Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Assistenz / Office Manager (m/w/d) in Vollzeit.
Die Position umfasst neben klassischen Assistenz- und Office-Management-Aufgaben auch die Unterstützung bei kaufmännischen Themen sowie im Bereich Family Office und Venture Capital. Wir suchen daher eine Person, die gerne organisiert, mit Zahlen arbeitet und sich schnell in unterschiedliche Themen einarbeiten kann.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im operativen Tagesgeschäft
- Eigenständiges Office Management und Organisation der laufenden Büroabläufe
- Terminplanung und -koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Bearbeitung der laufenden Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern, Dienstleistern und weiteren Ansprechpartnern
- Erstellung und Pflege von Excel-Übersichten, Auswertungen und Reportings
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Bereich Family Office
- Unterstützung bei Themen bei Venture-Capital-Investments
- Vorbereitung und Verwaltung von Unterlagen und Dokumentationen
- Unterstützung bei buchhalterischen Themen, Rechnungsprüfung und vorbereitender Buchhaltung
- Zusammenarbeit und Abstimmung mit Steuerberatern, Buchhaltung und weiteren externen Dienstleistern
- Rechnungs- und Zahlungsmanagement sowie Nachverfolgung offener Vorgänge
- Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
- Allgemeines Dokumentenmanagement und strukturierte Ablage
- Eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und offenen Punkten
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Position
- Gute Kenntnisse in Microsoft Excel und sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
- Grundlegende Erfahrung bzw. gutes Verständnis für buchhalterische und kaufmännische Themen
- Interesse und Affinität zu Family Office Services und Venture Capital
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse und die Sicherheit, auch auf Englisch zu kommunizieren
- Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, unterschiedliche Themen parallel zu koordinieren
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Professionelles und freundliches Auftreten
Was uns wichtig ist
Wir suchen eine Persönlichkeit, die nicht ausschließlich klassische Assistenzaufgaben übernimmt, sondern mitdenkt und Verantwortung für ihre Themen übernimmt.
Sie sollten Freude daran haben, organisatorische und kaufmännische Aufgaben miteinander zu verbinden und sich auch in neue Themen einzuarbeiten. Vorkenntnisse im Bereich Family Office oder Venture Capital sind von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung. Entscheidend sind für uns Interesse an diesen Themen, Zahlenaffinität und die Bereitschaft, sich fachlich weiterzuentwickeln.
- Wir bieten eine abwechslungsreiche Vollzeitposition mit kurzen Entscheidungswegen, einem breiten Aufgabenspektrum und Einblicken in die Bereiche Family Office, Investments und Venture Capital.
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Kontaktdaten:
TANGRAM Family Office GmbH Recruiting-Team
