Office Manager (60%), Glattbrugg ZH
So schaffst du Mehrwert
Als erfahrene/r Office Manager bist du ein Organisationstalent und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben stets den Überblick. Du unterstützt die Geschäftsleitung in allen administrativen und
organisatorischen Belangen, koordinierst Termine mit externen Partnern und stellst einen reibungslosen Büroalltag sicher. Mit deiner selbstständigen, strukturierten und lösungsorientierten Arbeitsweise packst du gerne mit an und sorgst dafür, dass alle Abläufe effizient funktionieren. Dein Arbeitsort ist unser Hauptsitz in Glattbrugg, die Stelle erfordert jedoch regelmässige Besuche in unserer Zweigniederlassung in Lausanne.
Deine Aufgaben im Überblick
Administration & Kommunikation
- Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Bereiche in allen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen (inkl. Kalender-, Termin- und Reisekoordination)
- Organisation von Meetings, Workshops, Teamevents und Geschäftsreisen
- Koordination der internen Mitarbeiterkommunikation
- Zentrale Kontaktperson für das Sekretariat der Schweizerischen Post
Facility Management
- Organisation und Koordination des gesamten Office- und Facility Managements für unsere beiden Standorte in Glattbrugg und Lausanne
- Zentrale Kontaktperson für unsere Vermieter und Dienstleister
- Betreuung von Büroinfrastruktur, Mobiliar und dem Zutrittssystemen
- Koordination von Reparaturen, Wartungen und Renovationen
Lieferantenmanagement
- Selbstständige Einholung und Prüfung von Offerten sowie Koordination von Lieferanten, Handwerkern und externen Dienstleistern
- Verantwortung für die Beschaffung sämtlicher Verbrauchsmaterialien
- Eigenverantwortliche Kontrolle von eingehenden Rechnungen und Kreditkartenbelegen
- Verantwortung für das Vertragsmanagement für Dienstleistungen im Bereich Office & Facility Management (zeitgemässe Kündigung / Erneuerung von Verträgen)
Was Du mitbringst
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit, idealerweise ergänzt durch eine entspreche Aus- oder Weiterbildung
- Ausgeprägtes Organisationstalent mit selbstständiger, speditiver und strukturierter Arbeitsweise
- Umgängliche, offene und durchsetzungsstarke Persönlichkeit
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Geübter Umgang in gängigen Office-Anwendungen & IT Tools
- Sehr gute mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (min. Niveau B2) sind zwingend, ösischkenntnisse wären von Vorteil
- SwissSign AG
Sägereistrasse 25
8152 Glattbrugg
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Office Manager , Glattbrugg ZH Arbeitgeber: SwissSign AG
Die pSwissSign AG ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, das Innovation und Compliance in den Vordergrund stellt. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und persönlicher Entwicklung fördern wir eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und bieten zahlreiche Wachstumschancen. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten und einem inspirierenden Arbeitsplatz in der Schweiz, der es ihnen ermöglicht, ihre Fähigkeiten in der PKI- und Zertifikatsbranche weiterzuentwickeln.
