Executive Administrative Assistant - 6 months contract

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Executive Administrative Assistant - 6 months contract

Vollzeit 60000 - 80000 € / Jahr (geschätzt) Kein Homeoffice möglich

Auf einen Blick

Aufgaben: Unterstützung des CEO und der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben und Koordination von Meetings.
Unternehmen: Wir sind ein gleichberechtigter Arbeitgeber, der Vielfalt in unserem Team schätzt.
Vorteile: 6-Monats-Vertrag mit der Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit Führungskräften.
Weitere Informationen: Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen ist erforderlich.
Warum dieser Job: Spielen Sie eine Schlüsselrolle in der Unterstützung der Unternehmensführung und des Vorstands.
Qualifikationen: Fließend in Englisch und Französisch; Deutsch ist ein starkes Plus.

Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.

Als gleichberechtigter Arbeitgeber begrüßen wir Kandidaten aus allen Hintergründen, Erfahrungen und Perspektiven, die unserem Team beitreten und zu unserem gemeinsamen Erfolg beitragen möchten.

Als gute/r Kommunikator/in, großartige/r Multitasker/in und in einer technischen Umgebung wohlfühlend, spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Bearbeitung administrativer Aufgaben zur Unterstützung des CEO, des Executive Managements und des Vorstands, um eine nahtlose Koordination sicherzustellen.

Verantwortlichkeiten

Unterstützung des Executive Managements: Eingehende Post bearbeiten, Briefe und andere Korrespondenz entwerfen. Dokumente in Englisch, Französisch und idealerweise Deutsch Korrektur lesen und korrigieren. Eine Vielzahl von administrativen und unterstützenden Aufgaben täglich erledigen. Als Vertretung für den Assistenten des CEO/Medienbeziehungen (ZH) fungieren, wenn nötig. Mit allen Abteilungen und Prüfern für verschiedene Anfragen (z.B. Protokollauszüge, Notariatsbüro, Pässe, Unterschriften) kommunizieren.
Executive Management-Meetings: Die wöchentlichen Meetings planen und bei der Vorbereitung unterstützen (z.B. Verteilung der Tagesordnung und Materialien) und entsprechende Unterstützung und Koordination sicherstellen. Ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung gewährleisten, einschließlich über die Software, die für Meetings verwendet wird (Convene) und digitale Ablage. An Meetings teilnehmen und den ersten Entwurf der Protokolle zur Überprüfung durch den Sekretär vorbereiten. Logistik mit externen Veranstaltungsorten für spezifische Meetings organisieren und koordinieren. Verschiedene andere Aufgaben in Abstimmung mit dem Executive Management.
Unterstützung des Vorstands und verwandte Meetings: Den Vorsitzenden des Vorstands bei der Organisation von Vorstandssitzungen und Ausschusssitzungen unterstützen und alle erforderlichen Hilfestellungen bieten (z.B. Koordination mit Veranstaltungsorten, Zugangsmanagement, Transport- und Hotelreservierungen, rechtzeitige Dokumentenverteilung, Verwaltung von Unterschriften nach Bedarf, Aktualisierung des Handelsregisters, Pflege einer aktuellen Bibliothek interner Vorschriften und anderer offizieller Dokumente usw.). Verschiedene wichtige Meetings wie das jährliche Strategietreffen und andere Offsite-Meetings (z.B. Schulungen) organisieren. Spezifische interne Kommunikation der Gruppe koordinieren (z.B. Handelsperioden).

Qualifikationen

Ausgezeichnetes Servicebewusstsein, zwischenmenschliche Fähigkeiten und Diplomatie.
Diskretion und Professionalität im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unabhängig mit gesundem Urteilsvermögen zu arbeiten.
Detailorientiert, proaktiv, einfallsreich mit einer positiven Einstellung.
Energiegeladen und komfortabel im Umgang mit Führungskräften.
Fließend in Englisch und Französisch. Deutsch ist ein sehr starker Vorteil.
Ausgezeichnete Schreib-, Korrektur- und Bearbeitungsfähigkeiten (obligatorisch in Englisch).
Ausgezeichnete Computerkenntnisse, einschließlich Microsoft Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint und Excel).