Head of Operations

Über das Unternehmen

Wir sind der führende Anbieter von Proof of Asset-Infrastruktur, der es Institutionen ermöglicht, unabhängig zu überprüfen, dass digitale Vermögenswerte vollständig durch reale Sicherheiten gedeckt sind. Wir sichern über 15 Milliarden US-Dollar in DeFi- und tokenisierten Vermögenswerten und bedienen einige der größten Finanzinstitute und digitalen Vermögensgesellschaften der Welt.

Über die Rolle

Wir suchen einen Head of Operations, der für den täglichen Betrieb des Unternehmens in den Bereichen Finanzen, Personal und Compliance verantwortlich ist. Dies ist eine umfassende, praktische Betriebsrolle für jemanden, der sich wohlfühlt, in mehreren Jurisdiktionen und Beschäftigungsstrukturen zu arbeiten, sowohl Fiat- als auch kryptonative Prozesse zu verwalten und die internen Systeme aufzubauen, die es dem Unternehmen ermöglichen, zu skalieren.

Die Rolle umfasst drei Hauptbereiche:

• EU/Schweizer Operationen und Verwaltung: Gehaltsabrechnung, Rechnungen, Verträge, Verbandsverwaltung, lokale Anbieter und Koordination mit Buchhaltern und Behörden
• Unternehmensoperationen: interne Prozesse, Unterstützung bei der Budgetierung, externe Rechnungsstellung, Lieferantenmanagement, Einstellungsoperationen und Geschäftskontinuität
• Governance- und Compliance-Koordination: Unterstützung von ISO 27001, SOC 2, Richtlinien, Audits und Vorbereitungen auf Vorstandsebene

Hauptverantwortlichkeiten

Finanzen

• Verwaltung der Schweizer Gehaltsabrechnung und Koordination der Zahlungen an Auftragnehmer, die über den EOR abgewickelt werden, um Genauigkeit und pünktliche Auszahlung jeder Periode sicherzustellen
• Eigenverantwortung für die Kreditorenbuchhaltung von Anfang bis Ende: Überprüfung, Genehmigung und Zahlung von Lieferantenrechnungen sowohl über Fiat-Banküberweisungen als auch über Stablecoins
• Eigenverantwortung für die Debitorenbuchhaltung: Ausstellung genauer Kundenrechnungen, Verfolgung offener Salden und Nachverfolgung zur Sicherstellung pünktlicher Zahlungen
• Durchführung von Multisig-Krypto-Transaktionen unter Beachtung der besten Sicherheitspraktiken für Transaktionsverifizierung, Unterzeichnung und Treasury-Schutz
• Kryptonative Buchhaltung: monatliche Berichterstattung über Krypto-Transaktionen und -Salden über mehrere Safes
• Vorbereitung und Lieferung monatlicher Finanzberichte an den externen Schweizer Buchhaltungspartner, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen vollständig und abgestimmt sind
• Verwaltung der Beziehungen zu externen Anbietern und Dienstleistern, von der Einarbeitung bis zur Koordination der Servicebereitstellung und Abrechnung
• Verwaltung und Abstimmung der Unternehmens-Kreditkartenkonten, um Unstimmigkeiten jeden Monat zu klären
• Verwaltung der Erstattungsprozesse für Ausgaben des Teams, sowohl direkt als auch über den EOR

HR

• Verwaltung der täglichen Beziehung zum Arbeitgeber des Record, um sicherzustellen, dass Mitarbeiterunterlagen, Verträge und Zahlungen genau und aktuell bleiben
• Eigenverantwortung für die Einarbeitungs- und Austrittsverfahren, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter reibungslos eingerichtet werden und Abgänge sauber und compliant gehandhabt werden
• Durchführung des gesamten Einstellungsprozesses: Kandidatensuche, Lebenslauf-Screening, Verwaltung der Interviewplanung und Koordination mit den Einstellungsmanagern bis hin zum Angebot
• Verwaltung interner HR-Richtlinien, Aktualisierung dieser, während das Unternehmen wächst und sich an neue Jurisdiktionen oder Beschäftigungsstrukturen anpasst
• Planung und Durchführung von Unternehmens-Offsites, einschließlich Logistik, Budget und Reiseorganisation

Recht und Compliance

• Überprüfung der vierteljährlichen Schweizer Mehrwertsteuererklärungen und der jährlichen Steuererklärungen, die von externen Partnern vorbereitet wurden, auf Genauigkeit vor der Einreichung
• Aufrechterhaltung genauer finanzieller und rechtlicher Dokumentationen zur Unterstützung von Audits, Due-Diligence bei Fundraising und Überprüfungen durch institutionelle Partner
• Vorbereitung klarer, vorstandsfähiger finanzieller Berichterstattungsdokumente
• Eigenverantwortung für betriebliche Compliance-Workflows zur Unterstützung von ISO 27001 und SOC 2, einschließlich der Pflege von Richtlinien und der Sammlung von Nachweisen

Anforderungen

• 3+ Jahre in einer Betriebs- oder Finanzoperationsrolle, idealerweise in einem frühen oder schnell wachsenden Startup
• Erfahrung in der Verwaltung von Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, einschließlich Rechnungsstellung und Zahlungen an Lieferanten
• Sicherheit im Umgang mit sowohl Fiat- als auch kryptonativen Zahlungswegen, einschließlich Stablecoins und Multisig-Transaktionsabläufen
• Erfahrung in der Durchführung von Gehaltsabrechnungen in mehreren Jurisdiktionen und Beschäftigungsstrukturen (direkte Anstellung, EOR, Auftragnehmer)
• Erfahrung in der Verwaltung des gesamten Einstellungszyklus und der Kern-HR-Operationen (Einarbeitung, Austritt, Richtlinien, Dokumentation)
• Sicher im Erstellen finanzieller Dokumentationen für Vorstandberichterstattung, Audits und Due Diligence
• Starke schriftliche Kommunikationsfähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit
• Selbstständig und komfortabel im Umgang mit Unklarheiten; diese Rolle beinhaltet sowohl den Aufbau von Prozessen als auch deren Durchführung

Schön zu haben

• Solide Erfahrung im Betrieb in der Schweiz oder der EU
• Genug Deutsch, um mit lokalen Institutionen und Dienstleistern zu arbeiten
• Erfahrung in der Gehaltsabrechnung und Beschäftigungsadministration
• Komfortabel in einem Krypto- oder Technologie-Scale-up
• Proaktiv beim Aufbau betrieblicher Systeme, nicht nur zuverlässig in der Verwaltung