Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Leitung bei der Koordination und Organisation von Projekten und Informationen.
- Unternehmen: Engagiertes Unternehmen mit integrativer Kultur und flachen Hierarchien.
- Vorteile: 32 Tage Urlaub, Fortbildungsbudget und familienfreundliche Unternehmenskultur.
- Weitere Informationen: Wertschätzende Atmosphäre und Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv mit und verbessere Prozesse in einem sinnvollen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in Assistenz oder Office Management.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Ihre Kernaufgaben
Die Referentin / der Referent der Leitung Unterkünfte arbeitet täglich eng mit der Bereichsleitung zusammen, hält ihr den Rücken frei und denkt dabei aktiv mit. Die verantwortliche Person unterstützt die operative Koordination des Tagesgeschäfts, bereitet komplexe Sachverhalte entscheidungsreif auf und sorgt dafür, dass Informationen, Termine und Projekte zuverlässig laufen. Gleichzeitig ist die Rolle echter Knotenpunkt zwischen Leitungsebene, Mitarbeitenden, Auftraggebenden und weiteren Beteiligten – diskret, verlässlich und mit dem nötigen Überblick.
Die Grundlage dieser Arbeit ist strukturiertes, proaktives Mitdenken: Wer diese Rolle ausfüllt, wartet nicht auf Aufgaben, sondern erkennt Handlungsbedarf. Gesucht wird eine Person, die Dinge nicht nur erledigt, sondern sie aktiv verbessert. Mit Eigeninitiative, frischen Ideen und dem Mut, auch mal einen neuen Weg vorzuschlagen.
Vorbereitung von Vergabeunterlagen und die Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Gemeinschaftsunterkünften sind genauso fester Bestandteil des Alltags wie inhaltliche Rechercheaufträge, die Aufbereitung von Beiträgen für das Intranet oder die aktive Mitarbeit an der strategischen Auftragsakquise. Wer hier arbeitet, bewegt sich souverän zwischen strategischer Zuarbeit und operativem Detail und versteht beides als Teil derselben Verantwortung.
- Unterstützung der Leitung Unterkünfte im Tagesgeschäft, bei Sonderprojekten und der operativen Umsetzung der Unternehmensziele und Aufträge
- Aufbereitung komplexer Sachverhalte und Informationen als Entscheidungsgrundlage für die Leitung
- Erledigung der anfallenden Korrespondenz und Bereitstellung/Sicherstellung von benötigten Unterlagen oder Informationen
- Terminliche Nachverfolgung aller laufenden Projekte
- Koordination/Organisation von Terminen, Besprechungen und Leitungsrunden (inklusive Technik, Bewirtung und Catering)
- Protokollführung und Nachbereitung von Terminen
- Inhaltliche Aufbereitung von Fach- und Informationsbeiträgen (Arbeitsprozesse, Anleitungen etc.) im firmeneigenen Intranet
- Sicherstellung des Informationsaustauschs zu aktuellen und neuen Mitarbeitenden sowie zu unterkunftsbezogenen Themen mit der Qualitätssicherung des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten und sonstige Auftraggeber
- Erstellung, Pflege, Aktualisierung und kontinuierliche Erweiterung einer digitalen Mappe für Qualitätssicherung
- Vorbereitung, Bereitstellung und Versand relevanter administrativer wie inhaltlicher Unterlagen für Vergabeverfahren
- Monitoring laufender Vergabeverfahren auf Ausschreibungs- und Vergabeportalen
- Bearbeitung und Koordination täglich anfallender Anfragen und administrativer Aufgaben aus den Gemeinschaftsunterkünften
- Überwachung eingehender Zahlungen sowie Prüfung von Schlussrechnungen des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten
- Koordination allgemeiner Bestellvorgänge und administrativer Beschaffungen
- Bearbeitung von Rechercheaufträgen zu aktuellen sowie projektspezifischen Themenbereichen
- Erstellung, Pflege und regelmäßige Aktualisierung der Meldeketten
Darum passen Sie zu uns
- Sie freuen sich auf eine sinnvolle und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem integrativen Umfeld
- Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Referentin/Referent oder Office Management mit inhaltlicher Zuarbeit
- Sie haben bereits Erfahrungen in organisatorischen und koordinierenden Tätigkeiten
- Sie haben eine aufgeschlossene, freundliche und empathische Persönlichkeit mit hoher Motivation und Begeisterung für zivilgesellschaftliches Engagement, interkultureller Kompetenz sowie die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Selbstreflexion
- Sie haben solide Kommunikationsfähigkeiten, gepflegte Umgangsformen sowie ein hohes Maß an Selbständigkeit, Organisationstalent und Proaktivität
- Ihr Arbeitsstil ist diskret, zuverlässig und loyal
- Sie pflegen einen routinierten Umgang mit modernen Kommunikationsmedien
- Sie weisen ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis ohne Eintrag vor
- Ihre Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind verhandlungssicher
- Sie bringen gute EDV-Anwenderkenntnisse mit
- Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
Darum passen wir zu Ihnen
- Wertschätzende Arbeitsatmosphäre, die geprägt ist von einem tiefen Verständnis für Menschen
- Familienfreundliche Unternehmenskultur
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Strukturiertes Einarbeitungskonzept und Hospitationen an allen Standorten
- Unternehmenseigene transparente Vergütungsstruktur
- Jährliches Fortbildungsbudget sowie 10 Tage Freistellung für Fort- und Weiterbildungen
- Monatliche KI-Pauschale
- Kostenübernahme des Deutschland-Tickets
- 32 Tage Jahresurlaub
- Kostenfreie Möglichkeiten der externen Sozialberatung durch das Fürstenberg Institut
- Angebot einer betrieblichen Altersvorsorge
So finden wir zusammen
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, sowie der Angabe wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. Uns sind alle Menschen gleichermaßen willkommen, ungeachtet ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer Herkunft, ihrer sexuellen Orientierung oder körperlichen Verfassung. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Bei Fragen oder Anmerkungen wenden Sie sich gerne an Frau Miriam Pospiech unter bewerbung@tamaja.de.
Referentin / Referent der Leitung Unterkünfte (m/w/d) Arbeitgeber: Tamaja
Tamaja bietet eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem integrativen Umfeld, das von flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen geprägt ist. Mit einem strukturierten Einarbeitungskonzept, einem jährlichen Fortbildungsbudget sowie 32 Tagen Jahresurlaub fördert das Unternehmen aktiv die persönliche und berufliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeitenden. Zudem profitieren Sie von einer transparenten Vergütungsstruktur und attraktiven Zusatzleistungen wie der Kostenübernahme des Deutschland-Tickets und einer betrieblichen Altersvorsorge.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Referentin / Referent der Leitung Unterkünfte (m/w/d) erhalten könnten
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Tamaja
Wenn du auf der Website von Tamaja stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Referentin / Referent der Leitung Unterkünfte (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Tamaja erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Tamaja vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
