Assistant to Global Leadership Team Members in Basel

Als Assistent für zwei Mitglieder des Global Leadership Teams (GLT) bieten Sie administrative und strategische Unterstützung und fungieren als primärer Ansprechpartner für administrative und organisatorische Angelegenheiten in mehreren Funktionen. Die Rolle erfordert das Ausbalancieren konkurrierender Prioritäten der Führungskräfte, das Antizipieren von Geschäftsbedürfnissen und die Gewährleistung einer nahtlosen Koordination zwischen den Büros der Führungskräfte. Aufgrund des globalen Umfangs und der Seniorität der unterstützten Führungskräfte ist Flexibilität bei den Arbeitszeiten erforderlich, um sich an wechselnde Prioritäten, Zeitzonen und dringende Anfragen anzupassen.

• Vervollständigt eine Vielzahl fortgeschrittener administrativer Aufgaben, einschließlich: Verwaltung eines äußerst aktiven Kalenders von Terminen; Genehmigung von Spesenabrechnungen im Namen der GLT-Mitglieder; Verfassen und Vorbereiten vertraulicher Korrespondenz; Organisation komplexer globaler Reisepläne, -routen und -agenden; und Zusammenstellung von Dokumenten für reisebezogene Meetings.
• Bietet administrative Unterstützung bei der Organisation der beruflichen und, wo zutreffend, persönlichen Verpflichtungen der GLT-Mitglieder.
• Plant, koordiniert und stellt sicher, dass die verschiedenen Zeitpläne eingehalten und respektiert werden. Agiert in einer „Gatekeeper“- und „Gateway“-Rolle, um Win-Win-Situationen für den direkten Zugang zu den Kalendern und Büros zu schaffen.
• Balanciert und priorisiert die Bedürfnisse von zwei GLT-Mitgliedern und sorgt für eine effektive Koordination von Kalendern, Anfragen von Stakeholdern, Meeting-Vorbereitungen, Reisen, Korrespondenz und Nachverfolgungsmaßnahmen, während Diskretion, gesundes Urteilsvermögen und volles Bewusstsein für Geschäftsprioritäten gewahrt bleiben.
• Koordiniert mehrere interne und externe Meetings mit verschiedenen Stakeholdern.
• Recherchiert, priorisiert und verfolgt eingehende Probleme und Anliegen, einschließlich solcher sensibler oder vertraulicher Natur. Bestimmt den geeigneten Handlungsverlauf, die Überweisung oder die Antwort.
• Arbeitet als Teil eines größeren Teams von Executive Assistants, arbeitet eng mit Kollegen zusammen, teilt Informationen proaktiv und vertritt, wo erforderlich, um nahtlose, kontinuierliche und qualitativ hochwertige Unterstützung im gesamten Büro der Führungskräfte zu gewährleisten.
• Identifiziert Möglichkeiten zur Verbesserung administrativer Prozesse, digitaler Arbeitsweisen, Nachverfolgungssysteme und Koordinationsroutinen, um die Effektivität im gesamten Büro der Führungskräfte zu steigern.

Qualifikationen:

• Abschluss oder gleichwertige berufliche Ausbildung.
• Mindestens 5–8 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Mitgliedern des Executive Leadership Teams in einem komplexen, globalen multinationalen Unternehmen.
• Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe, sensible Themen proaktiv zu managen und unabhängig an Projekten zu arbeiten.
• Bewährte Fähigkeit, unter Druck auf hohem Niveau zu arbeiten, sich schnell an konkurrierende Anforderungen anzupassen und dabei eine herausragende Qualität der Ergebnisse sowie ein realistisches Gleichgewicht zwischen mehreren Prioritäten aufrechtzuerhalten.
• Sehr starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, vertrauensvolle Beziehungen zu Stakeholdern auf allen Ebenen, einschließlich leitender Führungskräfte und externer Partner, aufzubauen.
• Hervorragendes Urteilsvermögen, Diskretion und diplomatische Fähigkeiten im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Geschäftsfließende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (zusätzliche Sprachen sind von Vorteil), mit starken organisatorischen Fähigkeiten und akribischer Aufmerksamkeit für Details.
• Proaktive, lösungsorientierte Herangehensweise an Problemlösungen mit starken Entscheidungsfähigkeiten.
• Hohe Flexibilität zur Anpassung an einen anspruchsvollen und dynamischen Zeitplan.
• Hohe Kompetenz in modernen digitalen Arbeitsplatztools, Unternehmensproduktivitätssuiten (wie Microsoft Office, Teams und SharePoint), Kollaborationsplattformen und verschiedenen KI-Produktivitätswerkzeugen.
• Verständnis für das Agrargeschäft und globale Branchenfaktoren ist sehr wünschenswert.

Was wir bieten:

• Eine Position, die zu wertvoller und wirkungsvoller Arbeit in einem stimulierenden und internationalen Umfeld beiträgt.
• Ein hervorragendes Arbeitsumfeld mit offener Kultur und vielfältiger Belegschaft, in dem neue Ideen immer willkommen sind.
• Die Möglichkeit, mit hochqualifizierten und erfahrenen Mitarbeitern zu arbeiten und wissenschaftliche sowie technische Exzellenz zu erlangen.
• Eine Lernkultur (Gemeinsam wachsen) und ein breites Spektrum an Schulungsoptionen.
• Sie profitieren von einem wettbewerbsfähigen Pensionsfonds, flexiblen Arbeitszeitmodellen, einem attraktiven Bonussystem, einem vor Ort ansässigen Arzt, einem Fitnessraum, einer Kantine und weiteren Vorteilen wie familienfreundlichen Initiativen und Kinder- und Familienzulagen.

Bitte bewerben Sie sich über den bereitgestellten Link mit Ihrer vollständigen Bewerbung, einschließlich Ihres englischen Lebenslaufs, Diplomen und Arbeitszeugnissen.

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