Verwaltungsangestellte/Verwaltungsangestellter im Dekanat (w/m/d)

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Die Fakultät Elektrotechnik (FE) der THWS gehört zu den größten Fakultäten der Hochschule. Wir begleiten junge Menschen vom Bachelor- über den Masterabschluss bis hin zur Promotion auf ihrem Weg in verantwortungsvolle technische Berufe. Die Fakultät ist vernetzt mit den Forschungsinstituten der THWS sowie zahlreichen Unternehmenspartnern und sichert dadurch wissenschaftsbasierte Lehre mit großer Praxisnähe.

Damit im Hintergrund alles rundläuft, braucht es Menschen, die den Überblick behalten, mitdenken, mitgestalten und gerne mit anderen zusammenarbeiten.

Was gibt’s zu tun?

Als Mitarbeiterin/Mitarbeiter im Dekanat sind Sie das Herz der Fakultät. Hier kommt alles zusammen – nicht nur an der Kaffeemaschine. Unser Team unterstützt Studierende bei ihren Fragen, hat für die Kolleginnen und Kollegen ein offenes Ohr und hält dem Dekan den Rücken frei.

• Sekretariatsmanagement und Studierendenservice: Sie organisieren gerne und behalten den Überblick, auch wenn es mal hektisch zugeht. Das überfüllte E-Mailpostfach retten, Dokumente erstellen und pflegen, Veranstaltungen organisieren und Protokolle anfertigen – Sie machen das alles mit einem Lächeln. Dabei arbeiten Sie mit den gängigen Office- und hochschulinternen Programmen. Keine Sorge, wenn Sie noch nicht mit der passenden Software gearbeitet haben – wir erklären es Ihnen und Schulungsmöglichkeiten gibt es auch.
• Personaladministration: Im Dekanat laufen die Fäden zusammen, wenn es um die Beschäftigung von Studentischen Hilfskräften geht. Sie erstellen Einstellungsanträge, fordern die notwendigen Unterlagen an und sind die Schnittstelle zur Personalabteilung.
• Budgetmanagement: Sie unterstützen unsere Haushaltsplanung, indem Sie die Ausgaben im Blick behalten, Berichte erstellen sowie Bestellungen und Rechnungen prüfen. Hier kommunizieren Sie eng mit der Finanzabteilung.

Ihr Profil:

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich, oder eine vergleichbare einschlägige Qualifikation.
• Sie sind sicher mit MS-Office und bereit, sich in neue Software einzuarbeiten.
• Sie haben Organisationstalent und eine hohe Kommunikationsfähigkeit.
• Sie sind serviceorientiert und arbeiten gerne im Team.
• Viele unserer Studierenden sind international. Toll, wenn Sie deren Fragen freundlich und souverän auf Englisch beantworten können.

Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in Entgeltgruppe 6 TV-L.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und in Teilzeit (14 Stunden/Woche) zu besetzen. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Ran an die Bewerbung. Unser Online-Portal ist bis zum 04.10.2026 geöffnet. Wir freuen uns auf Sie!