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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Führungsteam mit organisatorischen Aufgaben und Projektkoordination.
- Arbeitgeber: Synagen ist ein innovatives AI-Startup im Gesundheitswesen und biomedizinischer Forschung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Projekte und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams, das die Zukunft der Patientenversorgung gestaltet.
- Gewünschte Qualifikationen: Bachelor-Abschluss bevorzugt; 3+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in ähnlicher Rolle.
- Andere Informationen: Du solltest in einem schnelllebigen Startup-Umfeld gedeihen können.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 43200 - 72000 € pro Jahr.
Wir bei Synagen sind ein KI-gesteuertes Startup an der Spitze der Innovation im Gesundheitswesen und in der biomedizinischen Forschung. Unsere Mission ist es, die Kraft von generativer und agentischer KI zu nutzen, um die Patientenversorgung zu verbessern, die Forschung zu optimieren und die Einführung bahnbrechender medizinischer Fortschritte voranzutreiben. Als Executive Assistant werden Sie eine Schlüsselrolle dabei spielen, den reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäfte unseres Führungsteams sicherzustellen. Diese Rolle erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, Bedürfnisse in einer dynamischen, schnelllebigen Startup-Umgebung vorherzusehen.
Sie werden hochrangige administrative Unterstützung leisten, wichtige Projekte koordinieren und als strategischer Partner für unsere Führungskräfte agieren.
- Administrative & Executive Support
- Verwalten und Optimieren der Kalender der Führungskräfte, Planen von Meetings und Bearbeiten der Korrespondenz.
- Erstellen von Berichten, Präsentationen und wichtigen Dokumenten für interne und externe Zwecke.
- Als Verbindung zwischen Führungskräften und internen/externen Interessengruppen fungieren.
- Vertrauliche Informationen mit Diskretion und Professionalität behandeln.
- Büro- & Betriebsmanagement
- Überwachen der Büroaktivitäten und als Hauptansprechpartner für mitarbeiterbezogene Angelegenheiten fungieren.
- Reisevorbereitungen, Unternehmensveranstaltungen und Logistik organisieren.
- Verantwortung für den Einkauf und die Beschaffung von Büromaterialien und Dienstleistungen übernehmen.
- Bereiche identifizieren, um Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu verbessern.
- Finanz- & Kommunikationssupport
- Grundlegende Buchhaltungsfunktionen unterstützen, einschließlich Rechnungsmanagement und Ausgabenverfolgung.
- Bei der Gehaltsabrechnung und der finanziellen Organisation helfen.
- Unterstützung der Aktivitäten in sozialen Medien des Unternehmens.
- Kommunikation mit Investoren und Partnern erleichtern und einen reibungslosen Informationsfluss sicherstellen.
Qualifikationen
- Bevorzugter Bachelor-Abschluss; relevante Erfahrung in einer unterstützenden Rolle für Führungskräfte ist von Vorteil.
- Über 3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Chief of Staff oder in einer ähnlichen Rolle.
- Starke Projektmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und effektiv zu priorisieren.
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Hohe Professionalität, Diskretion und Problemlösungsfähigkeiten.
- Grundkenntnisse in der Buchhaltung (z.B. Bearbeitung von Rechnungen, Ausgabenverfolgung, finanzielle Organisation) sind von Vorteil.
- Anpassungsfähigkeit und die Fähigkeit, in einer schnelllebigen Startup-Umgebung zu gedeihen.
Executive Assistant (m / w / d) Arbeitgeber: Synagen GmbH
Kontaktperson:
Synagen GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant (m / w / d)
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von Synagen zu verbinden. So kannst du wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur gewinnen und möglicherweise sogar Empfehlungen erhalten.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die neuesten Trends im Bereich KI und Gesundheitswesen. Zeige in Gesprächen, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch ein echtes Interesse an den Entwicklungen in der Branche hast.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich Projekte koordiniert oder Prozesse optimiert hast, um diese in Gesprächen anzusprechen.
✨Tip Nummer 4
Sei proaktiv und stelle Fragen während des Vorstellungsgesprächs. Zeige dein Interesse an der Rolle und dem Unternehmen, indem du nach den Herausforderungen fragst, mit denen das Führungsteam konfrontiert ist, und wie du dabei helfen kannst, diese zu bewältigen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant (m / w / d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über Synagen und deren Mission im Bereich der Gesundheitsversorgung und biomedizinischen Forschung. Verstehe die Rolle des Executive Assistant und welche spezifischen Anforderungen an diese Position gestellt werden.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Position als Executive Assistant wichtig sind. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten, Projektmanagement-Erfahrungen und deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, das deine Begeisterung für die Rolle und das Unternehmen zeigt. Gehe darauf ein, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur Mission von Synagen passen und wie du zur Effizienz des Führungsteams beitragen kannst.
Dokumente überprüfen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf, das Motivationsschreiben und andere erforderliche Unterlagen gut strukturiert und fehlerfrei sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Synagen GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf die Unternehmenskultur vor
Informiere dich über die Werte und die Mission von Synagen. Zeige im Interview, dass du die Vision des Unternehmens verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu verwirklichen.
✨Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten hervor
Da die Rolle des Executive Assistant stark auf Organisation und Multitasking basiert, bereite konkrete Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen demonstrieren. Erkläre, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben erfolgreich gemeistert hast.
✨Kommuniziere klar und professionell
Da exzellente Kommunikationsfähigkeiten gefordert sind, übe, deine Gedanken klar und präzise zu formulieren. Achte darauf, sowohl in Deutsch als auch in Englisch sicher aufzutreten, um deine Sprachkenntnisse zu zeigen.
✨Sei bereit, Fragen zu stellen
Bereite einige durchdachte Fragen vor, die dein Interesse an der Position und dem Unternehmen zeigen. Fragen zur Teamdynamik oder zu den Herausforderungen, die das Unternehmen derzeit bewältigt, können einen positiven Eindruck hinterlassen.
