Fachbereichsleitung Office Management (m/w/d) I befristet

Deine Aufgabe

Du willst mehr als nur „den Laden am Laufen halten”? Bei TASSO e.V. – Europas größtem Haustierregister – gestaltest du als Fachbereichsleitung Office Management aktiv mit, wie wir als Organisation wachsen und uns weiterentwickeln. Du übernimmst Verantwortung für dein kleines engagiertes Team und für den reibungslosen Ablauf in unseren modernen Räumlichkeiten. Unsere Ziele sind ein täglich reibungsloser Ablauf und dass wir einen wertvollen Beitrag für unsere Mission leisten können: vermisste Tiere zurück nach Hause zu bringen. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Fachbereichen und Dienstleistern. Ob strategische Weiterentwicklung des Fachbereichs, Gebäude-, Bestellmanagement oder unvergessliche Mitarbeiterevents – dein Aufgabenfeld ist so vielseitig wie du selbst.

Das kommt auf dich zu

• Menschen führen, Teams stärken – Du begleitest und entwickelst deinen Mitarbeiter fachlich wie persönlich, schaffst ein Umfeld, in dem alle ihr Bestes geben können und hast dabei den Freiraum, Aufgaben eigenverantwortlich zu verteilen.
• Strategie trifft Verantwortung – Du gestaltest die strategische Ausrichtung des Office Managements aktiv mit, ohne den Blick fürs operative Tagesgeschäft zu verlieren – stets im Einklang mit den Vereinszielen von TASSO e.V.
• Moderne Räume, klare Verantwortung – Du koordinierst das Gebäudemanagement und sorgst dafür, dass sich alle in unseren modernen Räumlichkeiten wohlfühlen.
• Verträge & Partnerschaften – Du pflegst Beziehungen zu Vermieter, Hausverwaltung und Dienstleistern und behältst Fristen und Konditionen stets im Griff.
• Sicherheit geht vor – Du gewährleistest alle Arbeitssicherheitsthemen, koordinierst Unterweisungen und sorgst für ein gesundes Arbeitsumfeld.
• Mobilität & Infrastruktur – Von der Fuhrparkverwaltung über Dienstreisebuchungen bis zur Poststelle – du hast die operative Infrastruktur fest im Griff.
• Bestellmanagement mit Weitblick – Du steuerst die Bestellabwicklung und hast dabei stets einen nachhaltigen Umgang mit Ressourcen im Blick.
• Events & Gemeinschaft – Du planst und betreust Mitarbeiterevents, die wirklich in Erinnerung bleiben.

Das bringst du mit

• Kaufmännisches Fundament – Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit weiterführendem Abschluss (z. B. Fachwirt/in oder Betriebswirt/in IHK) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung, die trägt – Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle.
• Führung mit Substanz – Erfahrung in der fachlichen und disziplinarischen Mitarbeiterführung.
• Zahlen im Griff – Erfahrung in der Budgetplanung und -verantwortung.
• Sicherheit am Arbeitsplatz – Praxiserfahrung im Arbeitsschutz (z. B. ArbSchG, ASA-Sitzungen).
• Bestellmanagement & Verträge – Praxiserfahrung in der Bestellabwicklung und in der Vertragsverwaltung inkl. Lieferantenkommunikation und Fristenüberwachung.
• Gebäude & Fuhrpark – Kenntnisse im Gebäudemanagement und Fuhrparkmanagement.
• Projektmanagement – Erfahrung in der digitalen Steuerung von Projekten und Prozessen wie z.B. Asana.
• Digital fit – Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, Outlook, Word, PowerPoint & SharePoint) sowie Erfahrung mit Workplace-Management-Plattformen wie deskly.
• Sprache & Kommunikation – Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift, Englischkenntnisse (wünschenswert in A2).
• Führerschein Klasse B.
• Du hast ein Herz für Tiere und Menschen.

Das bieten wir

• Befristete Beschäftigung auf 24 Monate.
• Wochenarbeitszeit in Voll- und Teilzeit möglich (30, 35, 37,5 oder 40 Stunden pro Woche sind möglich).
• Pro Kalenderjahr gibt es 30 Urlaubstage.
• Arbeitsfrei am 24.12. + 31.12.
• Familien-/Lebensumstandsfreundliche Arbeitszeitgestaltung (6-20 Uhr).
• Gehalt in Abhängigkeit von den Wochenstunden (42.420,- bis 48.480,- Euro im Jahr).

Benefits:

• Weil deine Zukunft zählt – wir bieten dir eine attraktive betriebliche Altersvorsorge an.
• Corporate Benefits: Mitarbeitende profitieren von Vergünstigungen bei ausgewählten Partnern z. B. in den Bereichen Mode, Sport, Freizeit und Reisen.
• Triff unsere Büroschnauzen – und bring nach Erlaubnis und Absprache deine eigene mit.
• pme Familienservice: Unser externer Dienstleister bietet dir kostenlose Unterstützung in kritischen Lebenslagen und die Teilnahme an kostenfreien Veranstaltungen für den beruflichen und privaten Bereich an.

Dein Umfeld:

• Du bist Teil unseres tierisch engagierten Teams.
• Du arbeitest auf einer modernen Bürofläche mit ergonomischen Arbeitsplätzen.
• Für den kleinen oder großen Hunger kannst du die Food Hall oder das Café nutzen.

Deine Flexibilität:

• Deine Einarbeitung findet vor Ort statt.
• Mobile Arbeit ist nach Absprache möglich.
• Gute ÖPNV Anbindung (S3, S4 & 58, 810A) & Parkplatz (Auto & Rad).

So ticken wir als Office Management-Team

Unser Fachbereich ist klein, aber seine Wirkung ist groß: Wenn das Office Management funktioniert, merkt es kaum jemand – und genau das ist das Ziel. Wir sind die erste Anlaufstelle, wenn etwas gebraucht wird, nicht funktioniert oder organisiert werden muss. Was uns antreibt, lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Es gibt für alles eine Lösung. Diese Haltung prägt, wie wir arbeiten – pragmatisch, verlässlich und immer mit einem freundlichen Wort. Wer mit uns zusammenarbeitet, merkt schnell: Hier wird geholfen – herzlich, unkompliziert und auf Augenhöhe. Die Atmosphäre bei uns? Locker und ruhig – auch wenn es mal turbulent wird. Wir behalten den Überblick, ohne die Gelassenheit zu verlieren. Du übernimmst eine Schlüsselrolle in einem gut strukturierten Bereich mit klaren Prozessen – und der Möglichkeit, vom ersten Tag an wirklich etwas zu bewegen.

Jetzt bist du dran:

Schick uns jetzt deine Bewerbung – wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

• Erzähl uns, wer du bist, was dich motiviert und wie du dir deine berufliche Zukunft bei uns vorstellst.
• Lade deine Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Bescheinigungen) ganz einfach über unser Bewerbungsformular hoch.
• Du hast deine Unterlagen noch nicht vollständig parat? Kein Problem – sende uns gerne schon das, was du vorbereitet hast. Der Rest kann nachgereicht werden.

Zeig uns, was in dir steckt – wir freuen uns auf eine Bewerbung mit Persönlichkeit und Profil.