Administrative Assistant

Tanaq Management Services (TMS) liefert professionelle, wissenschaftliche und technische Dienstleistungen sowie IT-Lösungen für Bundesbehörden im Gesundheitswesen, in der Landwirtschaft, Technologie und anderen Regierungsdiensten. TMS ist eine Tochtergesellschaft der St. George Tanaq Corporation, einer Alaska Native Corporation (ANC), die sich verpflichtet hat, Bundeskunden zu bedienen und gleichzeitig der Tanaq-Native-Community und den Aktionären etwas zurückzugeben.

Wir suchen einen Verwaltungsassistenten zur Unterstützung eines Projekts für einen unserer Bundesklienten. Der Verwaltungsassistent wird verschiedene Aktivitäten unterstützen, die funktionale Bereiche wie Finanzen, Einkauf, Personalwesen oder ein spezifisches Projekt/Geschäft/technische Einheit betreffen.

Dies ist eine hybride Remote-Position mit Sitz in Atlanta, GA, die möglicherweise einige Vor-Ort-Arbeiten am Standort des Kunden erfordert.

Verantwortlichkeiten

• Daten und Informationen aus mehreren Quellen sammeln, aufzeichnen, verfolgen und überprüfen.
• Tägliche Abläufe durchführen, um sicherzustellen, dass Richtlinien und Verfahren eingehalten werden, Ziele erreicht werden und Dienstleistungen und Projekte effizient und effektiv durchgeführt werden; gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ergreifen.
• Aufzeichnungen führen, die eine ordnungsgemäße Bewertung, Kontrolle und Dokumentation der zugewiesenen Aktivitäten ermöglichen; eine Vielzahl schriftlicher Korrespondenz, Berichte und anderer Materialien nach Bedarf vorbereiten.
• MS Office Suite verwenden, um Berichte, Zeitpläne, Tabellen, Grafiken, Korrespondenz und Präsentationen zu erstellen.
• Unterstützung bei Reisevorbereitungen, einschließlich Recherche von Hotelstandorten und -kosten, Zusammenstellung von Reiseanfragen, Recherche von Kostenschätzungen und Vorbereitung von Bestellungen und Gutscheinen im Reisemanagementsystem ICAP.
• Unterstützung des PMO/PCO bei Eigentum und Änderungen sowie Aktualisierungen.
• Reiseunterstützung bereitstellen.
• Unterstützung bei der Einarbeitung/Ausgliederung von Mitarbeitern.
• Administrative Unterstützung für Direktoren, Portfoliomanager und Teamleiter leisten und an wöchentlichen und monatlichen Besprechungen teilnehmen.
• Executive Administrative Unterstützung und Backup bereitstellen.
• Executive Administrative Unterstützung für den stellvertretenden Direktor für Management und Betrieb leisten.
• Weitere Aufgaben nach Bedarf übernehmen.

Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Verwaltungsassistent in einem gesundheitsbezogenen oder öffentlichen Gesundheitsumfeld.
• Ausgezeichnete Detailgenauigkeit.
• Erfahrung in der Analyse und Überprüfung von Dokumenten.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Verwaltungsassistenten.
• Erfahrung mit MS Excel auf mittlerem bis fortgeschrittenem Niveau.
• Beherrschung der MS Office Suite, Teams und SharePoint.
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten (sowohl schriftlich als auch mündlich).
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team zu arbeiten, insbesondere mit multidisziplinären Mitarbeitern aus verschiedenen Gesundheitsorganisationen/-behörden.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu behandeln.
• Fähigkeit, eine Sicherheitsüberprüfung der Regierung zu erhalten.
• Rechtlich befugt sein, in den Vereinigten Staaten ohne die Notwendigkeit einer Arbeitgeber-Sponsorship zu arbeiten, jetzt oder zu irgendeinem Zeitpunkt in der Zukunft.

Bevorzugte Qualifikationen

• Frühere Berufserfahrung in Bundes-, Landes- oder lokalen öffentlichen Gesundheitseinrichtungen, idealerweise zur Unterstützung der Bundesregierung.
• Erfahrung mit öffentlichen Gesundheitstools der Bundesregierung.
• Erfahrung in der Erstellung standardisierter administrativer Dokumentation der Bundesregierung, wie z.B. Anfragen für kleine Einkäufe, Schulungsanfragen, Anfragen für das Kreditkartenbeschaffungssystem (CCPS), Anfragen für das vom Anbieter bereitgestellte Schulungssystem (VSTS) usw.
• Erfahrung in der Koordination von Reiseanordnungen der Bundesregierung, einschließlich Eingabe und Verarbeitung im CONCUR-Reisesystem.

Bildung und Ausbildung

• Abschluss der High School mit mindestens 6 Jahren Erfahrung als Verwaltungsassistent; oder Bachelor-Abschluss mit mindestens 3 Jahren Erfahrung als Verwaltungsassistent.

Körperliche Anforderungen

• Längere Zeit am Schreibtisch sitzen und am Computer arbeiten.
• Gelegentliches Heben von bis zu 25 Pfund erforderlich.

Tanaq Management Services (TMS) ist ein Auftragnehmer im Bereich öffentliche Gesundheit, zertifiziertes 8(a) Unternehmen, im Besitz der St. George Tanaq Corporation, einer Alaska Native Corporation (ANC). Wir hören unseren Interessengruppen zu und nutzen unser Wissen in Wissenschaft, Technologie, Kommunikation und Programmen, um Lösungen zu entwickeln.

Unser Engagement für Nichtdiskriminierung

Tanaq ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Alle qualifizierten Bewerber erhalten ohne Rücksicht auf Behinderung, Status als geschützter Veteran oder einen anderen durch geltendes Bundes-, Landes- oder lokales Recht geschützten Status Berücksichtigung für eine Anstellung. Tanaq erfüllt das Drug-free Workplace Act von 1988 und E-Verify.

Wenn Sie eine Person mit einer Behinderung sind und Unterstützung bei der Bewerbung benötigen, senden Sie bitte eine E-Mail an accommodation@tanaq.com, um eine angemessene Unterkunft anzufordern. Diese E-Mail ist nur für Anfragen zu Unterkünften gedacht und kann nicht verwendet werden, um den Status von Bewerbungen zu erfragen.