Office Manager [Swissroc Group Services SA]

Faire sortir un bâtiment du sol, robuste, beau, efficace : plus qu’un métier, c’est un formidable challenge qui nous passionne au quotidien. Chez Swissroc, nous recherchons des profils passionnés par la construction et l’immobilier, mais surtout animés par l’envie d’innover et de dépasser les statu quo.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons notre futur·e Office Manager, véritable pilier de la vie du bureau et garant·e d’une expérience exceptionnelle pour nos collaborateurs, clients et partenaires.

Au programme

• Accueil & Expérience client
  • Depuis la réception, assurer un accueil physique et téléphonique avec un niveau de service inspiré de l’hôtellerie haut de gamme.
  • Garantir une expérience fluide et qualitative pour les clients, partenaires et collaborateurs.
  • Participer activement à l’intégration des nouveaux collaborateurs.
• Événementiel & Vie du bureau
  • Organiser et coordonner des événements internes et externes (meetings annuels, inaugurations, apéritifs).
  • Gérer la logistique complète le jour J.
  • Organiser des cadeaux clients et attentions personnalisées.
• Gestion administrative
  • Gérer le courrier entrant et sortant.
  • Suivre le budget des frais généraux.
  • Faire de la gestion documentaire, archivage et correspondances.
  • Organiser des déplacements professionnels.
  • Gérer des salles de réunion et coordonner des agendas.
• Facility Management
  • Assurer la gestion globale et le bon fonctionnement des infrastructures, équipements et espaces de travail.
  • Centraliser les besoins, coordonner les interventions et assurer le suivi avec les prestataires externes (maintenance, nettoyage, fournisseurs, etc.).
  • Garantir la qualité, l’esthétique et la tenue impeccable des espaces.

Ce que nous proposons

• Un salaire fixe sur 12 mois, complété d'un bonus annuel visant à valoriser l'investissement et les performances groupe et individuelles.
• Des contrats sur une base horaire de 45h hebdomadaire pour un poste à temps complet (100%).
• 5 semaines de congés annuels, ainsi que les jours offerts entre Noël et le Jour de l'An, les ponts de l'Ascension et du Jeûne Genevois / Fédéral, afin de favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle (soit entre 31 et 36 jours de congés).
• Une prise en charge à 60% de la cotisation LPP.
• Un accès à une plateforme proposant des rabais et bons plans auprès de plus de 150 enseignes.
• Deux entretiens annuels afin de suivre vos performances individuelles et accompagner votre évolution.
• La Swissroc Academy, donnant accès à différents programmes de formation.
• Des évènements nombreux et variés afin de réunir les équipes de manière informelle et créer du lien entre les filiales.

Profil recherché

• Nous recherchons une personne ayant évolué dans un environnement hôtelier ou dans un cadre de service premium, avec un sens marqué de l’excellence et du détail.
• Vous avez le sens de l’accueil, de l’hospitalité et du service, ainsi qu’une présentation irréprochable.
• Vous avez déjà organisé et coordonné des événements d’entreprise.
• Vous êtes une personne curieuse, à l’écoute et proactive.
• Vous disposez d’un fort esprit d’équipe et n’hésitez pas à soutenir vos collègues en cas de besoin.
• Vous êtes sociable, polyvalent(e), organisé(e), méthodique et consciencieux(se).
• Vous êtes un véritable « couteau suisse » et savez faire face aux imprévus.
• Vous disposez d’une excellente capacité rédactionnelle et orale.
• Vous maîtrisez les outils informatiques (Excel, Word, Outlook).
• Vous maîtrisez des outils événementiels (Eventbrite) et de création de supports visuels (Canva).
• Vous avez une très bonne maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Vous possédez un sens développé de l’esthétique et de la décoration, qui constitue un réel atout.

Le process de recrutement

• Un entretien en visio avec Philippine, ou Fanny de l'équipe Talent Acquisition, pour vérifier votre adéquation avec les besoins du poste et votre compatibilité avec nos valeurs et notre culture.
• Un entretien opérationnel en physique ou en visio avec votre futur manager pour s’aligner sur ce qui serait attendu de vous.
• Un email de feedback de votre part suite à l'entretien.
• Un retour de notre part.
• Votre intégration, nous l'espérons au sein de Swissroc.

NB: les propositions d’embauche ou tout autre document contractuel sont uniquement envoyés par les équipes RH Swissroc.