Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Management und die Vorstandschaft bei administrativen Aufgaben und Koordination.
- Unternehmen: Dynamisches Unternehmen, das Vielfalt und Inklusion schätzt.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, wertvolle Erfahrungen und ein unterstützendes Team.
- Weitere Informationen: Sei bereit für eine spannende Herausforderung in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem spannenden Umfeld.
- Qualifikationen: Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und Organisationstalent sind ein Muss.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Als gleichberechtigter Arbeitgeber begrüßen wir Kandidaten aus allen Hintergründen, Erfahrungen und Perspektiven, die unserem Team beitreten und zu unserem gemeinsamen Erfolg beitragen möchten.
Jobbeschreibung: Als gute/r Kommunikator/in, großartige/r Multitasker/in und in einer technischen Umgebung sicher, spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Bearbeitung administrativer Aufgaben zur Unterstützung des CEO, des Executive Managements und des Vorstands, um eine nahtlose Koordination sicherzustellen.
Verantwortlichkeiten- Unterstützung des Executive Managements:
- Behandlung eingehender Post, Verfassen von Briefen und anderer Korrespondenz.
- Korrekturlesen und Korrigieren von Dokumenten in Englisch, Französisch und idealerweise Deutsch.
- Durchführung einer Vielzahl von administrativen und unterstützenden Aufgaben nach Bedarf täglich.
- Kontaktaufnahme und Vertretung des Assistenten des CEO/Medienbeziehungen (ZH) nach Bedarf.
- Zusammenarbeit mit allen Abteilungen und Prüfern für verschiedene Anfragen (z.B. Protokollauszüge, Notar, Pässe, Unterschriften).
- Executive Management-Meetings:
- Planung und Unterstützung bei der Vorbereitung der wöchentlichen Meetings (z.B. Verteilung der Tagesordnung und Materialien) und Sicherstellung entsprechender Unterstützung und Koordination.
- Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentenverwaltung, einschließlich über die Software, die für Meetings verwendet wird (Convene) und digitale Ablage.
- Teilnahme an Meetings und Erstellung des ersten Entwurfs der Protokolle zur Überprüfung durch den Sekretär.
- Organisation und Koordination der Logistik mit externen Veranstaltungsorten für spezifische Meetings.
- Verschiedene andere Aufgaben in Abstimmung mit dem Executive Management.
- Unterstützung des Vorstands und verwandter Meetings:
- Unterstützung des Vorsitzenden des Vorstands bei der Organisation von Vorstandssitzungen und Ausschusssitzungen sowie Bereitstellung aller erforderlichen Unterstützung (z.B. Koordination mit Veranstaltungsorten, Zugangsmanagement, Transport und Hotelreservierungen, rechtzeitige Verteilung von Dokumenten, Verwaltung von Unterschriften nach Bedarf, Aktualisierung des Handelsregisters, Pflege einer aktuellen Bibliothek interner Vorschriften und anderer offizieller Dokumente usw.).
- Organisation verschiedener wichtiger Meetings wie das jährliche Strategiemeeting und andere Offsite-Meetings (z.B. Schulungen).
- Koordination spezifischer interner Kommunikation der Gruppe (z.B. Handelsperioden).
- Ausgezeichnetes Servicebewusstsein, zwischenmenschliche Fähigkeiten und Diplomatie.
- Diskretion und Professionalität im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
- Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
- Fähigkeit zur Priorisierung und selbstständigen Arbeit mit gesundem Urteilsvermögen.
- Detailorientiert, proaktiv, einfallsreich mit einer positiven Einstellung.
- Energiegeladen und komfortabel im Umgang mit Führungskräften.
- Fließend in Englisch und Französisch. Deutsch ist ein sehr starker Vorteil.
- Ausgezeichnete Schreib-, Korrektur- und Bearbeitungsfähigkeiten (obligatorisch in Englisch).
- Ausgezeichnete Computerkenntnisse, einschließlich Microsoft Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint und Excel).
Executive Administrative Assistant - 6 months contract Arbeitgeber: Swissquote
Als Arbeitgeber bieten wir eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Vielfalt geschätzt wird und jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, sich weiterzuentwickeln. Unsere Unternehmenskultur fördert Teamarbeit und Innovation, während wir gleichzeitig auf eine ausgewogene Work-Life-Balance achten. In dieser Rolle als Executive Administrative Assistant haben Sie die Chance, direkt mit der Geschäftsführung und dem Vorstand zusammenzuarbeiten und wertvolle Erfahrungen in einem internationalen Umfeld zu sammeln.
