Executive Assistant (m/w/d) gesucht!

talenthafen steht für Exzellenz im modernen Recruiting. Wir sind eine strategische Beratung und ein Systemhaus für Arbeitgeberpositionierung und Personalgewinnung – mit technologischer Tiefe, klaren Systemen und operativer Umsetzungskraft. Im DACH-Raum zählen wir zu den führenden Unternehmen in unserem Segment. Mittelständische und große Organisationen wie Audi, FRoSTA und die Sparkasse vertrauen auf unsere Expertise.

Die Rolle: Damit unser Wachstum strukturell und organisatorisch auf höchstem Niveau skaliert, suchen wir eine Executive Assistant mit HR-Affinität, die als integraler Bestandteil unseres Leadership-Teams agiert - nicht als Assistenz im klassischen Sinne, sondern als unternehmerische Kraft mit echter Gestaltungsmacht. Du arbeitest direkt mit dem CEO zusammen und unterstützt die Geschäftsführung in allen Belangen – strategisch wie operativ.

Deine Aufgaben:

• Operations & Geschäftsführungsnähe: Du unterstützt den CEO und die Geschäftsführung umfassend – von der Vorbereitung strategischer Entscheidungen bis zur Sicherstellung des operativen Tagesgeschäfts.
• Du priorisierst Themen vorausschauend, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und sorgst dafür, dass die Geschäftsführung sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
• Du strukturierst und orchestrierst Meetings, Entscheidungsprozesse und interne Kommunikation – mit dem Ziel, Geschwindigkeit und Klarheit zu schaffen.
• Du stellst sicher, dass Office und interne Abläufe reibungslos, professionell und strukturiert funktionieren – vor Ort wie remote.
• Du bist strategische Anlaufstelle für das Team: nahbar, lösungsorientiert und klar in deiner Rolle.

People & HR:

• Du konzipierst und verantwortest ein skalierbares Onboarding-Erlebnis, das neue Teammitglieder vom ersten Tag an auf Performance-Level bringt.
• Du steuerst das Recruiting – von der Bedarfsdefinition über strukturierte Interviews bis zur finalen Entscheidung – mit dem Ziel, echte A-Player zu gewinnen.
• Du übernimmst volle Verantwortung für alle HR-relevanten Prozesse: Verträge, Vergütungsstrukturen sowie die enge Abstimmung mit Finance und externer Steuerberatung.
• Du entwickelst unsere People- und Organisationsprozesse kontinuierlich weiter – datenbasiert, effizient und skalierbar.

Events & Kultur:

• Du planst und steuerst Team-Events, Offsites und Retreats – nicht nur organisatorisch, sondern mit echtem Blick auf Kultur, Zusammenhalt und Performance.
• Du verantwortest internationale Events an Destinationen wie Kapstadt oder Ibiza – von der Konzeption über die Planung bis zur reibungslosen Durchführung vor Ort.
• Du bist Teil dieser Events und gestaltest aktiv das Erlebnis mit - als Gastgeberin und kulturelle Kraft des Unternehmens.

Was du mitbringst:

• Du hast Strukturen aufgebaut und skaliert – nicht nur verwaltet.
• Du übernimmst Verantwortung mit Freude: Du erkennst Themen, bevor sie entstehen, und löst sie, bevor sie zum Problem werden – ohne dass jemand fragen muss.
• Exzellente organisatorische und konzeptionelle Fähigkeiten kombiniert mit hoher Umsetzungsstärke.
• Klare, souveräne Kommunikation auf allen Ebenen – vom Team bis zur Geschäftsführung.
• Sicherer Umgang mit modernen Tools (z. B. Google Workspace, Notion, Slack etc.) und die Fähigkeit, Systeme sinnvoll aufzusetzen und weiterzuentwickeln.
• Gutes Verständnis für skalierende Organisationen, idealerweise mit Einblicken in Recruiting, Performance Management und Kulturentwicklung.
• Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Warum talenthafen? Ein junges, stark wachsendes Team mit echtem Zusammenhalt und gemeinsamen ambitionierten Zielen. Eine Rolle mit echter Reichweite: Du gestaltest aktiv mit, wie wir als Organisation wachsen – nicht nur intern, sondern auch als Marke. Attraktives Gehalt mit klarem Entwicklungsplan und Perspektive. Spannende, namhafte Kunden: Lorenz Bahlsen, ZF, UKE, McDonald’s, BoConcept u. v. m. Modernes, neues Office in Hamburg-Bahrenfeld – kreativ und professionell zugleich. Strukturierte Einarbeitung, ehrliches Mentoring und kurze Entscheidungswege.

Deine Benefits: 500 € Gesundheitsbudget oder Zuschuss zum Wellpass, Zuschuss zum Deutschlandticket, 50 € monatlich für deine Altersvorsorge, MacBook – auch zur privaten Nutzung, regelmäßige Team-Events alle 2 Monate, Raum zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung und viele mehr (siehe Karriereseite).

Klingt nach deinem nächsten Schritt? Bring gemeinsam mit talenthafen den Recruiting-Markt in DACH auf das nächste Level. Wir freuen uns auf deine Bewerbung – gerne mit einer Antwort auf folgende Frage: „Wie sieht dein perfekter erster Monat als Executive Assistant bei talenthafen aus?“ Bewirb dich direkt oder schreib uns – wir freuen uns auf den Austausch.