Executive Assistant / Project Assistant (m/w/d)

(z. B. mit juristischem, wirtschaftswissenschaftlichem oder vergleichbarem Hintergrund)

München | Vollzeit | Unbefristet | Direktvermittlung

Über uns

Die SymBio Recruitment GmbH steht für mehr als klassische Personalvermittlung. Wir begleiten Menschen auf ihrem beruflichen Weg – persönlich, diskret und mit dem Anspruch, fachliche Expertise, Persönlichkeit und langfristige Perspektiven sinnvoll zusammenzuführen.

Für eine international führende Beratung im Executive-Search-Umfeld suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als Executive Assistant / Project Coordinator – Strategic Projects (m/w/d) zur direkten Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Beraterpersönlichkeit in München.

Die Rolle – Executive Assistant im Projektkontext

Diese Position kombiniert Executive Support mit aktiver Projektarbeit und eröffnet vielfältige Gestaltungsspielräume.

Sie agieren als rechte Hand auf Augenhöhe, behalten auch bei hoher Dynamik und Komplexität den Überblick und bringen sich aktiv in Projekte ein.

Organisation ist Teil der Rolle – Komplexität strukturieren und aktiv mitgestalten bildet den Kern der Position.

Ihre Aufgaben – vielseitig & mit Impact

Projekt- & Mandatssteuerung

• Koordination und Strukturierung mehrerer paralleler Projekte im internationalen Umfeld


• Nachverfolgung von Fortschritten, Prioritäten und Deadlines


• Sicherstellung reibungsloser Abläufe auch bei hoher Dynamik


• Vorausschauende Unterstützung im operativen Tagesgeschäft


• Priorisierung komplexer Themen und aktive Entlastung im Alltag


• Termin- und Reisemanagement als integrierter Bestandteil (nicht Schwerpunkt)

Prozess- & Schnittstellenmanagement

• Organisation anspruchsvoller Interview- und Auswahlprozesse


• Abstimmung mit internationalen Klient:innen, Kandidat:innen und internen Stakeholdern


• Strukturierung von Entscheidungsprozessen und Timelines

Inhaltliche Mitarbeit

• Erstellung und Aufbereitung von Briefings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen


• Strukturierte Vorbereitung sensibler und vertraulicher Unterlagen


• Unterstützung bei der erfolgreichen Umsetzung von Suchmandaten


• Abgeschlossenes Studium (z. B. im juristischen oder betriebswirtschaftlichen Bereich) oder vergleichbare Qualifikation


• Erste Erfahrung in projektnahen, koordinativen oder analytischen Rollen (z. B. Consulting, Contract Management, Professional Services o. Ä.)


• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse


• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zügig strukturiert aufzubereiten


• Organisationsstärke sowie ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten


• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Detailgenauigkeit


• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Themen aktiv voranzubringen

Das erwartet Sie

• Unbefristete Festanstellung in Direktvermittlung (keine Arbeitnehmerüberlassung) bei einer international etablierten Top-Beratung


• Enge Zusammenarbeit auf Entscheiderebene mit viel Gestaltungsspielraum


• Modernes Office im Herzen Münchens (4 Tage/Woche vor Ort)


• Zusammenarbeit in einem professionellen, wertschätzenden Team

Zusätzlich

• Attraktives Vergütungspaket


• Firmenhandy zur privaten Nutzung


• Deutschlandticket


• Corporate Benefits


• Regelmäßige Team-Events & Sportangebote


• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten