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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das FSB-Sekretariat mit administrativen und sekretariellen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Werde Teil einer internationalen Organisation, die sich mit Finanzfragen beschäftigt.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Erlebe eine dynamische Arbeitsumgebung mit internationalem Flair und wertvollen Networking-Möglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Erforderlich sind Erfahrung in administrativen Rollen und Kenntnisse in Microsoft Office.
- Andere Informationen: Du wirst an wichtigen Meetings mit internationalen Stakeholdern teilnehmen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Umfassende administrative und sekretarielle Unterstützung für das FSB-Sekretariat. Koordination der Arrangements für interne und externe FSB-Meetings und Veranstaltungen (einschließlich, für einige Meetings, vor Ort am externen Standort). Kommunikation mit den Meeting-Services und der Gastgeberbehörde. Formatierung und Korrekturlesen von Berichten und FSB-Dokumenten gemäß den Richtlinien. Sicherstellung der angemessenen Verteilung. Beantwortung allgemeiner E-Mail-Anfragen und Weiterleitung an andere Mitglieder des Sekretariats, falls erforderlich. Organisation von Geschäftsreisen für Mitglieder des Sekretariats und Vereinbarung von Terminen. Zusammenstellung und Überprüfung aller reisebezogenen Dokumente. Ausfüllen von Spesenabrechnungen für die Finanzabteilung. Vereinbarung von Terminen für Mitglieder des Sekretariats. Pflege einer chronologischen Datei, in der relevante Dokumente für bevorstehende Termine aufbewahrt werden. Nutzung der Standardsoftware Microsoft Office und SharePoint.
Anforderungen:
- Nachgewiesene Erfahrung in administrativen oder sekretariellen Rollen, vorzugsweise in einer internationalen oder finanziellen Organisation.
- Koordination von Veranstaltungen/Meetings, hauptsächlich persönliche Meetings (intern und extern) mit internationalen Stakeholdern auf unterschiedlichen Hierarchieebenen.
- Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Administrative Officer Arbeitgeber: Swisslinx
Kontaktperson:
Swisslinx HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administrative Officer
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen, die in der internationalen oder finanziellen Branche tätig sind. Engagiere dich in Gruppen und Diskussionen, die sich mit administrativen Themen befassen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die während des Vorstellungsgesprächs gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Eventkoordination und im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern zeigen.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Kenntnisse in Microsoft Office Suite! Vielleicht kannst du ein kleines Projekt oder eine Präsentation erstellen, die deine Fähigkeiten in Word, Excel und PowerPoint demonstriert. Das kann einen positiven Eindruck hinterlassen.
✨Tip Nummer 4
Informiere dich über die FSB und deren aktuelle Projekte oder Veranstaltungen. Wenn du während des Gesprächs spezifische Informationen oder Ideen einbringst, zeigst du dein Interesse und Engagement für die Position.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administrative Officer
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Anforderungen: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen, wie Erfahrung in administrativen oder sekretariellen Rollen sowie Kenntnisse in der Koordination von Veranstaltungen. Stelle sicher, dass du diese Punkte in deiner Bewerbung ansprichst.
Betone relevante Erfahrungen: Hebe in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine bisherigen Erfahrungen hervor, die für die Position als Administrative Officer relevant sind. Konzentriere dich auf deine Fähigkeiten in der Organisation von Meetings und der Nutzung von Microsoft Office.
Präzise und klar formulieren: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und präzise ist. Verwende einfache Sprache und vermeide Fachjargon, es sei denn, er ist für die Position relevant. Korrekturlesen ist wichtig, um Rechtschreibfehler zu vermeiden.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du an dieser Position interessiert bist und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur Erfüllung der Aufgaben beitragen können. Zeige deine Begeisterung für die Arbeit im internationalen Umfeld.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Swisslinx vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deiner Erfahrung in administrativen und sekretariellen Rollen. Überlege dir Beispiele, die deine Fähigkeiten in der Organisation von Meetings und der Koordination von Veranstaltungen zeigen.
✨Kenntnis der Microsoft Office Suite
Da die Stelle Kenntnisse in Microsoft Office erfordert, solltest du sicherstellen, dass du mit den Programmen vertraut bist. Bereite dich darauf vor, deine Fähigkeiten in Word, Excel und PowerPoint zu demonstrieren.
✨Verstehe die Anforderungen der Rolle
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die du übernehmen würdest, wie das Formatieren und Korrekturlesen von Berichten. Zeige, dass du die Wichtigkeit dieser Aufgaben verstehst und bereit bist, sie gewissenhaft zu erledigen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern erfordert, sei bereit, Beispiele für deine Kommunikationsfähigkeiten zu geben. Betone, wie du E-Mail-Anfragen bearbeitet und Informationen effektiv weitergeleitet hast.
