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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du bist der Empfangsprofi und kümmerst dich um organisatorische Aufgaben.
- Arbeitgeber: Eine internationale Agentur, die ein positives Arbeitsumfeld bietet.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Team-Events und ein freundliches Arbeitsklima.
- Warum dieser Job: Gestalte den Büroalltag mit und bring deine Ideen ein!
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im Empfang oder Service, gute Englisch- und Deutschkenntnisse.
- Andere Informationen: Langfristige Vollzeitstelle in einem dynamischen Team.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Overview
HeimatTBWA sucht Teamassistenz & Empfangs-Allrounder (m/w/d) – Vollzeit
Du bist nicht nur der erste Kontakt für unsere Besucher und Kollegen, sondern auch die gute Seele der Agentur. Du liebst es, wenn der Ablauf im Büro reibungslos funktioniert und kümmerst Dich um praktische, organisatorische und administrative Aufgaben aus den Bereichen Assistenz, Front-Office und HR. Du magst es, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten und bist stets offen für Menschen aller Art.
Deine Aufgaben
- Du leitest und verwaltest den Empfang der Agentur, empfängst unsere Gäste, Kunden und Lieferanten und nimmst eingehende Anrufe entgegen
- Du buchst alle In- und Auslandsreisen für die Kollegen und erstellst anschließend die Reisekosten-Abrechnungen
- Du unterstützt unsere HR Abteilung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Du organisierst und betreust kleine und große Meetings, Workshops oder Events mit viel Herzblut und Sorgfalt
- Du bist zuständig für die Vergabe und Pflege unserer Konferenzräume
- Du bearbeitest unsere Ein- und Ausgangspost und wickelst täglich anfallende Kuriere ab
- Du bestellst eigenständig Büromaterialien, Getränke, Obst, Blumen, Catering und andere Dinge für den Agenturalltag und wickelst die Besorgungen von der Auftragsstellung bis zur Rechnungsprüfung ab
- Du sorgst dafür, dass sich jeder in der Agentur wohlfühlt und trägst mit Deiner positiven Art zu einer angenehmen Arbeitsumgebung bei
- Du bringst proaktiv eigene Ideen ein, um den reibungslosen Workflow in unserem Office sicherzustellen
Dein Profil
- Du verfügst über Erfahrung am Empfang, im Sekretariat, in der Gastronomie oder im Service, im Hotelfach o.ä. und bringst idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung in einem verwandten Bereich mit
- Du hast ein umfassendes Verständnis von kaufmännischen und administrativen Aufgaben und bist fit im Umgang mit Microsoft Office (v.a. Excel und Word)
- Du kommunizierst gerne und sicher mit anderen Menschen und verfügst über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1)
- Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent und behältst auch in stressigen Situationen stets den Überblick
- Du bist sehr verantwortungsbewusst und zeigst gerne Eigeninitiative
- Zuverlässigkeit, Diskretion, Serviceorientierung und Leidenschaft für den Job sind für Dich selbstverständlich
- Du bist langfristig und in Vollzeit (an 5 Tagen pro Woche) verfügbar
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung inklusive Anschreiben, Lebenslauf und Referenzen sowie darauf, Dich bald persönlich kennenzulernen!
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Teamassistenz & Empfangs-Allrounder (m/w/d) Arbeitgeber: TBWA Gruppe Deutschland
Kontaktperson:
TBWA Gruppe Deutschland HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Teamassistenz & Empfangs-Allrounder (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die in der Branche arbeiten oder bereits bei uns sind. Oftmals können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen und dir einen Fuß in die Tür verschaffen.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf ein Vorstellungsgespräch vor, indem du dich über unsere Unternehmenskultur und aktuelle Projekte informierst. Zeige, dass du nicht nur die Aufgaben verstehst, sondern auch, wie du aktiv zur positiven Atmosphäre in unserem Büro beitragen kannst.
✨Tip Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du Ideen hast, wie man den Empfang oder die Organisation im Büro verbessern kann, teile diese bereits im Gespräch. Das zeigt deine Eigeninitiative und dein Engagement für die Position.
✨Tip Nummer 4
Achte darauf, während des gesamten Bewerbungsprozesses freundlich und professionell zu kommunizieren. Deine positive Art ist ein wichtiger Teil der Rolle als Empfangs-Allrounder und wird von uns sehr geschätzt.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Teamassistenz & Empfangs-Allrounder (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und mache dir Notizen zu den wichtigsten Aufgaben und Anforderungen. Überlege, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Punkten passen.
Individuelles Anschreiben: Verfasse ein individuelles Anschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Position bist. Gehe auf spezifische Aufgaben ein, die in der Jobbeschreibung erwähnt werden, und zeige, wie du diese erfolgreich umsetzen kannst.
Lebenslauf anpassen: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Erfahrungen, insbesondere im Empfangsbereich, in der Assistenz oder im Service. Achte darauf, dass deine Fähigkeiten im Umgang mit Microsoft Office klar hervorgehoben sind.
Referenzen bereitstellen: Bereite eine Liste von Referenzen vor, die deine Fähigkeiten und Erfahrungen bestätigen können. Informiere diese Personen im Voraus, damit sie bereit sind, positive Rückmeldungen über dich zu geben, wenn sie kontaktiert werden.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei TBWA Gruppe Deutschland vorbereitest
✨Sei der erste Eindruck
Als Empfangs-Allrounder bist du die erste Anlaufstelle für Besucher und Kollegen. Achte darauf, freundlich und professionell aufzutreten. Ein Lächeln und eine positive Einstellung können viel bewirken.
✨Bereite dich auf organisatorische Fragen vor
Da die Rolle viele organisatorische Aufgaben umfasst, solltest du Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung parat haben. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Meetings oder Events organisiert hast und welche Herausforderungen du dabei gemeistert hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Position ist es wichtig, sicher und klar zu kommunizieren. Übe, wie du dich in verschiedenen Situationen ausdrücken würdest, insbesondere in stressigen Momenten. Deine fließenden Deutsch- und Englischkenntnisse sollten ebenfalls zur Geltung kommen.
✨Bring eigene Ideen ein
Die Agentur sucht jemanden, der proaktiv ist und eigene Vorschläge zur Verbesserung des Workflows einbringt. Überlege dir im Vorfeld, welche Ideen du hast, um den Büroalltag zu optimieren und präsentiere diese im Interview.
