Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Vorstand bei organisatorischen und kommunikativen Aufgaben.
- Unternehmen: Technische Betriebe Leverkusen - ein innovatives kommunales Unternehmen.
- Vorteile: 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten und eine gute Work-Life-Balance.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein respektvolles Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Infrastruktur der Stadt und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 55000 € pro Jahr.
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich mit einschlägiger Zusatzqualifikation oder
- Erfolgreich abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium im Studiengang Public Management, Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaft, Wirtschaftsrecht oder ein vergleichbarer Studiengang
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Stabsstellen-, Referenten-, Gremien- oder Verwaltungsfunktion
- Nachgewiesene Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert
- Selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Flexibilität, Loyalität, Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, Konzentrationsfähigkeit
- souveränes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Hierarchieebenen und externen Ansprechpartnern
- Interesse an kommunalen, technischen und infrastrukturellen Aufgabenstellungen
- Kenntnisse im Aufgabengebiet der Reisekosten und des Datenschutzes inkl. gesetzl. Grundlagen
- Sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung/Grammatik, Kenntnis der DIN-Regel 5008
- Gute Umfangsformen gegenüber Führungskräften, Bürgern, Mitarbeitenden
- Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen außerhalb der üblichen Dienstzeiten
- Kommunikations-, Konflikt- und Teamfähigkeit
- Sehr gute EDV-Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Erfahrung mit Veränderungsprozessen wünschenswert
- Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis für die Führerschein-Klasse B
Ihre Aufgaben:
In dieser zentralen Funktion unterstützen Sie den Vorstand in organisatorischen, kommunikativen und fachlich vorbereitenden Angelegenheiten. Sie koordinieren Termine, Gremienunterlagen, Vorstandsaufträge und bereichsübergreifende Abstimmungen, bereiten Entscheidungen vor und sorgen für einen strukturierten Informationsfluss zwischen Vorstand, Abteilungen, Verwaltungsrat, Stadtverwaltung, Politik und externen Ansprechpartnern.
- Organisation und Koordination des Vorstandsbereichs
- Eigenständige Organisation, Koordination und Priorisierung von Terminen, Besprechungen, Dienstreisen und Abstimmungsformaten des Vorstands
- Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung interner und externer Termine
- Führung von Wiedervorlagen, Fristen- und Aufgabencontrolling
- Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses im Vorstandsbereich
- Vertrauliche Bearbeitung sensibler Vorgänge und Unterlagen
- Gremien- und Sitzungsmanagement
- Organisatorische und inhaltliche Vorbereitung von Sitzungen des Verwaltungsrates und weiterer Gremien (zum Beispiel Personalrat, Gleichstellungsstelle, Schwerbehinderungsvertretung) samt Nachbearbeitung
- Abstimmung von Tagesordnungen, Vorlagen, Anlagen und Beschlussunterlagen mit den zuständigen Organisationseinheiten
- Überwachung von Beschlusslagen, Aufträgen und Umsetzungsständen
- Erstellung von Protokollentwürfen, Vermerken, Sachstandsübersichten und Entscheidungsvorlagen
- Koordination der Kommunikation mit Gremienmitgliedern, Stadtverwaltung und weiteren Stakeholdern
- Vorstandsbezogene Sachbearbeitung und Entscheidungsvorbereitung
- Eigenständige Aufbereitung von Informationen, Sachverhalten und Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand
- Erstellung von Präsentationen, Briefings, Stellungnahmen, Antwortentwürfen, Vermerken und Vorlagen
- Recherche, Bewertung und Zusammenfassung verwaltungs-, organisations- und betriebsbezogener Fragestellungen
- Mitwirkung bei strategischen und organisatorischen Sonderaufgaben des Vorstands
- Vorbereitung von Gesprächen mit Verwaltung, Politik, Aufsichts-/Gremienvertretern, Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Institutionen
- Projekt- und Schnittstellenkoordination
- Koordination bereichsübergreifender Vorstandsaufträge und Sonderprojekte
- Nachhalten von Projektständen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Terminen
- Unterstützung bei Organisationsentwicklungs-, Digitalisierungs-, Kommunikations- und Steuerungsthemen
- Abstimmung mit Fachbereichen, Stabsstellen, Stadtverwaltung und externen Dienstleistern
- Erstellung von Statusberichten und Managementinformationen
- Kommunikation und Korrespondenz
- Selbstständige Entwurfsfertigung anspruchsvoller Korrespondenz für den Vorstand
- Bearbeitung und Vorprüfung eingehender Anfragen, Beschwerden und Stellungnahmen
- Adressatengerechte Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Presse-, Bürger- und Gremienkommunikation
- Sicherstellung eines einheitlichen und professionellen Auftretens des Vorstandsbereichs
- Dokumenten-, Informations- und Wissensmanagement
- Pflege und Weiterentwicklung strukturierter Ablage-, Akten- und Dokumentationssysteme
- Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Vorgängen, Entscheidungen und Beschlüssen
- vertrauliche Verwaltung von Vorstandsunterlagen
- Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen im Vorstandsbereich
Eine Änderung bzw. Anpassung der Aufgaben entsprechend des Qualifikations- und Kompetenzprofils der Bewerberinnen und Bewerber bleibt vorbehalten.
