Document Controller / Documentation Specialist (m/w/d) – Senior-Level

Als einer der deutschlandweit größten Dienstleister für Technikkommunikation unterstützen wir international agierende Unternehmen in Technischer Dokumentation, im Technischen Marketing und im Management der Produktdaten. Unsere 200 Spezialistinnen und Spezialisten erarbeiten mit modernen Verfahren und Tools Kommunikationslösungen für technische Innovationen.

Du steuerst technische Projektdokumentation, sodass alle Unterlagen vollständig, korrekt und termingerecht vorliegen. Bestehende Dokumentationslandschaften strukturierst du und entwickelst Register sowie Übersichten im Projektkontext gezielt weiter. Technische Dokumente prüfst, benennst und versionierst du konsistent und verfolgst sie über den gesamten Projektverlauf hinweg. Offene Punkte, fehlende Unterlagen und Rückläufer behältst du im Blick und steuerst diese aktiv über die relevanten Schnittstellen nach.

Transmittals, Übergabelisten und Dokumentationspakete bereitest du eigenständig vor und stimmst sie mit den verantwortlichen Projektbeteiligten ab. Die Einhaltung bestehender Dokumentationsvorgaben stellst du sicher und bringst dich in deren pragmatische Weiterentwicklung im Projekt ein. In enger Abstimmung mit Engineering, Einkauf, Projektleitung und Lieferanten klärst du Unstimmigkeiten und treibst Themen voran – auch ohne direkte Weisungsbefugnis.

Durch deine Präsenz beim Kunden vor Ort sorgst du dafür, dass Dokumentation und reale Projektabläufe eng miteinander verzahnt sind. Transparenz über Dokumentationsstände wird durch deine Arbeit geschaffen und bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen, Reviews und Abnahmen.

Mehrjährige Erfahrung als Document Controller, Documentation Specialist oder in einer vergleichbaren Rolle in komplexen Projektumfeldern bringst du mit. In Industrie-, Anlagenbau-, TGA-, Infrastruktur- oder EPC-Projekten hast du dich bereits sicher bewegt und kennst typische Projektstrukturen aus der Praxis. Der routinierte Umgang mit DMS/EDMS-Systemen, Dokumentenregistern, Revisionsständen und Excel gehört zu deinem Arbeitsalltag.

Dokumentationsprozesse verstehst du nicht nur in der Anwendung, sondern entwickelst sie im Projektkontext sinnvoll weiter. Eine strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise zeichnet dich aus, auch in dynamischen Projektphasen. Themen steuerst du aktiv über Schnittstellen hinweg und sorgst für Verbindlichkeit, auch ohne disziplinarische Verantwortung. Souveräne Kommunikation mit unterschiedlichen Stakeholdern gehört zu deinen Stärken, ebenso wie ein klarer und lösungsorientierter Umgang mit Herausforderungen. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab.