Executive Assistant f/m/d

Wir bei Synagen sind ein KI-gesteuertes Startup an der Spitze der Innovation im Gesundheitswesen und in der biomedizinischen Forschung. Unsere Mission ist es, die Kraft von generativer und agentischer KI zu nutzen, um die Patientenversorgung zu verbessern, die Forschung zu optimieren und die Einführung bahnbrechender medizinischer Fortschritte voranzutreiben.

Aufgaben

• Als Executive Assistant sind Sie eine Schlüsselperson, die für den reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte unseres Führungsteams sorgt.
• Diese Rolle erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, Bedürfnisse in einem dynamischen, schnelllebigen Startup-Umfeld vorherzusehen.
• Sie bieten administrative Unterstützung auf hohem Niveau, koordinieren wichtige Projekte und agieren als strategischer Partner für unsere Führungskräfte.

Administrative & Executive Support

• Verwalten und optimieren Sie die Kalender der Führungskräfte, planen Sie Meetings und bearbeiten Sie die Korrespondenz.
• Bereiten Sie Berichte, Präsentationen und wichtige Dokumente für interne und externe Zwecke vor.
• Agieren Sie als Verbindung zwischen Führungskräften und internen/externalen Stakeholdern.
• Behandeln Sie vertrauliche Informationen mit Diskretion und Professionalität.

Büro- & Betriebsmanagement

• Überwachen Sie die Büroaktivitäten und fungieren Sie als Hauptansprechpartner für mitarbeiterbezogene Angelegenheiten.
• Organisieren Sie Reisevorbereitungen, Unternehmensveranstaltungen und Logistik.
• Übernehmen Sie die Verantwortung für den Einkauf und die Beschaffung von Büromaterialien und Dienstleistungen.
• Identifizieren Sie Bereiche zur Optimierung von Prozessen und zur Verbesserung der Effizienz.

Finanzen & Kommunikation

• Unterstützen Sie grundlegende Buchhaltungsfunktionen, einschließlich Rechnungsmanagement und Ausgabenverfolgung.
• Helfen Sie bei der Gehaltsabrechnung und der finanziellen Organisation.
• Verwalten und unterstützen Sie die Aktivitäten in den sozialen Medien des Unternehmens.
• Erleichtern Sie die Kommunikation mit Investoren und Partnern und sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss.

Qualifikation

• Bevorzugter Bachelor-Abschluss; relevante Erfahrung in einer unterstützenden Rolle für Führungskräfte ist von Vorteil.
• 3+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Chief of Staff oder in einer ähnlichen Rolle.
• Starke Projektmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und effektiv zu priorisieren.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Hohe Professionalität, Diskretion und Problemlösungsfähigkeiten.
• Grundkenntnisse in der Buchhaltung (z.B. Rechnungsbearbeitung, Ausgabenverfolgung, finanzielle Organisation) sind von Vorteil.
• Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Startup-Umfeld zu gedeihen.

Benefits

• Arbeiten Sie mit visionären Führungspersönlichkeiten in der KI-gesteuerten Gesundheitsinnovation zusammen.
• Seien Sie Teil eines innovativen, wachstumsstarken Startups mit einer bedeutenden Mission.
• Wettbewerbsfähige Vergütung und Sozialleistungen.
• Eine dynamische und unterstützende Unternehmenskultur, die Initiative und Einfluss schätzt.

Sind Sie bereit, einen Unterschied zu machen? Wenn Sie Teil eines Teams sein möchten, das Wellen in der MedTech-Branche schlägt, möchten wir Sie kennenlernen!