Teamassistenz Standortleitung (m/w/d)

Bei uns stimmt die Chemie. Wenn Sie die Mobilität von morgen nachhaltig mitgestalten möchten, sind Sie bei uns genau richtig! Die Synthos Schkopau GmbH gehört zu den weltweit führenden Herstellern von synthetischem Kautschuk als Grundstoff für die Reifenproduktion. Am Standort Schkopau betreiben wir drei moderne Anlagen zur Herstellung von Synthesekautschuk sowie eine Pilotanlage, ein Betriebs- und ein Forschungslabor, in dem wir Tag und Nacht daran arbeiten, unseren Kautschuk nachhaltiger und umweltschonender zu gestalten und den CO2-Ausstoß zu reduzieren. Als Unternehmen im Mitteldeutschen Chemiedreieck achten wir besonders auf hohe Umwelt- und Sicherheitsstandards, weil wir möchten, dass Sie gesund zur Arbeit kommen und auch wieder gesund nach Hause gehen. Innovation und Teamgeist stehen bei uns an 1. Stelle. Engagieren Sie sich bei Synthos – “Together we change the world to a better place”.

Gute Gründe für eine Verbindung mit uns:

• Vergütung und Zusatzleistungen gemäß Tarifvertrag der chemischen Industrie, Urlaubsgeld und eine tarifliche Jahresleistung, Zulagen und Zuschläge sowie eine jährliche betriebliche variable Bonuszahlung.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung mit 38,5 Stunden pro Woche.
• 30 Tage Urlaubsanspruch.
• Zusatzleistungen wie z. B. betriebliche Altersvorsorge, Langzeitkonten, Zukunftsbetrag, Unfall- und Pflegezusatzversicherung, betriebliches Gesundheitsmanagement (Vorsorgeuntersuchungen, Gesundheitstage usw.), Kantine mit Subventionen.
• Arbeitsplatz mit Zukunftsperspektive.
• Möglichkeit der persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch lebenslanges Lernen, freien Wissenstransfer und fachliche Unterstützung sowie Workshops und Trainings.
• Interessante und spannende Projekte.
• Optimale Verkehrsanbindung und kostenfreie Parkplätze.

Hier sind Sie in Ihrem Element:

• Selbstständige Bearbeitung komplexer kaufmännischer Vorgänge der beiden Standorte Schkopau und Eschborn (z. B. Vertragsdokumentation, behördliche Vorgänge, Kosten- und Leistungsabrechnungen).
• Prüfung, Bewertung und Klärung von Rechnungs- und Abrechnungssachverhalten in Abstimmung mit dem Bereich Finanzen.
• Eigenständige Vorbereitung abrechnungsrelevanter Unterlagen für Monats- und Jahresabschlüsse der beiden Standorte.
• Eigenständige Koordinierung von Serviceleistungen wie bspw. Reinigung, Reparaturen, Sicherstellung der Funktion der Meetingräume, u.a. als Gebäudeverantwortlicher.
• Eigenverantwortliche Bestellung und Verwaltung/Verteilung von Büromaterialien für den Betreuungsbereich.
• Koordination der Diensthandy-Verträge in enger Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung.
• Verantwortliche Mitwirkung bei Themen, die die Unternehmensführung betreffen (z. B. Dokumentation von Pflichtenübertragungen, Vollmachten, Organfunktionen).
• Pflege und Überwachung compliance-relevanter Dokumentationen (Notar, Anwälte, Behörden).
• Sicherstellung einer revisionssicheren Ablage im Datenmanagementsystem inkl. Fristenüberwachung.
• Fachlicher Ansprechpartner („Key User“) für SAP-gestützte kaufmännische Prozesse im Verantwortungsbereich der beiden Standorte.
• Ansprechpartner für das Dienstreisetool.
• Selbstständige Koordination der Firmenwagenflotte am Standort (Werkstatt, Pflege, Versicherung, Rechnungen).
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Systemanwendungen.
• Erstellung und Aufbereitung qualifizierter Auswertungen, Berichte und Präsentationen (z. B. Kostenübersichten, Verwaltungskennzahlen, Statusberichte).
• Analyse administrativer und kaufmännischer Daten zur Vorbereitung von Managemententscheidungen.
• Regelmäßige schriftliche und mündliche Korrespondenz in englischer Sprache, z. B. mit Besuchern, Konzernfunktionen, externen Kanzleien, Dienstleistern.
• Vorbereitung englischsprachiger Vertrags- und Verwaltungsunterlagen.
• Eigenständige inhaltliche Vorbereitung, Strukturierung und Aufbereitung von Unterlagen für Management‑ und Gremienmeetings sowie Erstellung anspruchsvoller Präsentationen und Entscheidungsunterlagen unter Berücksichtigung der jeweiligen Zielgruppe.
• Eigenständige Abstimmung der Inhalte mit Fachabteilungen und eigenständige Priorisierung komplexer Vorgänge.
• Konzeptionelle Vorbereitung, eigenständige Organisation und operative Steuerung interner und externer Veranstaltungen der Synthos Schkopau GmbH einschließlich Abstimmung mit Management, Fachbereichen und Dienstleistern.
• Eigenverantwortliche Steuerung und Koordination des Besuchermanagements für die Synthos Schkopau GmbH einschließlich Anmeldung, Abstimmung mit internen Bereichen sowie Sicherstellung der Einhaltung standortbezogener Sicherheits‑ und Compliance‑Vorgaben.
• Eigenständige Bearbeitung, Plausibilisierung und Qualitätssicherung abrechnungsrelevanter Abwesenheitsdaten im Personal‑Zeitwirtschaftssystem als Grundlage für die Entgeltabrechnung und Monatsabschlüsse, einschließlich Klärung von Abweichungen mit der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung.
• Arbeiten überwiegend nach allgemeinen Vorgaben, nicht nach Einzelanweisung.
• Funktion als fachliche Anlaufstelle für administrative Themen der beiden Standorte.

Die Formel für Ihren Erfolg bei uns:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation oder nachweislich erweiterte Fachkenntnisse (z. B. Finance, Recht, Compliance, SAP).
• Mehrjährige Berufserfahrung in qualifizierter kaufmännischer Sachbearbeitung in einem produzierenden Unternehmen.
• Kenntnisse in der Büroorganisation.
• Kenntnisse der Datendokumentation und -pflege.
• Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket (Word, Excel, Power Point, Outlook).
• Fundierte SAP-Kenntnisse, sicherer Umgang mit Reporting- und Auswertungstools.
• Sehr gute Deutsch- und verhandlungssichere Englischkenntnisse, Polnischkenntnisse von Vorteil.
• Selbstständige, kunden- und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie Genauigkeit und Verlässlichkeit.
• Gute kommunikative Fähigkeiten.
• Flexibilität und Eigeninitiative.