Corporate Benefits:
- Work-Life-Balance & Vielfalt:
- 30 Tage Urlaub/Jahr (basierend auf einer 5-Tage-Woche); ab 2027: 31 Tage/Jahre sowie ein Zeit-statt-Geld-Wahlmodell (Umwandlung der Jahressonderzahlung in bis zu drei zusätzliche Urlaubstage, Antragstellung in 2026, die zusätzlichen Urlaubstage können erst ab 2027 genommen werden)
- Zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester sowie arbeitsfrei an Rosenmontag
- Dienstregelung für Brückentage
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch:
- Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitmodell) bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39,00 Stunden (Tarifbeschäftigte) bzw. 41,00 Stunden (Beamtinnen und Beamte)
- Freizeitausgleich für geleistete Überstunden
- Teilzeitbeschäftigung, sofern keine betrieblichen Gründe entgegenstehen
Die Technischen Betriebe Leverkusen AöR (TBL AöR) sind das kommunale Infrastruktur- und Dienstleistungsunternehmen der Stadt Leverkusen. Mit rund 200 Mitarbeitenden übernehmen wir zentrale Aufgaben der öffentlichen Daseinsvorsorge und sorgen dafür, dass die technische Infrastruktur der Stadt zuverlässig funktioniert – von Straßen und Brücken über Stadtentwässerung und Hochwasserschutz bis hin zu Werkstatt-, Fuhrpark- und technischen Serviceleistungen.
Vielfalt verstehen wir als Bereicherung, Verpflichtung und Chance zugleich. Wir pflegen eine Unternehmenskultur, die von Offenheit, Respekt und Wertschätzung geprägt ist, und setzen uns aktiv für die Chancengleichheit aller Mitarbeitenden ein. Die individuellen Fähigkeiten und Potenziale unserer Kolleginnen und Kollegen schätzen wir sehr – durch die Anerkennung und Förderung von Vielfalt schaffen wir ein Umfeld, das persönliche Entwicklung und Entfaltung ermöglicht.
Wir verfolgen das Ziel, den Anteil von Frauen in Führungspositionen sowie in bislang unterrepräsentierten Berufsfeldern gezielt zu erhöhen. Ebenso unterstützen wir – unabhängig vom Geschlecht – flexible Arbeitszeitmodelle, um die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu verbessern.
Bewerberinnen und Bewerber mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung werden bei gleicher Qualifikation im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben des SGB IX besonders berücksichtigt und gefördert.
Mit Menschen und Technik leisten wir einen wichtigen Beitrag für die Infrastruktur in Leverkusen. Wir entwickeln uns stetig weiter und richten unseren Fokus auf nachhaltige Lösungen. Unterstützen Sie unser Team und bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchte Qualifikation online über das Bewerberportal der Stadt Leverkusen.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:
Nazli Özdemir, Human Resources
0214/406-6980
nazli.oezdemir@tbl-leverkusen.de
Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an:
Wulf Riedel, Vorstand
0214/406-6900
wulf.riedel@tbl-leverkusen.de
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung!
Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d) Arbeitgeber: TBL Technische Betriebe Leverkusen AöR
Die Technischen Betriebe Leverkusen (TBL) bieten als Anstalt des öffentlichen Rechts eine sichere und abwechslungsreiche Arbeitsumgebung im Herzen von Leverkusen. Mit flexiblen Arbeitszeiten, 30 Tagen Urlaub pro Jahr und umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten fördern wir die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeitenden. Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Offenheit und Wertschätzung, was ein positives Arbeitsklima schafft und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie unterstützt.
Kontaktdaten:
TBL Technische Betriebe Leverkusen AöR Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei TBL Technische Betriebe Leverkusen AöR
Wenn du auf der Website von TBL Technische Betriebe Leverkusen AöR stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Vorstandsreferent/in mit Assistenzfunktion (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei TBL Technische Betriebe Leverkusen AöR erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei TBL Technische Betriebe Leverkusen AöR vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
