Office Manager

pKG Sandra Stanek Sandra Stanek HR-Manager /p h3So schaffst du Mehrwert /h3 pAls erfahrene/r Office Manager bist du ein Organisationstalent und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben stets den Überblick. Du unterstützt die Geschäftsleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, koordinierst Termine mit externen Partnern und stellst einen reibungslosen Büroalltag sicher. Mit deiner selbstständigen, strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise packst du gerne mit an und sorgst dafür, dass alle Abläufe effizient funktionieren. Dein Arbeitsort ist unser Hauptsitz in Glattbrugg, die Stelle erfordert jedoch regelmässige Besuche in unserer Zweigniederlassung in Lausanne. /p h3Deine Aufgaben im Überblick /h3 h3Administration Kommunikation /h3 ul liUnterstützung der Geschäftsleitung sowie der Bereiche in allen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen (inkl. Kalender-, Termin- und Reisekoordination) /li liOrganisation von Meetings, Workshops, Teamevents und Geschäftsreisen /li liKoordination der internen Mitarbeiterkommunikation /li liZentrale Kontaktperson für das Sekretariat der Schweizerischen Post /li /ul h3Facility Management /h3 ul liOrganisation und Koordination des gesamten Office- und Facility Managements für unsere beiden Standorte in Glattbrugg und Lausanne /li liZentrale Kontaktperson für unsere Vermieter und Dienstleister /li liBetreuung von Büroinfrastruktur, Mobiliar und dem Zutrittssystemen /li liKoordination von Reparaturen, Wartungen und Renovationen /li /ul h3Lieferantenmanagement /h3 ul liSelbstständige Einholung und Prüfung von Offerten sowie Koordination von Lieferanten, Handwerkern und externen Dienstleistern /li liVerantwortung für die Beschaffung sämtlicher Verbrauchsmaterialien /li liEigenverantwortliche Kontrolle von eingehenden Rechnungen und Kreditkartenbelegen /li liVerantwortung für das Vertragsmanagement für Dienstleistungen im Bereich Office Facility Management (zeitgemässe Kündigung / Erneuerung von Verträgen) /li /ul h3Was Du mitbringst /h3 ul liMehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit, idealerweise ergänzt durch eine entspreche Aus- oder Weiterbildung /li liAusgeprägtes Organisationstalent mit selbstständiger, speditiver und strukturierter Arbeitsweise /li liUmgängliche, offene und durchsetzungsstarke Persönlichkeit /li liHohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion /li liGeübter Umgang in gängigen Office-Anwendungen IT Tools /li liSehr gute mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (min. Niveau B2) sind zwingend, Französischkenntnisse wären von Vorteil /li /ul #J-18808-Ljbffr