Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere administrative und operationale Aktivitäten in einem dynamischen Team.
- Unternehmen: Führendes Unternehmen im Bereich Immobilien- und Facility Management.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Projekte und die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung.
- Weitere Informationen: Arbeiten in einem internationalen Umfeld mit tollen Karrierechancen.
- Warum dieser Job: Gestalte innovative Projekte und arbeite mit verschiedenen Stakeholdern zusammen.
- Qualifikationen: Mindestens 6 Jahre Erfahrung in der Geschäftsanalyse oder Projektkoordination.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 59400 - 72600 € pro Jahr.
Als Senior Operations Coordination Support werden Sie hochrangige administrative und Koordinationsunterstützung innerhalb des Real Estate Facility Management-Teams bieten. Sie arbeiten unabhängig in einer Matrixumgebung und werden mit Projektmanagern, Ingenieuren, Architekten, Beschaffung, Unternehmenssicherheit, leitenden Stakeholdern und externen Lieferanten zusammenarbeiten.
Über den Kunden
- Standort: Basel
- Start: November 2026, spätestens Dezember 2026
- Dauer: 2-Jahres-Vertrag mit möglicher Verlängerung
- Arbeitsaufwand: 80% bevorzugt
Anforderungen
- Koordination administrativer und operativer Aktivitäten über Projekte, Meetings, Termine, Konferenzen und Reisen.
- Erstellung professioneller Dokumente, Korrespondenz, Berichte, Agenden und Protokolle, einschließlich Materialien für leitende und Vorstandsebene Stakeholder.
- Zusammenstellung, Analyse und Zusammenfassung von Daten zur Erstellung von Statusberichten, Identifizierung von Trends und Unterstützung der Entscheidungsfindung.
- Unterstützung bei der Budgetverwaltung, einschließlich Kostenüberwachung und Vorbereitung von Daten für die Budgetkontrolle und -berichterstattung.
- Management von Beschaffungsaktivitäten, einschließlich Bestellanforderungen, Bestellungen und PO-Eingangsmanagement.
- Unterstützung von Projektmanagern bei Dokumentationen, Geschäftsfällen und allgemeiner Projektkoordination.
- Pflege der Abteilungsunterlagen und Sicherstellung, dass die Aktivitäten den relevanten internen Richtlinien und Verfahren entsprechen.
- Koordination des Zugangs und der Einarbeitung für externe Lieferanten, Berater und andere Teammitglieder.
- Beitrag zu Prozessverbesserungen und Unterstützung bei der Einhaltung von Prioritäten und Aktivitäten im gesamten Team.
Kompetenzen
- Über 6 Jahre relevante Erfahrung in der Betriebswirtschaft, Projekt-/Programmunterstützung, Operationskoordination, PMO oder einem ähnlichen Umfeld.
- Fließend in Englisch und Deutsch.
- Starke Erfahrung in der Unterstützung von Projektmanagern bei Administration, Koordination, Meetings, Dokumentation und budgetbezogenen Aktivitäten.
- Praktische Erfahrung in der Budgetüberwachung/Kostenkontrolle und Beschaffung, einschließlich Bestellanforderungen und Bestellungen.
- Starke analytische und numerische Fähigkeiten mit Erfahrung in der Erstellung und Analyse von Daten für Berichte und Entscheidungsfindung.
- Sichere Nutzung von Microsoft Office und die Bereitschaft, neue Systeme und Tools zu erlernen.
- Erfahrung in der Arbeit mit Richtlinien, Verfahren und strukturierten Geschäftsprozessen.
- Eine Affinität zu Real Estate / Facility Management oder projektbasierten Umgebungen ist sehr wünschenswert.
- Ausbildung in Betriebswirtschaft, Projektmanagement, Büromanagement oder einem verwandten Bereich oder gleichwertige Berufserfahrung.
- Hochgradig organisiert, detailorientiert und in der Lage, unabhängig zu arbeiten, während sich die Prioritäten ändern.
- Starke Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv mit leitenden Stakeholdern, Lieferanten und multidisziplinären Teams zusammenzuarbeiten.
Senior Operations Coordination Support Arbeitgeber: Swisslinx
Swisslinx bietet eine dynamische und innovative Arbeitsumgebung in Zürich, die es Ihnen ermöglicht, an spannenden Projekten im Bereich der strukturierten Produkte zu arbeiten. Unsere Unternehmenskultur fördert Teamarbeit und kontinuierliches Lernen, während wir Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung bieten. Genießen Sie die Vorteile eines agilen Arbeitsumfelds, das Kreativität und Eigenverantwortung schätzt und gleichzeitig eine ausgewogene Work-Life-Balance unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Senior Operations Coordination Support erhalten könntest
✨Nutze lokale Immobilien-Events
Halt Ausschau nach Immobilien-Messen oder Networking-Events in deiner Stadt. Diese Veranstaltungen sind perfekte Gelegenheiten, um mit Branchenprofis ins Gespräch zu kommen und dir einen Namen zu machen. Vielleicht gibt es sogar die Möglichkeit, direkt mit Unternehmen wie Swisslinx zu schnacken!
