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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CEO bei Projekten und sorge für reibungslose Abläufe.
- Arbeitgeber: TecAlliance, ein innovatives Unternehmen im Automobilsektor mit globaler Reichweite.
- Mitarbeitervorteile: Unbefristeter Vertrag, 30 Tage Urlaub, Firmenkreditkarte und betriebliche Altersvorsorge.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und unterstütze die Führungsebene direkt.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung als persönliche Assistenz und gute Kenntnisse in Microsoft Office.
- Andere Informationen: Spannende Karrierechancen in einem internationalen Umfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir sind TecAlliance – gegründet von mehr als 30 Unternehmen des Automobilnachrüstmarktes als neutraler Daten-als-eine-Dienstleistung-Marktanbieter, der als neutrales Datennetzwerk fungiert, das sie miteinander verbindet. Mit über 1.000 Mitarbeitern weltweit und Kunden in 140 Ländern ermöglichen wir den Markt – wir konkurrieren niemals mit ihm.
Diese Rolle dient als Persönlicher Assistent (m/w/d) des TecAlliance CEO Peter van der Galiën und arbeitet eng mit dem Investor Relations Manager, dem Executive Assistant und dem Führungsteam zusammen. Diese Rolle ist für Sie geeignet, wenn Sie ein erfahrener Persönlicher Assistent (m/w/d) sind, der in einer dynamischen, exekutiven Umgebung gedeiht, Komplexität strukturiert und absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Klarheit in Peters tägliche Arbeit bringt. Sie sind das Rückgrat der Organisation, halten die Dinge im Hintergrund reibungslos am Laufen und ermöglichen es unserem CEO, mit voller Wirkung zu arbeiten. Die Rolle kann ab Juni 2026 beginnen und ist in unserem Büro in Köln angesiedelt.
Ihre Rolle
- Aufgaben- und Projektkoordination: Sie unterstützen den CEO bei seinen Aufgaben, Projekten und strategischen Initiativen, stellen sicher, dass Prioritäten und Fristen eingehalten werden und Nachverfolgungen erfolgen.
- Dokumenten- und Informationsmanagement: Sie bereiten Präsentationen und Dokumente für den CEO vor und verwalten vertrauliche Dateien und Exekutivunterlagen. Sie pflegen strukturierte Projektdokumentationen über Tools wie Teams, Jira, Confluence und Azure DevOps.
- Kalender- und Reisemanagement: Sie verwalten den komplexen Kalender des CEO über mehrere Zeitzonen hinweg, einschließlich der Planung von Meetings, Konferenzgesprächen und der vollständigen Reiseplanung und -buchung.
- Kommunikations- und Nachverfolgungsmanagement: Sie filtern und verwalten E-Mails, Anrufe und andere Kommunikationen und entwerfen Korrespondenz im Namen des CEO. Sie arbeiten proaktiv an den Nachverfolgungsaktionen, die während eines wöchentlichen Abstimmungsgesprächs mit dem CEO vereinbart wurden.
- Beziehungs- und Stakeholder-Management: Sie fungieren als primäre Kontaktstelle zwischen dem CEO, internen Teams und externen Stakeholdern sowie Ökosystempartnern.
- Ausgabenmanagement: Sie verfolgen und bearbeiten die Spesenabrechnungen und Erstattungen des CEO genau und zeitnah.
Ihr Profil
- Nachgewiesene umfassende Erfahrung als Executive Assistant oder Persönlicher Assistent für Führungskräfte.
- Idealerweise ein Bachelor-Abschluss bevorzugt, aber nicht erforderlich.
- Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Kollaborationstools wie Microsoft Teams, SharePoint, Confluence und Jira.
- Sprachkenntnisse: Englisch B2-Niveau oder höher und Deutsch B2-Niveau.
Verträge, Gehalt und nicht-monetäre Vorteile
- Alle unsere Verträge sind standardmäßig unbefristet (Probezeit beträgt sechs Monate).
- Vergütungspaket: 97% festes Grundgehalt, das monatlich gezahlt wird, mit einem 3% leistungsabhängigen Bonus, der jährlich, abhängig von der Unternehmensleistung, gezahlt wird.
- Urlaub: 30 Tage im Jahr.
- Unternehmenskreditkarte für Reisen: Wenn Sie viel reisen, kennen Sie den Kampf. Sie müssen Reisekosten selbst tragen. Das müssen Sie nie wieder tun. Mit Ihrer Unternehmenskreditkarte bleibt Ihr Geld bei Ihnen, solange Sie Ihre Spesenabrechnung rechtzeitig einreichen.
- Betriebliche Altersvorsorge.
Personal Assistant to the CEO (m/f/d) Arbeitgeber: TecAlliance
Kontaktperson:
TecAlliance HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Personal Assistant to the CEO (m/f/d)
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Personal Assistant interessierst, zögere nicht, direkt mit uns in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits bei TecAlliance arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über TecAlliance, unsere Projekte und die Branche. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und den ersten Schritt machst. Außerdem hast du so die besten Chancen, die richtige Aufmerksamkeit zu bekommen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Personal Assistant to the CEO (m/f/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Qualifikationen hat, sondern auch gut ins Team passt. Zeig uns, wer du bist!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Aufzählungen, um wichtige Informationen hervorzuheben. So wird es für uns einfacher, deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu erkennen.
Pass auf die Details auf!: Überprüfe deine Bewerbung auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Ein kleiner Fehler kann einen großen Eindruck hinterlassen. Wir schätzen Sorgfalt und Professionalität in jeder Zeile.
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung schnell und effizient bearbeiten können, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So bist du auf der sicheren Seite und wir können dich schneller kennenlernen!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei TecAlliance vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position des Personal Assistants vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten in die Aufgaben des CEO passen. Zeige im Interview, dass du die Komplexität der Rolle verstehst und bereit bist, diese Herausforderungen anzunehmen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner Vergangenheit, in denen du erfolgreich komplexe Aufgaben koordiniert oder vertrauliche Informationen verwaltet hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten zu untermauern und zeigen, dass du die nötige Erfahrung mitbringst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da du als Bindeglied zwischen dem CEO und anderen Stakeholdern fungierst, ist es wichtig, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu kommunizieren, sowohl mündlich als auch schriftlich. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Fähigkeit zur effektiven Kommunikation testen.
✨Sei proaktiv und organisiert
Im Interview solltest du deine proaktive Arbeitsweise und dein Organisationstalent unter Beweis stellen. Erkläre, wie du Prioritäten setzt und Deadlines einhältst. Zeige, dass du in der Lage bist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen und dabei stets den Überblick zu behalten.