte Fragen für das Interview vor. Frage nach den Erwartungen an die Rolle, den Herausforderungen im Team oder den zukünftigen Projekten des Instituts. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und dir Gedanken über deine mögliche Rolle machst.
✨Präsentiere deine Sprachkenntnisse
Da ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse gefordert sind, sei bereit, in beiden Sprachen zu kommunizieren. Wenn du auch Französisch sprichst, erwähne das unbedingt! Zeige, dass du in einem internationalen Umfeld arbeiten kannst und bereit bist, dich weiterzuentwickeln.