✨Engagier dich in Immobilien-Communities
Schau dir lokale oder virtuelle Immobilien-Communities auf sozialen Netzwerken an. Dort kannst du wertvolle Einblicke gewinnen, Fragen stellen und Kontakte knüpfen. Wenn du dich aktiv beteiligst, bleibt dein Name im Gedächtnis – und das kann dir später bei der Jobsuche enorm helfen!
✨Frühzeitig bewerben!
Bei befristeten Stellen gibt es oft feste Fristen, also lass dir nicht zu viel Zeit. Viele Unternehmen suchen nach kurzfristigen Lösungen, und wir wissen, dass Swisslinx vielleicht genau jetzt Bedarf hat. Schau regelmäßig auf deren Website vorbei, um keine Gelegenheit zu verpassen!
✨Zeig dein Interesse an aktuellen Trends
Im Immobiliensektor ist es wichtig, up-to-date zu sein. Zeig in Gesprächen, dass du über lokale Marktbedingungen und aktuelle Entwicklungen informiert bist. Das zeigt, dass du engagiert und motiviert bist, und kann den Unterschied machen, wenn du mit Swisslinx ins Gespräch kommst!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Senior Operations Coordination Support mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Lebenslauf auf die Immobilienbranche anpassen:Stell sicher, dass dein Lebenslauf relevante Erfahrungen in der Immobilienbranche hervorhebt, wie z. B. Praktika oder Nebentätigkeiten in der Immobilienverwaltung. Zeige auch deine Kenntnisse über den Markt, besondere Fähigkeiten in der Kundenbetreuung oder gegebenenfalls gegebene Zertifikate, die du in diesem Bereich erworben hast.
Motivation ist der Schlüssel:Da es sich um eine befristete Stelle handelt, ist es wichtig, in deinem Anschreiben zu erklären, warum du gerade für diese Position bei Swisslinx brennst. Teile deine langfristigen Ziele und wie diese Stelle dir helfen kann, beruflich zu wachsen und gleichzeitig das Unternehmen zu unterstützen.
Referenzen aus der Branche verwenden:Wenn möglich, lasse dich von ehemaligen Kollegen oder Vorgesetzten aus der Immobilienbranche empfehlen. Diese Referenzen können dir einen echten Vorteil verschaffen und belegen, dass du in diesem Bereich bereits erfolgreich warst, auch wenn es nur kurz war.
Bitte keine Standardanschreiben!:Vermeide es, ein generisches Anschreiben zu verwenden. Stattdessen solltest du konkret auf Swisslinx und die speziellen Anforderungen der Stelle eingehen. Zeige, dass du dich mit dem Unternehmen und seinen Werten identifiziert hast und dass du wirklich an diesem Job interessiert bist.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Swisslinx vorbereitet
✨Verstehe die Branche
Mach dich mit aktuellen Trends im Immobilienmarkt vertraut. Zeig bei Swisslinx, dass du die verschiedenen Immobilienarten und die aktuellen Entwicklungen verstehst – sei es in der Wohn- oder Gewerbeimmobilienbranche. Das zeigt, dass du nicht nur an dem Job interessiert bist, sondern auch an der Branche insgesamt.
✨Präsentier dein Portfolio
Wenn du Praxisprojekte oder Tätigkeiten hast, die deine Fähigkeiten im Immobilienbereich zeigen, bring diese mit! Bei einem befristeten Job kannst du damit überzeugen, dass du bereits Erfahrung hast. Denk an Projekte, die deine Kenntnisse in der Marktanalyse oder der Kundenberatung demonstrieren.
✨Technische Tools beherrschen
Mach dich mit den gängigen Softwaretools vertraut, die in der Immobilienbranche genutzt werden, z.B. CAD-Software oder spezielle Immobilienmanagement-Tools. Bei Swisslinx wirst du sehr wahrscheinlich beim Umgang damit getestet – also sei bereit für technische Fragen oder Praxisszenarien.
✨Motivation und Lernbereitschaft
Da es sich um eine befristete Anstellung handelt, ist es wichtig, dass du deine Motivation und Lernbereitschaft unter Beweis stellst. Sei bereit zu erklären, wie du dich in kurzer Zeit schnell einarbeiten kannst und was du aus dieser Erfahrung mitnehmen möchtest.
