Enrollment Coordinator

Syracuse University’s D’Aniello Institute for Veterans and Military Families (IVMF) bietet eine außergewöhnliche, teilnehmerzentrierte Erfahrung für militärisch verbundene Personen, die Karriereausbildung, Bildung, Unternehmertum und verwandte Dienstleistungen suchen. Diese Position ist ein erster Ansprechpartner, der jedem Einzelnen hilft, den richtigen nächsten Schritt in den Programmen des IVMF zu identifizieren. Der Stelleninhaber identifiziert die Ziele, die Berechtigung, die Bereitschaft, den Zeitpunkt und die Einschränkungen einer Person; erklärt relevante IVMF-Pfade genau; empfiehlt einen primären nächsten Schritt, während er angemessene zukünftige Optionen offen hält; unterstützt die Bewerbung und Einschreibung; dokumentiert die Interaktion im CRM; und vollzieht eine warme Übergabe mit klarer Verantwortung, sodass keine Anfrage ins Leere läuft. Die Rolle unterstützt den Teilnehmerweg von der ersten Anfrage bis möglicherweise zur Rückkehr in ein anderes IVMF-Programm. Diese Position arbeitet in einem hochvolumigen Betrieb, der auf kurzen, bedeutungsvollen menschlichen Kontaktpunkten und genauer Dokumentation basiert.

Diese Position kann auf vollständig remote Basis besetzt werden, wenn der ausgewählte Kandidat sich nicht derzeit in Syracuse, NY (innerhalb von 50 Meilen) befindet. Nicht alle geografischen Gebiete innerhalb der Vereinigten Staaten sind berechtigt.

Bildung und Erfahrung

• Bevorzugter Bachelor-Abschluss
• 3-5 Jahre Erfahrung in der Programmberatung, Einschreibung, Zulassung oder verwandten Teilnehmer-/Studentendiensten
• Ausgezeichnete Organisations-, Planungs- und Problemlösungsfähigkeiten
• Erfahrung in der Arbeit mit Veteranen und/oder militärischen Familien
• Erfahrung mit Projektmanagement-Software (bevorzugt Monday.com, Microsoft Teams)
• Erfahrung in CRM/Datenbankmanagement (bevorzugt Salesforce oder Microsoft)

Fähigkeiten und Kenntnisse

• Starke aktive Zuhör- und Entdeckungsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, ein fokussiertes Gespräch zu führen und effizient einen geeigneten nächsten Schritt zu identifizieren
• Grundkenntnisse in Datenbanken (Präferenz für Kandidaten mit Salesforce-Erfahrung)
• Fähigkeit, das gesamte IVMF-Programmpaket schnell und genau zu lernen, um die Eignung zu bewerten und geeignete interprogrammliche Empfehlungen abzugeben
• Effektive Nutzung bestehender Technologien zur Synchronisation und Koordination über mehrere Zeitzonen hinweg sowie Vertrautheit mit der Nutzung der Microsoft Office Suite und grundlegendes Verständnis von generativer KI

Verantwortlichkeiten

• Als primärer Ansprechpartner für potenzielle Teilnehmer fungieren und Veteranen, Angehörige der Streitkräfte und militärische Ehepartner zu dem IVMF-Programm oder der Dienstleistung leiten, die am besten zu ihren Zielen, ihrem Stand und ihrer Bereitschaft passt.
• Fokussierte Entdeckungsgespräche führen, um das gewünschte Ergebnis, die Berechtigung, die Bereitschaft, den Zeitpunkt und die Einschränkungen jedes Einzelnen zu identifizieren und einen primären nächsten Schritt zu empfehlen.
• IVMF-Programme und -Dienstleistungen genau und in einfacher Sprache erklären, realistische Erwartungen setzen und unbegründete Versprechungen bezüglich Zulassung, Finanzierung, Beschäftigung oder Verfügbarkeit vermeiden.
• Warme Übergaben mit klar benannter Verantwortung und nächsten Schritten durchführen, damit Überweisungen nicht ins Leere laufen, und diese bis zum Abschluss verfolgen.
• Einzelpersonen an andere IVMF- oder relevante Gemeinschaftsressourcen verweisen.
• Die Bereitschaft und Eignung unabhängig bewerten und komplexe, grenzwertige oder Ausnahmefälle nach Bedarf eskalieren.
• Virtuelle Informationsveranstaltungen unterstützen, um Bewerber aus dem Kreis der Veteranen, der wechselnden Angehörigen der Streitkräfte, der Nationalgarde, der Reservisten und der militärischen Ehepartner zu gewinnen.
• Innerhalb von 45 bis 90 Tagen nach der Einstellung die Kompetenz als Level 1 Pathway Navigator erreichen, wie im IVMF Pathway Navigator Training and Proficiency Guide definiert, und die Fähigkeit zur bereichsübergreifenden Navigation und die Durchführung genauer, gut dokumentierter Übergaben demonstrieren.

Betrieb & Dokumentation

• Umfassende Einschreibungsaktivitäten in den IVMF-Programmen durchführen, einschließlich der Überprüfung eingehender Bewerbungen auf Vollständigkeit, Berechtigung und Programm-Eignung.
• E-Mail- und Voicemail-Postfächer verwalten; Anfragen zeitnah, professionell und genau per Telefon und E-Mail beantworten.
• Jede Interaktion kurz und bedeutungsvoll im CRM dokumentieren – Ziel, relevante Fakten, Empfehlung, durchgeführte Maßnahmen, nächster Eigentümer und erforderliche Verifizierung erfassen – damit Einzelpersonen ihre Geschichte nicht wiederholen müssen.
• Datenintegrität innerhalb bestehender CRM- und Datenbankstrukturen für Programm-Berechtigung, Berichterstattung und Anforderungen an gesponserte Mittel aufrechterhalten.
• Qualitätssicherungsprüfungen bei Bewerbungen durchführen und erhöhte Bedenken von Bewerbern nach Bedarf eskalieren.
• Bemühungen zur kontinuierlichen Verbesserung der Navigationserfahrung unterstützen und helfen, Zulassungsrichtlinien, -kriterien und -verfahren aufrechtzuerhalten.

Programm- & Veranstaltungsunterstützung

• Mit IVMF-Programmpersonal an Rekrutierungs- und Marketinginitiativen zusammenarbeiten, einschließlich Präsentationen, die IVMF-Programme fördern.
• Gelegentlich bei Programmen und Veranstaltungen helfen, einschließlich Tischen, Registrierung, Eröffnungs-/Schlusszeremonien, In-Residency-Veranstaltungen und der jährlichen nationalen Konferenz.
• Andere Aufgaben ausführen, die zur Erfüllung von Programmänderungen erforderlich sind.